Digital Preservation: strategische Vorteile, nicht nur in Bezug auf die Sicherheit
Die digitale Transformation hat viele Facetten – eine immer wichtigere ist die Konservierung digitaler Inhalte, international als Digital Preservation bekannt. Die immer weiter verbreitete und weiterentwickelte Verfügbarkeit von Informationstechnologie und mobilen Geräten, zusammen mit einer immer leistungsfähigeren Konnektivität, machen es extrem einfach und unmittelbar möglich, riesige Mengen an Daten und digitalen Informationen zu produzieren, zu teilen und dann darauf zuzugreifen. In wenigen Jahren hat dies einen enormen Wandel bewirkt, der uns schnell von der alten „analogen“ Welt in die „digitale“ geführt hat.
Der Modus ist in dieser Angelegenheit von zentraler Bedeutung: Die gesamte Daten- und Informationsproduktion, die sich in einem kontinuierlichen und rasanten Wachstum befindet, findet heute fast ausschließlich in digitaler Modalität statt. Damit stellt sie den wertvollen „digitale Speicher“ eines jeden Subjekts dar, egal ob es sich um eine natürliche oder juristische Person handelt. Das wirft die große Frage auf, wie man diesen zuverlässig sichern und schützen kann, so dass er auch noch nach Jahrzehnten zugänglich, lesbar und nutzbar ist. Genau diesem Zweck dient die Konservierung digitaler Inhalte: Dabei handelt es sich um einen komplexen Prozess, der verschiedene Bereiche umfasst: regulatorische, organisatorische, technologische und verfahrenstechnische.
Da der Prozess der digitalen Konservierung einerseits gemeinhin als großer Organisations- und Implementierungsaufwand wahrgenommen wird und andererseits der wahre Wert der Informationen erst im Fall eines Verlusts tatsächlich wahrnehmbar ist, wird das Thema häufig so lange wie möglich aufgeschoben. Diese Entscheidung ist jedoch eine verschenkte Chance, sowohl in Bezug auf entgangene operative Vorteile als auch auf potenzielle Risiken und höhere Kosten in vielen Unternehmensbereichen.
Nicola Nardini, ewico-Experte für digitales Dokumentenmanagement, Archivierung und Konservierung, erläutert einige wichtige Eckpunkte der Thematik.
Herr Nardini, ist „digitale Archivierung“ ein Synonym für „digitale Konservierung“ oder gibt es Unterschiede?
In der Tat wird der Begriff Archivierung häufig verwechselt und fälschlicherweise anstelle des Begriffs Konservierung verwendet. Tatsächlich geht es bei der Archivierung um die so genannte „archivarische“ Logik, die in einer digitalen Welt angemessen verortet ist: sie hat das Ziel, die Dateien zu bewahren, indem sie so organisiert und verwaltet werden, dass sie im Laufe der Zeit leicht wiedergefunden werden können (z.B. organisiert, klassifiziert und in einem IT-Dokumentenmanagementsystem zusammengestellt usw.). Die Konservierung hingegen hat ein Ziel, das sicherlich komplexer und heikler ist: sie beschränkt sich nicht „nur“ auf die Erhaltung des digitalen Objekts (das als elektronisches Dokument bezeichnet wird), sondern zielt auch darauf ab, die darin enthaltenen wertvollen Informationen und ihre korrekte Darstellung im Laufe der Zeit zu sichern und die Merkmale Authentizität, Integrität, Zuverlässigkeit, Lesbarkeit und Abrufbarkeit zu garantieren. Mit anderen Worten: Es sichert sowohl den historischen/archivarischen Wert als auch den juristischen Wert (Thema „Beweiskraft“) und damit den „digitale Speicher“ in seiner Gesamtheit.
Warum spielt Digital Preservation eine so fundamentale Rolle in einem Unternehmen, ist aber heute wahrscheinlich immer noch ein Thema, das nicht umfassend behandelt wird?
