Regeln am Arbeitsplatz für hybride Teams: Ein Leitfaden zur Steigerung von Produktivität und Zufriedenheit

Hybride Teams können die Produktivität und Zufriedenheit in Unternehmen spürbar steigern – allerdings nur, wenn sie richtig eingesetzt und gesteuert werden. Dazu gehört neben einer aktiven Führung auch ein Set an Regeln, die möglichst wenig Raum für Zweifel lassen.

Was sind hybride Teams?

Hybride Teams bestehen sowohl aus extern tätigen Mitarbeitenden als auch aus solchen, die vor Ort im Unternehmen arbeiten. In der heutigen Arbeitswelt sind sie eher die Regel als die Ausnahme. Trotzdem haben viele Unternehmen eine gewisse Scheu davor. Dabei bieten diese Teams eine Reihe von Vorteilen, wie z. B. mehr Flexibilität und Zugang zu einem größeren Pool an Talenten. Die Verwaltung hybrider Teams bringt jedoch eigene Herausforderungen mit sich, wie sicherzustellen, dass sich alle Teammitglieder einbezogen und wertgeschätzt fühlen, dass alle die Aufgaben gleich verstehen und dass die Verlässlichkeit in der Zusammenarbeit gegeben ist.

Warum sind klare Regeln für hybride Teams wichtig?

Die Klarheit und Transparenz von Regeln ist für hybride Teams besonders wichtig. Stillschweigende Annahmen stellen schon Teams, die alle unter den gleichen Bedingungen am selben Ort arbeiten, vor Herausforderungen. Wo Interpretationsspielraum besteht, wird dieser oft ausgereizt. Kommt dann die zeitliche und räumliche Distanz hinzu, kann es schnell chaotisch werden und zu vielen Missverständnissen und Frustrationen führen.

Hybride Teams brauchen Klarheit in der Kommunikation

Der wichtigste Erfolgsfaktor für hybride Teams ist eine klare und offene Kommunikation. Die Teammitglieder müssen effektiv miteinander kommunizieren können, unabhängig von ihrem Standort. Dazu gehört, dass alle Teammitglieder Zugang zu den notwendigen Tools und Technologien haben, wie z. B. Videokonferenzen und Instant Messaging, und diese richtig benutzen können. Außerdem muss klar festgelegt werden, wie und wann die Teammitglieder miteinander kommunizieren sollen, z. B. durch tägliche oder wöchentliche Besprechungen. Es sollte auch festgelegt werden, welcher Kanal für welche Themen verwendet werden soll – z.B. Beiträge in Teams, Privatnachrichten, E-Mails, etc.

Arbeitszeit- und Verfügbarkeitsrichtlinien

Eine weitere wichtige Regel für hybride Teams ist die Festlegung klarer Richtlinien für Arbeitszeiten und Verfügbarkeit. Mitarbeitende, die nicht im Büro arbeiten, haben zwar mehr Flexibilität in ihren Zeitplänen, aber es ist dennoch wichtig, klare Richtlinien dafür festzulegen, wann Teammitglieder für Besprechungen und andere arbeitsbezogene Aktivitäten zur Verfügung stehen sollten. Sinnvoll sind Regelungen zur Erreichbarkeit (wer ist wann am Arbeitsplatz, wie wird der Status verwendet?), Verfügbarkeit (können freie Zeiten im Kalender eingesehen werden?) und zu Antwortzeiten (innerhalb welcher Zeit kann ich verlässlich mit Feedback oder einem Rückruf rechnen?).

Teamkultur und Teilhabe als Erfolgsfaktoren

Regelmäßige persönliche Treffen sind für hybride Teams essenziell. Diese Treffen sollten im Voraus geplant werden und von allen Teammitgliedern besucht werden, sowohl im Büro als auch an anderen Standorten. Persönliche Treffen sollten nicht als netter Benefit betrachtet werden, sondern als essentielles Mittel, um das Gemeinschaftsgefühl des Teams zu fördern. Nur wer sich kennt und vertraut, kann produktiv miteinander arbeiten. Außerdem bieten sie den Teammitgliedern die Möglichkeit, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Ideen zu sammeln.

