Parte 4: Gestione dei processi: garantire gli standard, raggiungere l’ottimizzazione

Nella nostra attività quotidiana di consulenza incontriamo una moltitudine di argomenti molto diversi che le organizzazioni affrontano. La serie “Dalla nostra attività di consulenza” è dedicata alle vere sfide in cui abbiamo accompagnato di recente le aziende.

È evidente che non utilizziamo semplicemente una soluzione standard, ma guardiamo la realtà da vicino, sviluppiamo una soluzione con metodi e strumenti individuali e accompagniamo efficacemente il cliente nella sua realizzazione – quindi, lo sosteniamo durante tutto il percorso. Per motivi di discrezione, i nomi e i collegamenti sono stati modificati in modo tale che non è possibile assegnarli a persone e organizzazioni reali. Se vi riconoscete o desiderate riconoscervi nei casi descritti, vi preghiamo di chiamarci!

La parte 4 della nostra serie si occupa dell’accompagnamento di un processo di standardizzazione nell’ambito dell’introduzione di un metodo uniforme di gestione dei processi. Con la razionalizzazione nel settore specifico, le singole organizzazioni sono sotto forte pressione per trovare soluzioni più efficienti per i loro processi. Tuttavia, più che in altri settori, non ci sono solo aspetti tecnici da considerare, ma anche il fattore umano – gli sforzi di standardizzazione sono spesso accompagnati da una grande incertezza.

Uniformità: un vantaggio strategico della gestione dei processi

La standardizzazione dei processi operativi è una cosa – ma quanto più grande è l’azienda, tanto più importante è prima di tutto concordare uno standard uniforme su come ciò debba essere fatto. L’introduzione della gestione del processo è il primo passo importante. In futuro, l’azienda che sosteniamo si troverà ripetutamente a dover affrontare la necessità di modificare e ottimizzare i propri processi. Per garantire un approccio uniforme in tutti i reparti, nella progettazione, nella documentazione e nel controllo dei processi, decide di utilizzare un sistema collaudato.

Accompagniamo il processo in modo sistematico. Offriamo supporto nella scelta del sistema appropriato tanto quanto nella sua applicazione ai singoli progetti. Aiutiamo a organizzare eventi informativi sulla gestione dei processi per i dipendenti e i manager interessati, li formiamo sulla metodologia di documentazione utilizzata e su come individuare il potenziale di ottimizzazione. Durante la fase di realizzazione dei primi progetti, forniamo consulenza, fungiamo da moderatori per gli eventi interni e forniamo input metodologici in maniera continuativa.

La gestione dei processi fa la differenza

A pochi mesi dall’inizio dell’introduzione generale, i clienti vedono i primi risultati. Viene presentata la standardizzazione ed il potenziale di ottimizzazione che ne deriva – un passo importante per l’azienda, di cui quest’ultima ed il cliente beneficiano in egual misura. Il processo complessivo continua: la modellazione di numerosi altri sottoprocessi è in corso, alcuni sono già in fase di implementazione. Il feedback degli esperti e della società nel suo complesso è eccellente.

RIASSUMENDO

Situazione iniziale: L’azienda ha numerosi settori industriali molto diversi tra loro, i quali, a causa dello sviluppo tecnico e della pressione economica, devono continuamente adattare i loro processi. Per poter progettare ciò in modo ottimale, deve essere introdotto un sistema di gestione dei processi.

Obiettivo della consulenza: introduzione della gestione dei processi come strumento vivo, compreso il sostegno alla realizzazione di singoli progetti.

Procedura:

Fase 1: definizione degli obiettivi e analisi dei bisogni
Fase 2: sviluppo della strategia, progettazione del processo
Fase 3: definizione del sistema di gestione del processo
Fase 4: accompagnamento nell’introduzione
Fase 5: accompagnamento nella modellazione e ottimizzazione dei singoli processi
Fase 6: accompagnamento nelle singole implementazioni
Fase 7: organizzazione di eventi informativi e formazione dei dipendenti
Continuo: controllo e monitoraggio del processo. Moderazione

Risultato: introduzione con successo di un sistema di gestione dei processi con elevata accettazione, processi ottimizzati, dipendenti formati, riduzione dei costi a lungo termine, elevato apprezzamento da parte degli stakeholder.

Altri articoli della serie:  

Parte 1: Nuovo software, processi ottimizzati
Parte 2: Gestione di un progetto complesso
Parte 3: Change management
Parte 4: Gestione dei processi
Parte 5: Smart working – un’introduzione smart
Parte 6: Una visione del futuro