Wir wissen, dass Informationen eines der wertvollsten und strategischsten Güter eines Unternehmens sind. Ihre ordnungsgemäße Verwaltung und Sicherung im Laufe der Zeit sollte daher eine absolute Priorität im Lebenszyklus eines Unternehmens darstellen, aber die Realität zeigt uns, dass dies oft nicht der Fall ist. Und damit meine ich nicht nur die Umsetzung geeigneter Backup-Richtlinien, sondern vor allem eine korrekte Informationsmanagement-Politik, die die Authentizität, Integrität, Zuverlässigkeit, Lesbarkeit und Abrufbarkeit jedes für das Unternehmen relevanten Aktes, Fakts oder Daten garantiert.
Betrachten wir als ein Beispiel unter vielen möglichen die Probleme, die mit dem technologischen Veralten verbunden sind, und wie sehr dies die Garantie der Zugänglichkeit und Lesbarkeit der in einem IT-Dokument enthaltenen Informationen negativ beeinflussen kann.
Um die Auswirkungen zu verstehen, möchte ich einen aktuellen Fall zitieren: nach etwa zwanzig Jahren wurde ich von einem alten Kunden wegen eines Problems kontaktiert, das er nicht lösen konnte: er musste dringend den Inhalt einiger Dateien einsehen, die einige Jahre zuvor (Mitte der 90er Jahre) in einem inzwischen veralteten Format (IBM Lotus 123) erstellt worden waren. Obwohl der Kunde vermutlich korrekte Backup- und Dateiverwaltungsrichtlinien implementiert hatte (so dass die Dateien nach mehr als zwanzig Jahren immer noch verfügbar waren), war er in Wirklichkeit nicht in der Lage, die zum Öffnen und Lesen dieser Dateien geeignete Umgebung zu reproduzieren, wodurch ihr Inhalt unwiderruflich verloren ging. Dies ist ein einfaches Beispiel, das uns verständlich macht, wie die digitale Information oder der „digitale Speicher“ einem hohen Risiko des irreversiblen Verlusts ausgesetzt ist. Den eigenen digitalen Speicher einem gesetzeskonformen Konservierungsprozess anzuvertrauen, ist sicherlich der Weg, der die umfassendsten und geeignetsten Garantien bietet, um solche schädlichen und häufig teuren Verluste zu vermeiden. Was meiner Meinung nach oft in Unternehmen fehlt, ist ein richtiges und weitsichtiges Bewusstsein und eine Sensibilität für die möglichen Folgen von Langzeitszenarien wie dem beschriebenen Beispiel, in dem Irrglauben, dass uns die Technologien sowieso irgendwie helfen werden … leider ist das nicht der Fall!
Es ist also wichtig, Informationen zuverlässig, sicher und ohne Verzögerung abrufen zu können. Aber über welche Aufbewahrungsfristen reden wir?
Das heikle Thema der Aufbewahrungsfrist muss auf zwei Ebenen betrachtet werden: Zunächst muss man sich auf die Angaben in den einschlägigen Verordnungen beziehen, die für bestimmte Arten von Dokumenten eine Mindestaufbewahrungsfrist festlegen (z. B. 10 Jahre, aber für bestimmte Arten von Dokumenten auch eine unbegrenzte Zeit). Zweitens gibt es viele Arten von Dokumenten, für die es keine spezifischen Aufbewahrungspflichten gibt. In diesen Fällen sollte eine sorgfältige Bewertung in Bezug auf Gelegenheit/Bedarf durchgeführt werden, um die am besten geeignete Aufbewahrungsfrist festzulegen.
Ein weiteres Thema, das immer relevanter wird, ist die Digitale Identität: Was ist das und in welchem Zusammenhang steht sie mit dem Thema Digital Preservation?