Einbindung und Wertschätzung von Remote-Mitarbeitenden

Eine der häufigsten Herausforderungen ist es, Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort einzubeziehen und auf gleiche Weise Wertschätzung auszudrücken. Remote-Mitarbeitende fühlen sich möglicherweise von der Bürokultur ausgeschlossen und haben nicht die gleichen Möglichkeiten, mit ihren Kolleg*innen zu interagieren. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, die Remote-Mitarbeitenden in Büroaktivitäten und -veranstaltungen einzubeziehen, z. B. in teambildende Maßnahmen und Veranstaltungen. Dies kann über Videokonferenzen oder andere digitale Tools geschehen. Bei jedem Vor-Ort-Event sollten spezifische Maßnahmen geplant werden, wie die Remote-Mitarbeitenden einbezogen werden können. Ebenfalls wichtig, um sich nicht als Mitarbeitende zweiter Klasse zu fühlen, ist es, dass die Remote-Mitarbeitenden den gleichen Zugang zu Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten und die gleichen Aufstiegschancen haben wie die Mitarbeitenden vor Ort.

Erwartungen klären, Missverständnisse vermeiden

Bei Abläufen mit vielen Schritten, an denen Mitarbeitende zusammenarbeiten müssen oder es Hand-offs zwischen ihnen gibt, helfen klare Richtlinien für die Zuweisung und Erledigung von Aufgaben. Im Idealfall ist für jeden regelmäßigen Ablauf ein Standard definiert, bei dem jede*r weiß, welche die eigenen Aufgaben sind. Zu diesen Richtlinien gehört die Festlegung klarer Erwartungen in Bezug auf Fristen und zu erbringende Leistungen sowie die Kommunikation darüber, wie die Arbeit nachverfolgt und verwaltet werden soll. Dies kann durch den Einsatz von spezifischen Projektmanagement-Tools geschehen, aber auch in Teams strukturiert umgesetzt werden.

Während Teams, die vor Ort miteinander arbeiten, häufiger im informellen Austausch noch die Möglichkeit haben, die Erwartungen an das Ergebnis besser zu verstehen, müssen remote arbeitende Teammitglieder häufig mit den Anforderungen arbeiten, die sie initial bekommen haben. Das führt manchmal zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen. Deshalb ist es wichtig, klare Richtlinien dafür festzulegen, wie das Ergebnis sein soll (die Definition of Done) und auch, wie die Leistung bewertet und belohnt wird. Dazu gehört, dass klare Erwartungen an die Leistungsmessung gestellt und den Teammitgliedern regelmäßig Feedback gegeben wird.

Erfolge feiern und Wertschätzung zeigen

Nichts schweißt so sehr zusammen wie gemeinsam gemeisterte Herausforderungen und erzielte Erfolge. Es ist wichtig, die Erfolge des Teams anzuerkennen und zu feiern. Dies kann in regelmäßigen Teambesprechungen online oder bei Treffen vor Ort geschehen. Sich gegenseitig auf die Schulter zu klopfen, ob virtuell oder physisch, und voller Stolz auf das gemeinsam Erreichte zurückzublicken, gibt Schubkraft und Selbstvertrauen.

Regeln am Arbeitsplatz machen hybride Teams zu Produktivitätsboostern

Die Führung hybrider Teams bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich, kann aber mit den richtigen Regeln die Produktivität und Zufriedenheit der Teammitglieder effektiv maximieren. Klare und offene Kommunikation, regelmäßige persönliche Treffen, die Sicherstellung, dass sich alle Teammitglieder einbezogen fühlen, die Festlegung klarer Richtlinien für Arbeitszeiten und Verfügbarkeit, klare Richtlinien für die Arbeitszuweisung und -bewertung sowie Wertschätzung und Teilhabe sind Schlüsselelemente für den Erfolg eines hybriden Teams.

Durch die Einführung solcher Arbeitsplatzregeln können Unternehmen sicherstellen, dass ihre hybriden Teams produktiv und zufrieden sind und ihre Ziele erreichen können.