Smart IMS: centro di controllo per le aziende del futuro

Un’azienda, anche se dall’esterno appare come un tutt’uno, è costituita da aree molto diverse, ognuna delle quali ha i propri requisiti per svolgere la propria funzione e che oggi dovrebbero essere ben collegate tra loro. Come si effettua il monitoraggio ed il controllo di informazioni e processi differenziati e complessi, soprattutto quando le condizioni cambiano? Combinando diversi metodi e strumenti in un unico sistema – il sistema di gestione integrato (Integrated Management System – IMS). Tuttavia, molti di questi sistemi sono tecnicamente obsoleti nel modo in cui sono gestiti nelle aziende e di fatto complicano la gestione dei dipendenti. Microsoft 365 offre nuove possibilità per rendere i sistemi di gestione integrati più efficienti in termini di costi nella loro realizzazione, manutenzione e gestione – con lo Smart IMS.

Cosa sono i sistemi di gestione integrati?

I sistemi di gestione in aree tematiche come la qualità, l’ambiente, la sicurezza dei dati o la sicurezza sul lavoro forniscono alle aziende la struttura per tenere conto di questi aspetti nelle loro attività e per soddisfare i requisiti imposti loro, sia legali che organizzativi. I sistemi di gestione integrati combinano diversi – idealmente tutti – i sistemi di gestione individuali in un unico sistema. In questo modo si crea una prospettiva unica e olistica sui processi aziendali, l’efficienza e la trasparenza aumentano, e l’adattamento alle mutevoli esigenze è più facile e veloce.

Quali vantaggi offre un sistema di gestione integrato?

Con un IMS, gli obiettivi in conflitto possono essere identificati ed evitati quando si utilizzano più sistemi di gestione in parallelo. Il lavoro multiplo per i singoli sistemi viene eliminato, i compiti vengono raggruppati e lo sforzo di documentazione viene ridotto: invece di manuali specifici per ogni singola area, è sufficiente un unico documento completo. Questo rende le informazioni più facilmente accessibili e le modifiche possono essere implementate più rapidamente. Ciò semplifica il lavoro in tutti i settori, nell’allineamento ai nuovi requisiti di legge e nell’inserimento di nuovi dipendenti, proprio come negli audit interni ed esterni. Le sinergie nei singoli processi garantiscono un uso efficiente del personale, del tempo e delle risorse finanziarie. Inoltre, obiettivi come la gestione orientata ai processi aziendali, l’introduzione di un sistema di indicatori chiave di performance o un processo di miglioramento continuo possono essere facilmente raggiunti in un IMS.

In breve, un IMS è un sistema di gestione efficace e snello che riduce i deficit di informazioni, aumenta la sicurezza operativa e abbassa i costi di processo. Le soluzioni Smart IMS aiutano a trasferire la documentazione cartacea e la documentazione basata su cartelle in un ambiente moderno, aumentando così la disponibilità e la chiarezza e riducendo al contempo i costi di elaborazione. Quanto detto è la teoria – in pratica, ci sono molti approcci diversi per raggiungere questo obiettivo e non tutti hanno lo stesso successo nell’attuazione. Alcuni sistemi sono così particolari che è più probabile che si riesca a fare più lavoro di quanto non se ne facesse prima. Pertanto, prima di introdurre un IMS, è importante valutare le proprie esigenze a medio e lungo termine.

Qual è il vantaggio speciale dello Smart IMS?

Si tratta, oggettivamente, di una sfida a creare un sistema di documentazione che non ha il carattere di un sistema di archiviazione. Proprio questo è il punto decisivo: la soluzione informatica deve consentire non solo di lavorare attivamente con documenti e dati ma anche di fornire un supporto mirato per sfruttare i reali vantaggi di un IMS. Per trasformare i documenti statici in strumenti di lavoro che supportino i dipendenti e se necessario li guidino attraverso i processi, deve essere possibile creare semplicemente dei flussi di lavoro automatici.

Con Microsoft 365 ci affidiamo a un pacchetto software collaudato con una vasta gamma di funzioni. Oltre agli usi conosciuti, esso offre nuove possibilità per impostare e gestire in modo efficiente l’IMS. Accanto alla versatilità del software stesso, la sua diffusione gioca un ruolo particolarmente importante: grazie alla familiarità con le applicazioni, è possibile un’ottima integrazione con il lavoro quotidiano. Ciò si traduce in un tasso di errore molto più basso, le domande sui processi e le procedure possono essere chiarite più rapidamente e le soluzioni possono spesso essere trovate dall’utente stesso. Anche lo sforzo formativo è minore e non c’è bisogno di una noiosa familiarizzazione. Inoltre, una buona parte del lavoro può essere svolto dai dipendenti effettivamente coinvolti nei processi invece che dall’ufficio di gestione della qualità – questo porta numerosi vantaggi reciproci.

Un altro vantaggio rilevante è evidente a livello tecnico: grazie alle opzioni di gestione intelligente dei documenti offerte da Microsoft 365, il rischio di doppia memorizzazione e di versioni non corrette è ridotto rispetto ai sistemi di file system statici ampiamente utilizzati a livello di Explorer. Con il “Single Point of Truth”, i dipendenti hanno la certezza di richiamare l’ultima versione corretta e possono risparmiarsi lunghe ricerche e confronti. Con le sue ampie funzioni di collaborazione e di gestione delle attività, Microsoft 365 rende facile gestire analisi, pianificazione del lavoro, responsabilità e progressi da un’unica fonte.

ewico è esperta di Smart IMS

Grazie a decenni di esperienza nell’implementazione e nell’ottimizzazione di IMS, siamo in grado di implementare soluzioni smart sia in piccole realtà che in ambienti complessi. Con il nostro approccio su misura – le più diverse combinazioni di sistemi di gestione e classi di standard – vi guidiamo attraverso il processo in modo efficiente ed economico. Per noi, i sistemi di gestione integrati non sono mai fini a se stessi ma piuttosto un supporto per i dipendenti e i manager con l’obiettivo di aumentare la produttività dell’azienda. L’alto livello di soddisfazione dei clienti e i risultati ottenuti negli audit esterni parlano da soli.

Come funziona l’implementazione dello Smart IMS?

Procediamo in cinque fasi di lunghezza variabile:

1. Breve analisi per definire il contesto e i requisiti
2. Sviluppo e fornitura di un prototipo SMART IMS per i test
3. Valutazione della fase di prova
4. Sviluppo di un progetto di attuazione
5. Supporto nell’implementazione

Il nostro approccio pratico ed efficiente e l’utilizzo di strumenti Microsoft 365 ci permette di realizzare i vostri prototipi nel più breve tempo possibile. Per un’offerta specifica, contattateci direttamente. Sia che vogliate ottenere una nuova certificazione o ottimizzare il vostro sistema esistente – i nostri esperti saranno lieti di fornirvi una consulenza.