Promuovere l’interazione nelle riunioni e nei corsi di formazione online

Nell’ultimo anno abbiamo imparato molto su virus, statistiche e soluzioni da adottare. Ma anche in merito alla tecnologia, all’organizzazione, all’essere umano, all’efficienza e alla comunicazione. Molte di queste conoscenze le abbiamo acquisite ad hoc, nella pratica, per necessità improvvise o come opportunità. Su altri argomenti, abbiamo invece continuato a formarci in modo mirato. Ancora una volta abbiamo capito questo: l’apprendimento non è un’attività passiva ma richiede un atteggiamento attivo. Ascoltare soltanto per lunghi periodi di tempo non è nella nostra natura. L’attenzione e la ricettività diminuiscono significativamente dopo poco tempo, se non vengono supportate in modo concreto. Nei nostri corsi di formazione, che attualmente si svolgono quasi esclusivamente online, diamo quindi grande importanza alla partecipazione attiva. Solo in questo modo l’input teorico può essere assorbito subito ed elaborato ed utilizzato in un secondo momento per il proprio ambito di lavoro.

L’interazione porta a risultati migliori

Tuttavia, questo principio di attività-attenzione va oltre il corso di formazione: anche nelle videoconferenze, sia internamente in una chiamata con il team sia in una riunione con i clienti, è possibile raggiungere un significativo aumento della qualità e della produttività coinvolgendo attivamente i partecipanti. E questo a sua volta avrà un impatto sul nostro modo di lavorare in futuro: i contatti a distanza saranno molto più frequenti – la pandemia ha solo accelerato uno sviluppo già esistente. La qualità dei contatti a distanza diventa quindi sempre più importante – questa idea deve funzionare non solo a livello tecnico, ma anche in termini di efficacia e di fattore umano.
Ma come possiamo promuovere l’interazione nelle riunioni? In passato, solo circa il 10% dei presenti ha partecipato attivamente nella sala riunioni, e anche nelle sessioni di formazione alcuni partecipanti non hanno mostrato alcuna iniziativa per una partecipazione attiva. Quanto è difficile poi nelle impostazioni online, dove i microfoni sono anche disattivati per impostazione predefinita?

7 semplici tecniche per una maggiore interazione

Anche se online la distanza è maggiore, a differenza di un evento in presenza, esistono alcuni buoni strumenti che possono essere utilizzati per facilitare l’interazione. Queste 7 tecniche, tra le altre, si sono dimostrate efficaci durante le nostre riunioni:

1. Fare domande e rivolgersi direttamente ai partecipanti: nella nostra esperienza, specialmente in caso di riunioni più lunghe, vale la pena di rivolgersi con calma a tutti i partecipanti individualmente, due volte per sessione. Nel fare ciò, chiediamo specificamente se tutto si adatta alle loro esigenze, cosa è piaciuto loro di più finora e quali input stanno ancora aspettando in modo specifico.
2. Utilizzare i sondaggi: molti strumenti per le conferenze offrono la possibilità di fare brevi sondaggi di conoscenza o di opinione. Immediatamente dopo la fine del sondaggio, si riceve la valutazione e si può adattare la formazione in base ai risultati o fare modifiche in merito al programma, se necessario.
3. Integrare il lato pratico: utilizzate esercizi individuali o lavori di gruppo che promuovono la riflessione o lo scambio con gli altri partecipanti. Preparate il materiale necessario, stabilite una durata (per esempio, con l’aiuto dei breakout rooms) e chiedete ai partecipanti di presentare i risultati nel plenum.
4. Utilizzare le reazioni: alzare le mani non deve essere usato solo per fare domande, ma può anche essere usato per fare richieste in merito ai contenuti o per dare opinioni. Mano alzata, emoji che ridono, piangono o applaudono – all’inizio della riunione si spiega il loro utilizzo e si chiede ai partecipanti di partecipare attivamente. È utile avere un assistente nella riunione che fornisca degli esempi. Ogni simbolo è un’opzione di risposta a una domanda specifica. Un grande vantaggio è che in questo modo ogni partecipante può vedere anche l’opinione degli altri e la riunione passa da conferenza ascoltata passivamente a conferenza nella quale si può intervenire attivamente. Una variante divertente è quella di stampare le singole emoji su carta prima della riunione, in modo da poterle mostrare alla telecamera durante la riunione.
5. Presentazioni: anche i partecipanti possono condividere e spiegare contenuti precedentemente preparati da soli o in gruppo. In questo modo, spesso emergono intuizioni preziose per tutto il gruppo.
6. Utilizzare la varietà di media e canali disponibili. Parallelamente alla call, tutti i partecipanti possono lavorare su un documento condiviso (documento Word o Whiteboard condiviso). Ciò è ideale, per esempio, per un feedback o per una valutazione. Spesso ci si sente maggiormente a proprio agio con questa modalità invece che intervenendo a voce. Gli input possono poi essere utilizzati dal vivo dal presentatore al momento opportuno.
7. Creare una struttura varia: parlare per 5 minuti e dare un input teorico, poi spiegare l’argomento dal punto di vista pratico. Con questo mix, si evita che il cervello cada nella modalità stand-by e si crea un’atmosfera attiva e stimolante, nella quale i partecipanti riescono a rimanere concentrati.

L’ultimo punto è forse il più importante: solo pochi ascoltatori possono seguire una presentazione di venti minuti perfettamente concentrati, anche se l’argomento è di grande interesse per loro. Pertanto, è importante analizzare l’evento pianificato e ottimizzarlo dal punto di vista dell’ascoltatore.

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