Aus unserer Beratungspraxis Teil 4: Standards sichern, Optimierung erreichen mit Prozessmanagement

In unserem Beratungsalltag begegnen wir einer Vielzahl von ganz unterschiedlichen Themen, mit denen sich Organisationen befassen. Die Serie „Aus unserer Beratungspraxis“ widmet sich den realen Herausforderungen, bei denen wir Unternehmen und Organisationen an unseren verschiedenen Standorten, ob Südtirol, München oder Norditalien, in den letzten Jahren begleitet haben.

Es fällt schnell ins Auge, dass wir keine Standard-Lösungen ausführen, sondern genau hinschauen, individuell angepasste Werkzeuge und Methoden verwenden und den Kunden wirkungsvoll auch in der Umsetzung der entwickelten Konzepte begleiten – also den ganzen Weg mitgehen. Namen und Zusammenhänge wurden aus Diskretionsgründen so verändert, dass eine Zuordnung zu real existierenden Personen und Organisationen nicht möglich ist. Wenn Sie sich in den geschilderten Fällen wiedererkennen oder wiedererkennen möchten, rufen Sie uns an! 

In Teil 4 unserer Serie geht es um die Begleitung eines Standardisierungsprozesses im Rahmen der Einführung einer einheitlichen Prozessmanagementmethode. Mit der Rationalisierung in der spezifischen Branche stehen einzelne Organisationen stark unter Druck, effizientere Lösungen für ihre Abläufe zu finden. Mehr noch als in anderen Bereichen gibt es hier jedoch neben technischen Aspekten auch den menschlichen Faktor zu beachten – Standardisierungs-Bestrebungen gehen oft mit großer Verunsicherung einher.

 

Einheitlichkeit: Ein strategischer Vorteil durch Prozessmanagement

Die Vereinheitlichung von Betriebsprozessen ist eines – je größer der Betrieb, desto wichtiger ist es zunächst jedoch, sich auf einen einheitlichen Standard zu einigen, wie dies erfolgen soll. Die Einführung von Prozessmanagement an sich ist dabei der erste wichtige Schritt. Das von uns begleitete Unternehmen sieht sich in der Zukunft wiederholt vor der Notwendigkeit, seine Abläufe zu verändern und zu optimieren. Um bei der Gestaltung, Dokumentation und Steuerung der Prozesse ein einheitliches Vorgehen über alle Abteilungen hinweg zu garantieren, entscheidet es sich für ein erprobtes System.

Wir begleiten den Prozess systematisch. Bei der Auswahl des geeigneten Systems sind wir ebenso behilflich wie bei seiner Anwendung auf einzelne Projekte. Wir helfen, Informationsveranstaltungen zum Prozessmanagement für die betroffenen Mitarbeiter und Führungskräfte zu organisieren, schulen sie in der verwendeten Dokumentationsmethodik und wie Optimierungspotenziale identifiziert werden können.  Während der Umsetzungsphase der ersten Projekte stehen wir beratend zur Seite, leiten als Moderatoren die internen Veranstaltungen und geben immer wieder methodischen Input.

 

Prozessmanagement macht den Unterschied

Wenige Monate nach Beginn der allgemeinen Einführung werden die ersten Ergebnisse für die Kunden sichtbar. Die Standardisierung und die abgeleiteten Optimierungspotenziale eines Prozesses werden vorgestellt – ein wichtiger Schritt für das Unternehmen, von dem Betrieb und Kunden gleichermaßen profitieren. Der Gesamtprozess geht weiter: die Modellierung zahlreicher weiterer Unterprozesse ist in Arbeit, einige befinden sich bereits in der Implementierungsphase. Das Feedback aus Fachwelt und Gesamtgesellschaft ist hervorragend.

 

ZUSAMMENFASSUNG

Ausgangslage: Das Unternehmen hat zahlreiche, sehr unterschiedliche Betriebszweige, welche durch technische Weiterentwicklung und ökonomischen Druck ihre Abläufe immer wieder anpassen werden müssen. Um dies optimal zu gestalten, soll ein Prozessmanagement-System eingeführt werden.

Ziel der Beratung: Prozessmanagement als gelebtes Instrument einführen inklusive Begleitung der Umsetzung in einzelnen Projekten

Vorgehen:

Schritt 1:          Ziel-Definition und Bedarfsanalyse
Schritt 2:          Strategie-Entwicklung, Prozess Design
Schritt 3:          Definition Prozessmanagementsystem
Schritt 4:          Begleitung der Einführung
Schritt 5:          Begleitung der Modellierung und Optimierung einzelner Prozesse
Schritt 6:          Begleitung einzelner Implementierungen
Schritt 7:          Abhalten von Infoveranstaltungen & Schulung der Mitarbeiter
Kontinuierlich: Prozesssteuerung und -überwachung. Moderation

Ergebnis: Geglückte Einführung eines Prozessmanagementsystems mit hoher Akzeptanz, optimierte Abläufe, geschulte Mitarbeiter, langfristige Kostensenkungen, hohe Wertschätzung der Stakeholder

 

Weitere Artikel dieser Serie:  

Teil 1: Neue Software, optimierte Prozesse
Teil 2: Komplexe Projekte managen
Teil 3: Change Management