Terme Merano e l’introduzione del sistema di gestione integrato SmartIMS: chiarezza, trasparenza, accessibilità.

In un’epoca di rapido progresso tecnologico e costante cambiamento, per le aziende di oggi è più importante che mai rendere efficienti e trasparenti i propri processi interni. Da oltre 10 anni, Terme Merano è certificata secondo il Sistema di Gestione per la Qualità UNI EN ISO 9001:2015. Di recente, l’azienda ha completato con successo l’introduzione di un sistema di gestione integrato secondo il nostro modello “SmartIMS”, in un progetto guidato dalla nostra consulente Martina Blasbichler. Abbiamo avuto l’opportunità di parlare di questo progetto con Renate Wohlgemuth, referente per la qualità e responsabile del dipartimento di contabilità, che in questa intervista ci racconta come il sistema abbia semplificato i processi operativi e contribuito alla sostenibilità sul lungo periodo.

Congratulazioni per aver implementato con successo lo SmartIMS nella vostra azienda, signora Wohlgemuth. Qual è stata la motivazione principale che vi ha spinto a voler adottare questo sistema?

Renate Wohlgemuth: Grazie mille! Volevamo semplificare i nostri processi amministrativi e avevamo una nuova area di business da integrare nella nostra mappa dei processi. Lavorando già con Microsoft365 e SharePoint, lo SmartIMS ci è sembrata una scelta naturale. È stata anche un’ottima occasione per rivedere e aggiornare la nostra documentazione.

Come hanno reagito i dipendenti a questa iniziativa?

RW: Inizialmente c’era una certo scetticismo, poiché ogni cambiamento implica un impegno aggiuntivo. Ma una volta compresi i vantaggi del sistema, lo hanno accettato bene.

Quali cambiamenti concreti avete riscontrato dall’introduzione di questo sistema?

RW: Con l’introduzione del sistema di gestione integrato, abbiamo acquisito una maggiore comprensione sia delle informazioni esistenti che dei requisiti di certificazione. Abbiamo esaminato e poi riorganizzato il nostro sistema in modo più strutturato. Questa visione d’insieme è un vantaggio incredibile, in quanto facilita la preparazione per le future certificazioni e rende le informazioni sempre attuali e accessibili a tutti.

Quali vantaggi specifici ha ottenuto la vostra azienda con l’introduzione di SmartIMS?

RW: Il sistema è molto user-friendly e trasparente. Ora possiamo collegare la mappa dei processi ai documenti rilevanti e abbiamo una chiaro sistema di versioning. Questo è particolarmente importante per noi, poiché la nostra azienda unisce diverse aree sotto un unico tetto.

Come è stata l’attuazione del progetto a distanza?

RW: La modalità ibrida ha funzionato bene: per frequenti aggiornamenti di stato le riunioni online sono ovviamente molto efficaci, tuttavia per creare un rapporto di fiducia è importante anche il contatto personale. A volte è più facile lavorare fisicamente fianco a fianco su qualcosa. In questo caso collaborare in entrambi i modi è stato ideale.

Ci sono state sorprese durante il processo?

RW: Onestamente, no. L’iniziale dimostrazione del sistema di gestione ci ha dato un’idea chiara di cosa aspettarci. Martina Blasbichler ci ha tenuti regolarmente informati sui progressi e sui vari requisiti, il che è stato molto utile per sapere sempre dove ci trovavamo.

Quale supporto avete trovato particolarmente prezioso?

RW: La consulenza è stata fondamentale per il successo del progetto. Ci ha aiutato a capire quali documenti erano davvero importanti e come organizzarli al meglio all’interno del sistema.

Guardando indietro, cambiereste qualcosa?

RW: No, siamo soddisfatti. Il progetto è stato percepito come un investimento sensato, nonostante l’impegno iniziale.

E quali sono i vostri piani futuri?

RW: Non vediamo l’ora di adattare ulteriormente il sistema alle nostre esigenze e prevediamo un’integrazione ancora maggiore per il prossimo anno. Il sistema offre molte possibilità di espansione, siamo curiosi di vedere come potremo utilizzarlo in futuro.