AUS UNSERER BERATUNGSPRAXIS
TEIL 7: SMART IMS – Das integrierte Management-System

In unserem Beratungsalltag begegnen wir einer Vielzahl von ganz unterschiedlichen Themen, mit denen sich Organisationen befassen. Die Serie „Aus unserer Beratungspraxis“ widmet sich den realen Herausforderungen, bei denen wir Unternehmen und Organisationen an unseren verschiedenen Standorten, ob Südtirol, München oder Norditalien, in den letzten Jahren begleitet haben.

Es fällt schnell ins Auge, dass wir keine Standard-Lösungen ausführen, sondern genau hinschauen, individuell angepasste Werkzeuge und Methoden verwenden und den Kunden wirkungsvoll auch in der Umsetzung der entwickelten Konzepte begleiten – also den ganzen Weg mitgehen. Namen und Zusammenhänge wurden aus Diskretionsgründen so verändert, dass eine Zuordnung zu real existierenden Personen und Organisationen nicht möglich ist. Wenn Sie sich in den geschilderten Fällen wiedererkennen oder wiedererkennen möchten, rufen Sie uns an!

In Teil 7 unserer Serie geht es um die Einführung unseres Smart IMS Prototypen und maßgeschneiderte Erweiterungen. Über eine zentrale digitale Plattform werden relevante Dokumente, Daten und Informationen allen im Unternehmen einfach zugänglich gemacht. Prozesse, welche nicht bereits im ERP-System abgedeckt sind, werden in Smart IMS automatisiert und die Mitarbeiter werden so in ihrer Arbeit gezielt unterstützt. Durch die Nutzung von Microsoft365 können alle Informationen vernetzt werden und das IMS kosteneffizient aufgebaut werden. Unsere umfassende Expertise in der Microsoft365-Suite und jahrzehntelange Erfahrung in der Organisationsentwicklung und Begleitung von Zertifizierungsprozessen ermöglichen uns, innerhalb kürzester Zeit ein maßgeschneidertes System aufzusetzen.

ZERTIFIZIERUNGSPROZESSE NACHHALTIG ANLEGEN MIT SMART IMS

Unser Kunde ist ein mittelständisches Unternehmen und einer der führenden Anbieter seiner Branche in Europa. Aufgrund der Wachstumsbestrebungen und geplanten Expansion in neue Märkte sieht das Unternehmen einen wichtigen Schritt in der Zertifizierung in mehreren Normreihen, allen voran der ISO 9001. Die Dokumente und das Wissen zu den Unternehmensabläufen sollen in einem Integrierten Managementsystem erfasst und gesteuert werden, um nachhaltig und effizient mit ihnen zu arbeiten. Unabhängig davon, aber zeitlich koinzident hat das Unternehmen beschlossen, seine gesamte IT-Infrastruktur in die Cloud zu migrieren und künftig umfassend mit dem Microsoft 365 Paket zu arbeiten. Zuletzt sind aufgrund geltender CoVid-Schutzmaßnahmen weiterhin spürbare Einschränkungen der Reisefreiheit in Kraft, so dass das gesamte Projekt remote durchgeführt wird. Im Frühjahr 2021 starten wir in das Projekt.

DIGITALISIERUNGSCHANCEN GENUTZT IM SMART IMS

Im ersten Schritt erfassen wir die Ausgangssituation und definieren Anforderungen und Ziele. Anders als in manchen Projekten steigen wir hier unmittelbar in die Konzeptphase ein und beginnen auch schon mit Anpassungen am Prototypen. Das Konzept basiert auf der Grundfunktionalität unseres Smart IMS Prototypen im MS365 Umfeld und wird nach den spezifischen Bedürfnissen des Anwenders weiterentwickelt. Zunächst wird eine Einstiegsvariante mit drei automatisierten Prozessen realisiert.

