PARTE 7: Smart IMS – SMART INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

Nella nostra attività quotidiana di consulenza incontriamo una moltitudine di argomenti molto diversi che le organizzazioni affrontano. La serie “Dalla nostra attività di consulenza” è dedicata alle vere sfide in cui abbiamo accompagnato di recente le aziende.

È evidente che non utilizziamo semplicemente una soluzione standard, ma guardiamo la realtà da vicino, sviluppiamo una soluzione con metodi e strumenti individuali e accompagniamo efficacemente il cliente nella sua realizzazione – quindi, lo sosteniamo durante tutto il percorso. Per motivi di discrezione, i nomi e i collegamenti sono stati modificati in modo tale che non è possibile assegnarli a persone e organizzazioni reali. Se vi riconoscete o desiderate riconoscervi nei casi descritti, vi preghiamo di chiamarci!

La parte 7 della nostra serie riguarda l’introduzione del nostro prototipo Smart IMS e le estensioni personalizzate. I documenti, i dati e le informazioni rilevanti sono resi facilmente accessibili a tutti in azienda attraverso una piattaforma digitale centrale. I processi che non sono già coperti dal sistema ERP sono automatizzati nello Smart IMS e i dipendenti sono così supportati in modo specifico nel loro lavoro. Utilizzando Microsoft365, tutte le informazioni possono essere messe in rete e l’IMS può essere creato in modo economico. La nostra vasta competenza nella suite Microsoft365 e l’esperienza decennale nello sviluppo organizzativo e l’accompagnamento nei processi di certificazione ci permettono di creare un sistema personalizzato in tempi molto brevi.

CREARE PROCESSI DI CERTIFICAZIONE SOSTENIBILI CON SMART IMS

Il nostro cliente è un’azienda di medie dimensioni ed uno dei fornitori leader nel suo settore in Europa. A causa delle sue aspirazioni di crescita e dell’espansione pianificata in nuovi mercati, l’azienda vuole ottenere la certificazione in diverse norme, prima fra tutte la ISO 9001. I documenti e la conoscenza dei processi aziendali devono essere registrati e controllati in un sistema di gestione integrato per poter lavorare in modo sostenibile ed efficiente. Indipendentemente da questo ma nello stesso tempo, l’azienda ha deciso di migrare la sua intera infrastruttura IT nel cloud e di lavorare ampiamente con il pacchetto Microsoft 365 in futuro.

Infine, a causa delle misure di sicurezza Covid vigenti, erano in vigore notevoli restrizioni sui viaggi, per cui l’intero progetto è stato svolto a distanza nella primavera del 2021.

OPPORTUNITÀ DI DIGITALIZZAZIONE UTILIZZATE NELLO SMART IMS

Come prima cosa, analizziamo la situazione iniziale e definiamo i requisiti e gli obiettivi. A differenza di alcuni progetti, qui passiamo direttamente alla fase concettuale e iniziamo anche a fare aggiustamenti al prototipo. Il concetto si basa sulla funzionalità di base del nostro prototipo Smart IMS nell’ambiente MS365 ed è ulteriormente sviluppato secondo le esigenze specifiche dell’utente. Inizialmente, viene realizzata una variante con tre processi automatizzati. Insieme al cliente e ai partner di progetto, decidiamo di realizzare il progetto con metodi agili. Con la nostra esperienza nello sviluppo e nel monitoraggio dei processi, sosteniamo il cliente da un lato nella scelta e nella definizione delle priorità delle funzioni dei prodotti Microsoft 365, e dall’altro teniamo sempre d’occhio gli aspetti rilevanti per la certificazione grazie al nostro team di progetto multidisciplinare.

Quando si definisce il Quality management, Concepts Systementwicklung GmbH supporta il team con ulteriori esperti. La realizzazione avviene insieme ad un partner tecnologico esterno, che lavora in stretta coordinazione ma in modo indipendente. Per l’implementazione e l’ulteriore sviluppo tecnico, vi è un trasferimento di know-how.

SMART IMS: INDIPENDENTE E AGGIORNATO IN MODO SOSTENIBILE

Grazie all’uso di prodotti Microsoft, i clienti non dipendono da noi o dai nostri partner tecnologici per l’aggiornamento e l’ulteriore sviluppo del sistema. Allo stesso tempo, la sostenibilità è garantita dal costante aggiornamento ed espansione delle funzionalità di Microsoft 365. Il processo si completa con una formazione per i manager.

RIASSUNTO

Situazione iniziale: l’azienda vorrebbe essere in grado di assumere impegni vincolanti di qualità e sostenibilità nei confronti di clienti e partner commerciali ed ottenere la certificazione dei suoi processi in diverse norme. Allo stesso tempo, la gestione interna dell’azienda deve essere riorganizzata in modo moderno, efficace e con risparmio di risorse nel corso della digitalizzazione.

Obiettivo della consulenza: introduzione di un sistema di gestione efficace che riduca i deficit di informazione, aumenti la sicurezza operativa e riduca i costi del processo.

Svolgimento:

Fase 1: definizione degli obiettivi e sviluppo della visione
Fase 2: preparazione delle informazioni, analisi dei requisiti e dei rischi
Fase 3: pianificazione e ottimizzazione dell’implementazione
Fase 4: supporto all’implementazione, revisioni continue e adattamento
Fase 5: formazione
Fase 6: certificazione iniziale

Risultato: Il nostro cliente dispone di un IMS adattato ai suoi processi aziendali, con il quale non solo può ottenere e mantenere in modo efficiente le certificazioni desiderate, ma che è anche a sua disposizione come strumento di gestione aziendale moderna. L’approccio agile e remoto ha permesso di completare il progetto in modo da risparmiare risorse e di rispettare sia l’impegno stimato che le date previste per il raggiungimento dei milestone. Il grande beneficio immediato che il cliente trae dal prodotto si riflette anche nel loro altissimo livello di soddisfazione.

Particolarmente degno di nota/Learning:

•  La cultura aziendale del cliente, interessata al miglioramento, ha contribuito significativamente al successo dell’implementazione dello Smart IMS.
• Il progetto è stato gestito completamente online. Le riunioni di coordinamento, che vanno da 1 a massimo 4 ore, sono state molto efficienti e ben accolte dal cliente.
• La collaborazione affidabile, leale, pragmatica e costruttiva nel team del progetto è stata molto piacevole. Il partner tecnologico esterno ha implementato con competenza la soluzione nell’ambiente MS365 del cliente con il nostro supporto.

 

Altri articoli di questa serie:

Parte 1: Nuovo software, processi ottimizzati
Parte 2: Gestione di un progetto complesso
Parte 3: Change management
Parte 4: Gestione dei processi
Parte 5: Smart working – un’introduzione smart
Parte 6: Una visione del futuro