Der Begriff „digitale Identität“ ist definiert als eine Menge von Daten, Informationen, Attributen, durch die es möglich ist, ein Subjekt, das als Eigentümer bezeichnet wird, zu verfolgen. Ein Beispiel: Die Zugangsdaten zu einem Informationssystem, typischerweise Benutzername und Passwort, stellen eine digitale Identität dar (in diesem Fall sprechen wir von einer einfachen elektronischen Signatur). Tatsächlich werden dem Eigentümer alle und nur die Operationen zugeschrieben, die er innerhalb des Systems durchgeführt hat, als ob er sie mit seinen Zugangsdaten „unterschrieben“ hätte. Ein weiteres bekanntes Beispiel für digitale Identität ist die sogenannte „digitale Signatur“: es handelt sich um einen Mechanismus, durch den der Eigentümer ein Computerdokument digital unterschreiben kann, ähnlich wie eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument, um die Urheberschaft anzunehmen (in diesen Fällen spricht man von Unterzeichnung). Ein realer Fall ist die Unterschrift, die ein Arzt auf einen Bericht setzt, um die gestellte Diagnose zu bestätigen. Genau auf dieser Ebene greift die Konservierung ein: sie garantiert auf unbestimmte Zeit die Integrität, Unveränderbarkeit, Zugänglichkeit, Lesbarkeit nicht nur der digitalen Datei, sondern auch der enthaltenen Informationen sowie die Zuordnung der Urheberschaft zum Eigentümer, die durch die digitale Signatur bestätigt wird. Mit anderen Worten, mit der Anwendung eines vorschriftsmäßigen Konservierungsprozesses, und nur mit diesem, sind sowohl die historische/archivarische Informationen als auch der volle rechtliche/beweiskräftige Wert, d.h. die Anfechtbarkeit des signierten Dokuments gegenüber Dritten, über die Zeit hinweg gewährleistet.
Nachdem die Bedeutung und Wichtigkeit von Digital Preservation geklärt ist, welchen Weg sollte ein Unternehmen einschlagen, um auf effiziente Weise einen Prozess der Digital Preservation einzuführen?
Es ist klar, dass der Umgang mit der Frage der korrekten Konservierung des eigenen „digitalen Speichers“ im Laufe der Zeit keine Option ist; dies kann nur durch die Bereitschaft des Managements geschehen, spezifische Kompetenzen und Sensibilität zu diesem Thema im Unternehmen zu entwickeln, zusammen mit einem Weg, der einen geeigneten Konservierungsprozess gemäß dem Gesetz einleitet.
Der Ausgangspunkt ergibt sich direkt aus der Gesetzgebung selbst, die für bestimmte Arten von Dokumenten eine Aufbewahrungspflicht vorsieht (z.B. die bereits erwähnten medizinischen Berichte, die elektronische Patientenakte oder die Verwaltungs-/Buchhaltungsdokumentation wie Rechnungen, Firmenregister, Bilanzen usw. oder sogar, für die öffentliche Verwaltung, das Computerprotokollregister usw.).
Ein weiterer Schritt ist es, die Frage der Konservierung auch für solche Arten anzugehen, die keiner regulatorischen Verpflichtung unterliegen: z.B. Geschäftsdokumentation, die von „historischem“ Interesse ist (Protokolle, Dokumente, die Entscheidungsaktivitäten bescheinigen, Delegation von Befugnissen, Berichte über Interventionen, usw.), oder Akte oder Fakten von extremer Relevanz, die einen rechtlichen/beweiskräftigen Wert haben, umso mehr, wenn sie unterzeichnet sind (Verträge, Abonnements, Zertifikate usw.). Dies sind alles konkrete Beispiele, unter den vielen möglichen, die für sich genommen die Existenz eines digitalen Konservierungsprozesses rechtfertigen würden. Leider kommt es häufig vor, dass solche Dokumentationen, obwohl sie ursprünglich in digitaler Form erstellt wurden, für die Verwaltung und Einsichtnahme auf Papier ausgedruckt, und dann auch auf diese Weise aufbewahrt werden soll. Dieses immer noch weit verbreitete Verhalten stellt eine ungeeignete, kostspielige und unkontrollierbare Art der Verwaltung von Unternehmensinformationen dar, die daher vermieden werden sollte. Die Unternehmensleitung sollte mit mehr Zuversicht, Überzeugung und ein bisschen Weitsicht auf ein Thema blicken, nämlich das der Konservierung digitaler Inhalte, weil es, wie erwähnt, ein notwendiges und unverzichtbares Element für einen korrekten, effizienten und effektiven Übergang zur Digitalisierung darstellt.