„Ich habe mir nicht erwartet, dass das Angebot der Schulungen so gut ankommt“

ewico-Beraterin und Partnerin Christine Vigl hat die Bezirksgemeinschaft Vinschgau bei Aufbau einer internen Plattform für eine effiziente betriebsinterne Kommunikation und Zusammenarbeit mit MS Teams und MS Outlook beraten. Parallel zur Einführung führte sie Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte durch und stand als Ansprechpartnerin für die erste Nutzungszeit zur Verfügung. Nach Abschluss des Projekts haben wir Urban Rinner, Generalsekretär der Bezirksgemeinschaft Vinschgau, gebeten, mit uns über die Zusammenarbeit zu sprechen. Er spricht darüber, was die Bezirksgemeinschaft dazu bewogen hat, MS Teams als Collaboration-Plattform einzuführen und warum die Schulungen für Mitarbeitende den Erfolg des Projekts langfristig sichern.

Herr Rinner, was war die Motivation für die Beratung im Aufbau einer internen Plattform für effiziente betriebsinterne Kommunikation und Zusammenarbeit mit MS Teams und MS Outlook? Und gilt das gleiche auch für die Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte?

Wir hatten schon länger die Notwendigkeit einer moderneren Kommunikationsplattform gesehen und uns umgeschaut. Während der Pandemie haben wir dann viel MS Teams verwendet. Das hat in der Folge dann unsere Entscheidung beeinflusst. Bei den Schulungen war es so, dass wir es nicht sinnvoll empfunden haben, eine zumindest teilweise neue Software zu verwenden, ohne unseren Mitarbeitenden auch die Fähigkeiten zu verschaffen, diese wirklich gewinnbringend zu verwenden. Deswegen haben wir uns entschieden, die Schulung direkt parallel anzubieten.

Wie haben die Mitarbeitenden auf das Vorhaben reagiert?

Das Bild war gemischt: Bei fast jedem Projekt gibt es einige, die sich sehr dafür interessieren und gleich eine positive Rückmeldung geben, das war hier auch so. Viele haben aber auch eher eine abwartende Haltung eingenommen – schließlich ist immer schwer abzuschätzen, wie sich die neue Software auf die eigene Arbeit konkret auswirkt.

Was hat sich mit der Einführung von MS-Teams in der Zusammenarbeit geändert?

Wir sehen eine aktive und selbstständige Nutzung. In vielen Bereichen hat sich über die Plattform ein reger Austausch entwickelt. Es wurden sehr sinnvolle Gruppen eingerichtet und eine gute Kommunikation aufgebaut. Natürlich müssen wir darauf achten, dass auch in der mittleren und längeren Frist die Nutzung konstruktiv bleibt und sich keine unerwünschten Entwicklungen einschleichen. Ich bin aber überzeugt, dass die positiven Effekte in der Kommunikation dauerhaft sein werden.

Welche spezifischen Vorteile haben Sie als Organisation mit dem Projekt realisiert?

Ein großes Ziel war es, alle Mitarbeitenden gleichwertig über eine einzige Kommunikationsplattform zu erreichen. Das erhöht die Transparenz wesentlich und erleichtert die Nachvollziehbarkeit. Natürlich bleibt uns aber die Verantwortung, die Informationen termingerecht zur Verfügung zu stellen. Ein ganz konkreter Vorteil, der für uns als Bezirksgemeinschaft mit 13 Gemeinden aber sehr relevant ist: Wir ersparen uns Wege und Zeit zu den Außenstellen für weniger komplexe Austausche und kurze Abstimmungen.

Welches Feedback haben Sie von außen erhalten?

Effekte nach außen können wir noch nicht direkt feststellen, vielleicht ist es dafür auch noch zu früh. . Allerdings wird die Möglichkeit, Besprechungen über Teams abhalten zu können, allgemein geschätzt, auch von Partnern. Den größten und wertvollsten Effekt hat das Projekt aber sicher nach innen.

Was hat Sie überrascht im Ablauf des Projekts?

Ich habe mir nicht erwartet, dass das Angebot der Schulungen so gut ankommt. Die Mitarbeitenden haben diese wirklich gut angenommen.

Welche Unterstützung, welcher Input war besonders wertvoll?

Die ganzheitliche Herangehensweise war ein absoluter Pluspunkt. Die Verbindung zwischen Theorie und Praxis seitens der Referentinnen hat die Umsetzung wesentlich beschleunigt.

Was würden Sie in der Rückschau anders machen?

Da fällt mir nichts ein, wir sind wirklich sehr zufrieden.

Was sind Ihre Pläne für die Zukunft?

Für das bestehende Team werden wir mit laufenden Schulungen weiter machen, damit es eine Weiterentwicklung gibt. Außerdem können wir so neue Mitarbeitende gleich auf den denselben Wissensstand bringen. So nutzen wir die neue Software nachhaltig und vermeiden Brüche.

Vielen Dank!