Regole per team ibridi: una guida per aumentare produttività e soddisfazione

I team ibridi possono aumentare significativamente la produttività e il livello di soddisfazione dei dipendenti nelle aziende, ma solo se vengono gestiti correttamente. Servono una leadership attiva e un insieme di regole che lascino il minor spazio possibile a dubbi e fraintendimenti.

Cosa sono i team ibridi?

Un team ibrido è una squadra di lavoro composta da dipendenti che lavorano sia in sede che da remoto. Nell’odierno mondo del lavoro, è ormai la norma più che l’eccezione. Tuttavia, molte aziende nutrono ancora una certa diffidenza verso questa forma ibrida di forza lavoro, nonostante offra una serie di vantaggi, quali una maggiore flessibilità e l’accesso ad un pool di talenti più ampio. Allo stesso tempo, naturalmente, la gestione dei team ibridi presenta anche nuove sfide: è fondamentale assicurarsi che tutti i membri del team si sentano inclusi e valorizzati, siano affidabili e comprendano correttamente le loro mansioni.

Perché sono importanti regole chiare per i team ibridi?

Presupposizioni e regole implicite pongono sfide anche ai team tradizionali che condividono lo stesso spazio e condizioni, ma la chiarezza e la trasparenza delle regole sono particolarmente importanti per i team ibridi. Più si lascia spazio a molteplici interpretazioni, più si corre il rischio di incorrere in errori, fraintendimenti ed incomprensioni. Se a questo si aggiungono la distanza fisica e la differenza temporale, la situazione può rapidamente diventare caotica, portando a fraintendimenti e frustrazioni che possono avere un impatto negativo sulla motivazione.

I team ibridi necessitano di chiarezza nella comunicazione

Il fattore di successo più importante per i team ibridi è una comunicazione chiara e aperta. I membri del team devono essere in grado di comunicare efficacemente tra loro, indipendentemente dalla loro posizione. Questo richiede innanzitutto che tutti i membri del team abbiano accesso agli strumenti necessari, come i software di videoconferenza e messaggistica istantanea, e che sappiano usarli correttamente. Inoltre, deve essere stabilito chiaramente come e quando i vari collaboratori debbano comunicare tra loro (ad esempio attraverso riunioni giornaliere o settimanali) e quale canale debbano utilizzare per quali argomenti (post in MS Teams, messaggi privati, email, ecc.).

Linee guida per orari di lavoro e disponibilità

Un’altra regola importante per i team ibridi è la definizione di linee guida chiare su orari di lavoro e disponibilità. I dipendenti che non lavorano in ufficio hanno una maggiore flessibilità nei loro orari, ma è comunque importante stabilire regole chiare su quando ciascuno deve essere disponibile per riunioni e altre attività lavorative. In particolare, è utile avere regole riguardanti:

• la reperibilità – chi, quando e come è reperibile? come viene usato lo stato?
• la disponibilità – è possibile vedere i tempi liberi nel calendario?
• I tempi di risposta – entro quanto tempo posso aspettarmi un feedback o una risposta?

Cultura di squadra e partecipazione come fattori di successo

Regolari incontri di persona sono essenziali per i team ibridi. Questi incontri dovrebbero essere pianificati in anticipo e prevedere la partecipazione di tutti i membri del team, che avvengano in ufficio o in altra sede. Queste occasioni di comunione e scambio non dovrebbero essere considerate un beneficio o un extra, ma uno strumento essenziale per promuovere il senso di appartenenza e lo spirito di squadra. Soltanto conoscendoci e fidandoci gli uni degli altri, infatti, possiamo lavorare insieme in modo produttivo. Inoltre, questi incontri offrono ai membri del team la possibilità di collaborare in tempo reale e di scambiare idee e prospettive in un modo che la comunicazione mediata dal computer semplicemente non offre.

Inclusione e valorizzazione dei dipendenti che lavorano da remoto

Un’altra sfida presentata dai team ibridi è la capacità di includere e valorizzare tutti i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione. I/le dipendenti che lavorano da remoto non hanno le stesse opportunità di interagire con i propri colleghi e possono sentirsi esclus*. Per contrastare ciò, è importante includerl* nelle attività di team building e negli eventi aziendali, invitandol* a partecipare di persona o tramite videoconferenza. Altrettanto importante è che i/le dipendenti da remoto abbiano accesso alle stesse opportunità di formazione, crescita e avanzamento dei dipendenti in sede.

Chiarire le aspettative, evitare i fraintendimenti

Per processi e progetti che prevedono molti step e passaggi di consegne, sono utili linee guida chiare per l’assegnazione e il completamento delle mansioni. Idealmente, per ogni processo dovrebbe essere definito uno standard, in cui ciascuno sappia quali sono le proprie mansioni e responsabilità. Queste linee guida includono la definizione di aspettative chiare in merito alle scadenze e alle prestazioni richieste, nonché la comunicazione su come il lavoro deve essere monitorato e gestito. Questo può avvenire attraverso l’uso di specifici strumenti di gestione dei progetti o di strumenti collaborativi come MS Teams.

Mentre coloro che lavorano in sede hanno spesso la possibilità di scambiarsi informazioni in modo informale e comprendere meglio le aspettative sui risultati, i dipendenti da remoto possono lavorare solo sulle basi di quello che viene loro esplicitamente comunicato. Questo può portare a fraintendimenti ed interpretazioni errate. È quindi importante stabilire linee guida chiare su come devono essere i risultati (Definition of Done) e su come verranno valutate e ricompensate le prestazioni. Questo comporta anche definire aspettative chiare sulla misurazione delle prestazioni e fornire regolarmente feedback ai vari membri del team.

Celebrare i successi e mostrare apprezzamento

Niente unisce tanto quanto affrontare insieme una sfida e portarla a termine con successo. È importante riconoscere e celebrare i successi del team, che ci si incontri di persona in ufficio o in riunioni online. Mostrare il proprio apprezzamento, sia virtualmente che di persona, e guardare con orgoglio a ciò che è stato raggiunto insieme dà energia e aumenta la fiducia in sé stessi.

Un booster per la produttività

La gestione dei team ibridi presenta nuove sfide, ma con le giuste regole è possibile aumentare la produttività e la soddisfazione di tutti i dipendenti. Comunicazione chiara e aperta, incontri regolari, inclusione, valorizzazione, partecipazione e linee guida chiare su orari di lavoro, disponibilità, e gestione delle mansioni sono tutti elementi chiave per il successo di un team ibrido.

Introducendo tali regole sul posto di lavoro, le aziende possono garantire che tutti i membri del team siano produttivi e motivati e possano collaborare efficacemente per raggiungere gli obiettivi aziendali.