Gemeinsam mit Kunde und Projektpartnern entscheiden wir uns, das Projekt mit agilen Methoden umzusetzen. Mit unserer Erfahrung aus der Entwicklung und Begleitung entsprechender Prozesse unterstützen wir den Kunden einerseits in der Auswahl und Priorisierung der Funktionen der Microsoft 365 Produkte, andererseits behalten wir dank unserem multidisziplinären Projektteam die zertifizierungsrelevanten Aspekte stets präzise im Blick. Beim Aufbau des Qualitätsmanagements unterstützt die Concepts Systementwicklung GmbH mit zusätzlichen Experten das Team. Die Realisierung erfolgt gemeinsam mit einem externen Technologiepartner, der in enger Abstimmung, aber selbstständig arbeitet. Für die Implementierung und technische Weiterentwicklung erfolgt begleitend ein Knowhow-Transfer.

SMART IMS: UNABHÄNGIG UND NACHHALTIG AKTUELL

Dank der Verwendung von Microsoft Produkten entsteht für Kunden keinerlei Abhängigkeit von uns oder den Technologiepartnern in der Aktualisierung und Weiterentwicklung des Systems. Gleichzeitig ist die Nachhaltigkeit durch die ständige Aktualisierung und Erweiterung der Microsoft 365 Funktionalitäten sichergestellt.

Mit einem Training für die Führungskräfte wird der Prozess abgeschlossen.
Die erste Zertifizierung nach ISO 9001 erhält das Unternehmen zu Beginn des dritten Quartals 2021, weitere Zertifizierungen nach anderen relevanten Normen sind für das Jahr 2022 geplant.

ZUSAMMENFASSUNG

Ausgangslage: Das Unternehmen möchte gegenüber Kunden und Geschäftspartnern verbindliche Qualitäts- und Nachhaltigkeitszusagen machen können und dafür eine Zertifizierung seiner Prozesse in mehreren Normreihen erhalten. Gleichzeitig soll die Unternehmenssteuerung intern im Zuge der Digitalisierung zeitgemäß, effektiv und ressourcenschonend neu aufgestellt werden.

Ziel der Beratung: Einführung eines effektiven und schlanken Managementsystem, das Informationsdefizite verringert, die Betriebssicherheit steigert und Prozesskosten senkt.

Vorgehen:

Schritt 1: Ziel-Definition und Visionsentwicklung
Schritt 2: Informationsaufbereitung, Analyse der Anforderungen und Risiken
Schritt 3: Umsetzungsplanung und Optimierung
Schritt 4: Implementierungsunterstützung, laufende Reviews und Anpassung
Schritt 5: Training
Schritt 6: Initiale Zertifizierung

Ergebnis: Unser Kunde hat ein ideal auf seine Unternehmensabläufe angepasstes IMS, mit dem er nicht nur die gewünschten Zertifizierungen effizient erlangen und erhalten kann, sondern welches ihm auch als Instrument der schlanken, modernen Unternehmensführung zur Verfügung steht. Die agile, remote Vorgehensweise ermöglichte eine ressourcenschonende Abwicklung des Projekts und die Einhaltung sowohl der geschätzten Aufwände als auch der geplanten Meilensteintermine. Der hohe unmittelbare Nutzen, welcher der Kunde aus dem Produkt zieht, schlägt sich auch in dessen sehr hohen Zufriedenheit nieder.

Besonders bemerkenswert:

• Die offene und an Verbesserung interessierte Unternehmenskultur des Kunden hat wesentlich zur erfolgreichen Einführung des Smart IMS beigetragen.
• Das Projekt wurde vollständig online abgewickelt. Die Abstimmungs-Termine im Umfang von 1 bis max. 4 Stunden waren sehr effizient und wurden vom Kunden gut angenommen.
• Die vertrauenswürdige, loyale, pragmatische und konstruktive Zusammenarbeit im Projektteam war sehr angenehm. Der externe Technologiepartner hat sich gut eingearbeitet und kompetent die Lösung in der MS365 Kundenumgebung mit unserer Unterstützung implementiert.

 

Weitere Artikel dieser Serie:

Teil 1: Neue Software, optimierte Prozesse
Teil 2: Komplexe Projekte managen
Teil 3: Change Management
Teil 4: Standards sichern mit Prozessmanagement
Teil 5: Smart working smart eingeführt
Teil 6: Transformationsprozesse begleiten