Success story: „Es gibt nur eine einzige Logik“ – SmartIMS erfolgreich eingeführt

In einer Zeit der ständigen Veränderung und des technologischen Fortschritts ist es für Unternehmen wichtiger denn je, ihre internen Prozesse effizient und transparent zu gestalten. Die Therme Meran lässt schon seit über 10 Jahren ihr Qualitätsmanagement nach ISO 9001 zertifizieren. Wir hatten die Gelegenheit, mit Renate Wohlgemuth, Leiterin der Buchhaltung und Qualitätsbeauftragte, über das kürzlich erfolgreich eingeführte integrierte Managementsystem „SmartIMS“ zu sprechen. Im Rückblick auf das von ewico-Beraterin Martina Blasbichler geleitete Projekt teilt sie Ihre Erfahrungen und Einblicke, wie das System nicht nur operative Abläufe vereinfacht, sondern auch zur strategischen Verankerung des Themas Nachhaltigkeit beiträgt.

Herzlichen Glückwunsch zur erfolgreichen Einführung des SmartIMS Ihrem Unternehmen, Frau Wohlgemuth. Was war der ausschlaggebende Grund für die Entscheidung, dieses System einzuführen?

Renate Wohlgemuth: Vielen Dank! Wir wollten unsere Verwaltungsprozesse vereinfachen und hatten einen neuen Geschäftsbereich, der in unsere bestehende Prozesslandkarte integriert werden musste. Weil wir mit Microsoft365 und SharePoint arbeiten, hat sich das SmartIMS angeboten. Und es war insgesamt eine gute Gelegenheit, unsere Dokumentation zu überprüfen und zu aktualisieren.

Wie haben die Mitarbeitenden auf dieses Vorhaben reagiert?

RW: Anfangs gab es etwas Skepsis, da jede Veränderung zusätzlichen Aufwand bedeutet. Aber als die Vorteile des Systems deutlich wurden, haben sie es gut angenommen.

Welche konkreten Veränderungen haben Sie durch die Einführung erlebt?

RW: Im Zuge der Einführung haben wir ein sehr viel genaueres Verständnis sowohl von unseren vorhandenen Informationen als auch von den Zertifizierungs-Anforderungen bekommen. Wir haben unser System einmal durchleuchtet und dann strukturiert neu geordnet wieder aufgebaut. Diese Übersicht ist ein unglaublicher Gewinn. Sie erleichtert die Vorbereitung für zukünftige Zertifizierungen und macht Informationen jederzeit aktuell und für alle zugänglich.

Welche spezifischen Vorteile hat Ihr Unternehmen durch die Einführung des SmartIMS realisiert?

RW: Das System ist sehr benutzerfreundlich und transparent. Wir können nun Dokumente direkt aus der Prozesslandkarte verknüpfen und haben eine klare Versionierung. Das ist besonders wichtig für uns, da unser Unternehmen mehrere Bereiche unter einem Dach vereint.

Wie war die Projektumsetzung auf Distanz?

RW: Der hybride Modus hat gut funktioniert. Für häufige Status-Updates sind Online-Meetings natürlich effektiv, aber der persönliche Kontakt ist auch wichtig für eine Vertrauensbasis. Manchmal ist es einfacher, auch physisch nebeneinander zu sitzen, wenn man an etwas arbeitet. Das war hier ideal.

Gab es Überraschungen während des Prozesses?

RW: Ehrlich gesagt, nein. Die Demonstration des Systems hat uns eine klare Vorstellung davon gegeben, was wir erwarten können. Martina Blasbichler hat uns außerdem regelmäßig über Fortschritte und aktuelle Anforderungen auf dem Laufenden gehalten, das war sehr hilfreich, um jeweils zu wissen, wo wir gerade stehen.

Welche Unterstützung fanden Sie besonders wertvoll?

RW: Die Beratung war entscheidend für den Erfolg des Projekts. Sie hat uns geholfen, zu verstehen, welche Dokumente wirklich wichtig sind und wie wir sie am besten im System organisieren können.

Würden Sie rückblickend etwas anders machen?

RW: Nein, wir sind zufrieden. Das Projekt wurde als sinnvolles Investment wahrgenommen, trotz des initialen Aufwands.

Und wie sehen Ihre Zukunftspläne aus?

RW: Wir freuen uns darauf, das System weiter an unsere Bedürfnisse anzupassen und planen eine noch stärkere Integration für das nächste Jahr. Das System bietet viele Ausbaumöglichkeiten, wir sind gespannt, wie wir es in Zukunft noch für uns nutzen können werden.