AUS UNSERER BERATUNGSPRAXIS
TEIL 2: KOMPLEXE PROJEKTE MANAGEN
In unserem Beratungsalltag begegnen wir einer Vielzahl von ganz unterschiedlichen Themen, mit denen sich Organisationen befassen. Die Serie „Aus unserer Beratungspraxis“ widmet sich den realen Herausforderungen, bei denen wir Unternehmen in den letzten Jahren begleitet haben.
Die Serie „Aus unserer Beratungspraxis“ widmet sich den realen Herausforderungen, bei denen wir Unternehmen und Organisationen in der letzten Zeit begleitet haben. Es fällt schnell ins Auge, dass wir keine Standard-Lösungen ausführen, sondern genau hinschauen, individuell angepasste Werkzeuge und Methoden verwenden und den Kunden wirkungsvoll auch in der Umsetzung der entwickelten Konzepte begleiten – also den ganzen Weg mitgehen. Namen und Zusammenhänge wurden aus Diskretionsgründen so verändert, dass eine Zuordnung zu real existierenden Personen und Organisationen nicht möglich ist. Wenn Sie sich in den geschilderten Fällen wiedererkennen oder wiedererkennen möchten, rufen Sie uns an!
In Teil 2 unserer Serie geht es vordergründig um die Errichtung eines neuen Produktionswerks – im Detail aber darum, dass vermeintlich einfache Projekte oft extrem komplexe und weitreichende Konsequenzen haben. Wie man diesen konstruktiv begegnet und wie eine Organisation davon profitieren kann, sich in einer solchen Herausforderung begleiten zu lassen, illustriert dieser Fall, den wir vor einigen Jahren begleitet haben.
Unter der Oberfläche: Komplexe Projekte
Ein langjähriger Kunde baut ein weiteres Produktionswerk. Obwohl sich alle auf das neue Werk sehr freuen, tauchen immer mehr Fragen auf und die Komplexität, gegensätzliche Interessen, die Menge der neuen ungeübten Aufgaben, das Aufbrechen von Teams und Kooperationen, die Umzugsplanung sowie neue Rollen und Verantwortlichkeiten für einzelne Teammitglieder sorgen für Spannungen und Verunsicherung.
Uns wird klar, dass es neben der persönlichen Begleitung der Manager und ihrer Teams Unterstützung durch Tools und Methoden brauchen wird. Notwendig ist ein strukturiertes geplantes Vorgehen, dass aber auch unvorhergesehenen Problemen und deren schneller Lösung den richtigen Raum gibt. Daher stellen wir einen genauen Projektplan auf, erstellen Projektfortschrittsberichte, Netzpläne und IT-gestützte Tools, definieren geschärfte Rollenprofile, Zuständigkeiten und genaue Aufgaben.
Alle zwei Wochen sind wir einen Tag vor Ort, sorgen für Sachlogik und Prioritäten. Bei schwerwiegenden Problemen moderieren wir die Lösungsfindung und Entscheidung und helfen dabei die Ziele einzuhalten. Ein Jahr später feiern wir die gemeinsame Punktlandung.
ZUSAMMENFASSUNG
Ausgangslage: Ein Industrie-Unternehmen hat sich entschieden, seine Produktionskapazitäten mit dem Bau eines neuen Werkes auszubauen. Die strukturellen Änderungen, die sich daraus ergeben, überfordern Mitarbeiter an diversen Stellen, es braucht Methodenkompetenz und eine strukturierte Herangehensweise mit einem Blick von Außen.
Ziel der Beratung: Projektmanagement, Prozessmanagement inklusive Begleitung der Umsetzung
Vorgehen:
Schritt 1: Ziel-Definition und Bedarfsanalyse
Schritt 2: Aufstellung detaillierter Projektplan, Netzpläne, Schärfung Rollenprofile, Definition eines Prozesses zur Bearbeitung von Show Stoppern
Schritt 3: Dokumentation Projektfortschritt
Kontinuierlich: Projektsteuerung und –überwachung, Vorbereitung & Unterstützung Entscheidungsfindung, Prioritäten
Ergebnis: Zeitplangemäße und budgettreue Umsetzung des Neubaus, sachbasierte Entscheidungen, konflikt- und spannungsarme Zusammenarbeit dank klarer Zuständigkeiten, den neuen Kapazitäten angemessene organisatorische Strukturen und Abläufe.
Unser Fazit: Die Entscheidung für den Bau des neuen Produktionswerkes war bereits gefallen. Überraschend war, wie viele Personen, Beziehungen, Verantwortungen und Abläufe der scheinbar so technische Vorgang der Kapazitätserweiterung betraf und wieviel durch sie in Frage gestellt wurde.