“Pensiamo più in termini di processi e contesti”
Le certificazioni sono un vantaggio importante per le aziende in un ambiente sempre più competitivo, ma ottenerle e mantenerle a lungo termine impegna le risorse, soprattutto se la certificazione viene effettuata in diverse norme. Con un sistema di gestione integrato (IMS), si possono evitare molti step inutili, aumentare l’efficienza e ridurre la complessità dei processi interni. Tuttavia, trovare il sistema giusto tra i numerosi fornitori di software IMS proprietari, configurarlo in modo sensato per la propria azienda, formare i dipendenti e implementare gli aggiornamenti è anche uno sforzo notevole. Da quest’anno, l’azienda Feistmantl di Schwaz ha adottato un approccio diverso.
Nella serie “Dalla nostra pratica di consulenza” abbiamo descritto il processo di progettazione e implementazione dello Smart IMS. Il sistema basato sul cloud utilizza i prodotti della suite Microsoft 365 e può quindi essere implementato senza costi di licenza aggiuntivi. Particolarmente Smart: numerose automazioni permettono un uso mirato delle preziose energie dei dipendenti, le responsabilità e i processi sono visualizzati in modo trasparente in modo che le fonti di errore possano essere eliminate prontamente. Nell’azienda Feistmantl, l’introduzione dello Smart IMS è stata una componente fondamentale del processo di digitalizzazione. A causa delle restrizioni ancora in atto per contenere la pandemia, l’intero progetto è stato realizzato a distanza. Dopo il completamento del progetto e la certificazione di successo, abbiamo chiesto al CEO di Feistmantl Armin Lassl di descrivere la collaborazione dalla sua prospettiva.
Signor Lassl, esistono sul mercato numerose soluzioni software proprietarie per sistemi di gestione integrati. Cosa ha fatto pendere l’ago della bilancia a favore dello Smart IMS sviluppato da ewico?
La possibilità di utilizzare un software che è già in uso all’interno dell’azienda è il vantaggio principale per noi – questo ci fa risparmiare costi di licenza aggiuntivi e abbiamo meno interfacce con diversi sistemi software da gestire. Possiamo quindi rimanere nell’ambiente Microsoft e avere la flessibilità di adattare continuamente l’IMS alle nostre esigenze.
Come hanno reagito i dipendenti al progetto?
All’inizio abbiamo adottato un approccio di attesa, perché utilizzavamo Microsoft 365 da poco tempo. Il nostro approccio è stato quindi quello di costruire e implementare un sistema passo dopo passo, in modo che il personale familiarizzasse con i problemi reali dell’azienda utilizzando lo Smart IMS. I colleghi del core team hanno potuto comprendere le possibilità d’uso passo dopo passo e contribuire con le loro idee.
Cosa è cambiato nella collaborazione dopo l’introduzione dello Smart IMS?
Pensiamo di più in termini di processi e contesti – la trasparenza è notevolmente aumentata e molta della conoscenza a disposizione dei singoli dipendenti è diventata accessibile a tutti i colleghi. Riteniamo che lo Smart IMS non sia stato creato per soddisfare gli standard ma per sostenere il nostro lavoro quotidiano. Questo ci dà la sicurezza che il sistema vivrà e migliorerà continuamente.
In concreto: quali benefici specifici avete ottenuto come azienda con il progetto?
Con l’implementazione di Smart IMS, siamo stati in grado di supportare in modo ottimale la nostra impostazione parallela dei flussi di processo e la creazione dei documenti. Questo è stato un fattore decisivo per ottenere la certificazione ISO 9001 in pochi mesi. Lo Smart IMS supporta la gestione delle misure, aiuta a misurare la soddisfazione dei clienti e supporta i processi dalle vendite alla produzione fino all’area di servizio con modelli di attività su misura per le nostre esigenze. I primi flussi di lavoro nell’area del personale vengono già utilizzati e creano trasparenza, per esempio nella pianificazione delle ferie e del personale o nella derivazione delle qualifiche in base al rispettivo ruolo e funzione.
Il progetto è stato realizzato interamente a distanza. Come è stato per Lei?
Attraverso l’uso delle opzioni di Teams per la collaborazione congiunta alla documentazione dall’inizio del progetto e attraverso il coordinamento ravvicinato con le chiamate di Teams, è stato possibile adottare un approccio agile e iterativo e reagire al cambiamento delle priorità nel corso del progetto. La distanza non ha quindi avuto alcun ruolo nella realizzazione. È stato possibile utilizzare le risorse nostre e di ewico in modo molto mirato.
Cosa La ha sorpresa nel processo di implementazione dello Smart IMS?
Sono rimasto sorpreso dalla velocità con cui siamo stati in grado di procedere dall’idea al concetto e alla prima implementazione dello Smart IMS. Abbiamo imparato con le prime implementazioni e siamo stati in grado di creare ulteriori funzionalità o fare aggiustamenti molto rapidamente. Anche in futuro adatteremo costantemente il nostro sistema alle sfide, perché farlo è molto facile.
Quale supporto è stato particolarmente prezioso?
All’inizio, è stato molto prezioso il fatto che siamo stati in grado di sperimentare con il prototipo Smart IMS di ewico e quindi avevamo un punto di partenza realistico per il nostro sistema. Oltre all’attenzione all’efficienza nell’implementazione dello Smart IMS attraverso il supporto tecnico di ewico in collaborazione con il nostro partner IT, anche l’attenzione all’efficacia del sistema attraverso il coaching e gli audit esterni per la conformità agli standard è stato un supporto essenziale per noi per costruire un sistema mirato.
Guardando indietro, cosa avrebbe voluto fare diversamente?
In retrospettiva, includerei sicuramente prima il livello delle istruzioni di lavoro e delle attività nell’architettura dei documenti di processo e inizierei a creare e utilizzare questi documenti per rendere i benefici visibili ai dipendenti ancora più rapidamente e per coinvolgerli prima e maggiormente nello sviluppo e nel completamento dello Smart IMS.
Quali progetti ha per il futuro?
Vogliamo utilizzare lo Smart IMS per gli aspetti specifici nello sviluppo delle nostre macchine e utilizzare le possibilità di collaborazione in O365 per questo. Qui, la comunicazione nel progetto è la priorità assoluta e la gestione dei compiti deve essere semplificata. Inoltre, vogliamo rendere le funzionalità di O365 disponibili su dispositivi mobili per i nostri dipendenti in officina, in modo che le attività siano supportate da checklist e i documenti possano essere registrati direttamente sul posto, per esempio durante il controllo delle merci o la produzione, e utilizzate nello Smart IMS in tempo reale. Vediamo già grandi vantaggi nel collegare gli strumenti che usiamo, come OneNote, Lists, Forms e ToDo, con i documenti necessari. Pertanto, vogliamo continuare questo collegamento per dare all’utente la sicurezza di trovare le informazioni necessarie centralmente in qualsiasi momento e di poter lavorare in modo guidato dal processo.