“Il processo ci ha mostrato la necessità di agire anche laddove non l’avremmo sospettato.”

La consulente di ewico Martina Blasbichler e il CEO di ewico Germania, Andreas Dormayer, hanno accompagnato l’azienda tirolese PowerUP nel processo dell’introduzione di uno Smart IMS, un sistema di gestione integrato basato su Microsoft SharePoint. Allo stesso tempo, Martina Blasbichler ha supportato l’azienda nella preparazione della certificazione secondo lo standard ISO 9001. Abbiamo parlato con Stefan Scheiber, responsabile della qualità dell’azienda, e con Philipp Wohlwend, responsabile del progetto, degli effetti immediati che l’introduzione dello Smart IMS ha avuto sull’azienda, di cosa succede quando le cose non vanno come previsto nel progetto e del perché la certificazione vale chiaramente la pena, nonostante il tempo richiesto.

Signor Scheiber, cosa ha fatto pendere l’ago della bilancia a favore dell’introduzione dello Smart IMS e della certificazione secondo la norma ISO 9001?

A partire da una certa dimensione aziendale, ha senso strutturare i processi in modo da rendere il lavoro con i documenti e la gestione complessiva delle informazioni il più agevole, veloce e privo di errori possibile. Abbiamo quindi voluto stabilire un archivio centrale di informazioni e dati come standard, per consolidarlo all’interno dell’azienda. Lo Smart IMS è perfettamente adatto a questo scopo. La certificazione ISO 9001 è un importante fattore competitivo per noi, perché operiamo a livello globale e crea affidabilità per fornitori e clienti. L’implementazione congiunta delle tematiche è stata per noi l’occasione ideale per dare ad entrambi i temi una maggiore visibilità anche a livello interno.

Come hanno reagito i dipendenti al piano, signor Wohlwend?

Il team dirigenziale ha accolto i piani in modo molto positivo, la necessità di agire era chiaramente evidente. Tuttavia, all’inizio non era chiaro cosa avrebbe significato il progetto per il lavoro dei singoli e dei team. Durante l’implementazione si sono verificati spesso conflitti tra le attività quotidiane e il lavoro per la certificazione, ma il team si è dimostrato sempre unito e ha cercato di portare avanti il progetto in modo costruttivo. Un fattore importante è stato sicuramente il pieno appoggio della direzione a questo progetto, perché i vantaggi erano evidenti. Nel complesso, la certificazione è stata accolta molto bene anche da parte dei dipendenti: lo sforzo comune è stato proficuo e il risultato è un motivo di orgoglio.

Cosa è cambiato nella collaborazione grazie all’introduzione dello Smart IMS?

Avevamo già utilizzato MS SharePoint e conoscevamo già alcuni dei vantaggi della condivisione dei documenti. Tuttavia, lo Smart IMS ha reso molto più semplice l’archiviazione centralizzata. Siamo anche diventati molto più consapevoli di come gestire le interfacce e abbiamo riorganizzato alcune responsabilità e competenze, perché abbiamo affrontato i problemi da una prospettiva diversa.

Quali vantaggi specifici avete ottenuto come azienda grazie al progetto?

Il vantaggio più evidente è la certificazione, che abbiamo ottenuto al primo tentativo e senza alcun commento significativo da parte degli auditor. Inoltre, il database centrale offre molti altri vantaggi: grazie alla struttura trasparente, non ci sono più ricerche o attese, nessuno deve spiegare dove si trova qualcosa e tutti sono aggiornati. La gestione dei documenti e delle misure è un grande supporto per noi nel follow-up – si nota che c’è semplicemente un sistema dietro.

Che feedback avete ricevuto dall’esterno?

Con la documentazione del processo, abbiamo sviluppato una comprensione ancora più profonda delle interfacce. Quando abbiamo individuato interruzioni nella logica o incongruenze, abbiamo ricavato le misure direttamente da queste. Questo feedback, i miglioramenti, sono stati notati positivamente anche durante la certificazione. Finora abbiamo informato della certificazione soprattutto internamente e la reazione è stata molto positiva.

Come è stato gestito il progetto da remoto?

Ad essere sinceri, avremmo potuto essere seduti in una stanza: non c’è stata alcuna differenza. Microsoft Teams offre tutte le possibilità di condividere documenti e lavorare insieme con estrema facilità. Martina Blasbichler e Andreas Dormayer ci hanno facilitato il compito comunicando in modo molto chiaro struttura, responsabilità e progressi. Hanno risposto alle nostre esigenze, hanno sempre reagito rapidamente e ci hanno aggiornato regolarmente sullo stato di avanzamento. In questo modo sapevamo sempre a che punto del processo eravamo.

Cosa l’ha sorpresa durante il processo?

Ci sono state molte sorprese positive, ma anche alcuni ostacoli imprevisti. Abbiamo sottovalutato alcuni argomenti; le autorizzazioni di SharePoint, ad esempio, erano molto più complesse del previsto e non eravamo a conoscenza di alcune restrizioni tecniche. Alla fine, però, l’importante è affrontare queste difficoltà, e per noi è stato molto positivo: quando si sono riscontrati dei deficit, si è cercata subito una soluzione. I problemi hanno sempre portato direttamente a dei miglioramenti. Questo è certamente dovuto anche alla nostra cultura aziendale: puntiamo sempre a miglioramenti rapidi e abbiamo processi decisionali molto brevi.

Quale supporto è stato particolarmente prezioso durante il processo?

Il workshop sull’analisi del contesto è stato molto prezioso per noi. La moderazione esterna di Martina Blasbichler, con la sua esperienza ed il suo know-how, ha fatto la differenza. Questo workshop è stato accolto molto bene dai partecipanti, ci ha dato importanti indicazioni e ha soddisfatto le aspettative. Anche gli audit interni dei processi sono stati molto utili, perché una visione esterna dell’azienda rivela le reali necessità di intervento. Nel complesso, un feedback competente è stato molto prezioso, così come la rete di esperti di cui i consulenti dispongono.

A posteriori, che cosa fareste diversamente?

Abbiamo avuto un passaggio di consegne interno del progetto in un momento che, a posteriori, non era ideale. Questo è sicuramente un insegnamento importante. A posteriori, avremmo adottato un approccio più iterativo all’implementazione, soprattutto per avere una comprensione più precisa delle restrizioni, di ciò che dobbiamo mantenere e di ciò che può essere eliminato. A questo scopo sarebbe stato opportuno un soft go-live, per testare una prima versione e analizzare e far coincidere i requisiti con le restrizioni tecniche. A causa di un calendario relativamente fisso, non abbiamo avuto questa opportunità, ma ne faremo tesoro per i progetti futuri.

Quali sono i vostri progetti per il futuro? Come vorrebbe sviluppare ulteriormente l’utilizzo?

Naturalmente, l’obiettivo principale è ottenere la certificazione. A medio termine, pensiamo di puntare anche alla certificazione secondo altri standard. Tuttavia, riconosciamo che l’attuazione del progetto ha rappresentato per il personale un carico di lavoro aggiuntivo rispetto alle normali attività. Pertanto, prima di estendere il modello introdotto ad altri standard, vorremmo lasciare che si sviluppi realmente e che se ne ottimizzi l’uso.

Grazie mille!