Smart IMS: Schaltzentrale für Unternehmen der Zukunft

Ein Unternehmen, auch wenn es von außen betrachtet eine Einheit ist, besteht aus ganz unterschiedlichen Bereichen, von denen jeder seine eigenen Anforderungen zur Erfüllung seiner Funktion hat und die heute gut miteinander verzahnt sein sollten. Wie realisiert man bei differenzierten und komplexen Informationen und Prozessen die Überwachung und Steuerung, insbesondere bei sich ändernden Bedingungen? Durch die Kombination verschiedener Methoden und Instrumente in einem einzigen System – dem integrierten Managementsystem (IMS). Doch viele dieser Systeme sind in ihrer Abbildung in Unternehmen technisch nicht zeitgemäß und erschweren de facto das Handling für die Mitarbeiter. Microsoft 365 bietet neue Möglichkeiten, integrierte Management System kosteneffizienter in Aufbau, Pflege und Verwaltung zu machen – mit dem Smart IMS.

Was sind integrierte Management-Systeme?

Managementsysteme in Themenbereichen wie Qualität, Umwelt, Daten- oder Arbeitssicherheit geben Unternehmen die Struktur, diese Aspekte in ihrer Tätigkeit zu berücksichtigen und den an sie gestellten Anforderungen, ob rechtlich oder organisatorisch, gerecht zu werden. In integrierten Managementsystemen werden mehrere – idealerweise alle – einzelnen Managementsysteme in einem einzigen System vereint. Auf diese Weise entsteht eine einzige, ganzheitliche Perspektive auf die Unternehmensvorgänge, Effizienz und Transparenz steigen, die Anpassung an sich ändernde Anforderungen gelingt leichter und schneller.

Welche Vorteile bietet ein integriertes Managementsystem?

Mit einem IMS lassen sich Zielkonflikte bei der parallelen Verwendung mehrerer Managementsysteme erkennen und vermeiden. Mehrfacharbeiten für Einzelsysteme fallen weg, Aufgaben werden gebündelt und der Dokumentationsaufwand sinkt: statt spezifischen Handbüchern für jeden einzelnen Bereich genügt ein einziges, umfassendes Dokument. So werden Informationen leichter zugänglich und Änderungen schneller umsetzbar. Das vereinfacht die Arbeit in allen Bereichen: Angleichung an neue rechtliche Vorgaben und Onboarding neuer Mitarbeiter genau wie interne und externe Audits. Durch Synergien bei den einzelnen Abläufen werden personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen effizient genutzt. Zudem lassen sich in einem IMS leicht Ziele wie geschäftsprozessorientierte Unternehmensführung, Einführung einer Kennzahlensystematik oder ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) realisieren.

Kurzgefasst ist ein IMS ein effektives und schlankes Managementsystem, das Informationsdefizite verringert, die Betriebssicherheit steigert und Prozesskosten senkt. Intelligente IMS Lösungen helfen, Papier- und Ordnerbasierte Dokumentation in eine moderne Umgebung zu transferieren und so Verfügbarkeit und Übersichtlichkeit zu steigern, während der Bearbeitungsaufwand sinkt. Soweit die Theorie – in der Praxis gibt es viele verschiedene Ansätze, dieses Ziel zu erreichen und nicht jeder ist gleich erfolgreich in der Umsetzung. Manche Systeme sind so eigen, dass man sich sogar eher mehr Arbeit ins Haus holt als man loswird. Deshalb ist es wichtig, vor der Einführung eines IMS die eigenen Anforderungen auch in der mittel- und langfristigen Perspektive abzuschätzen.

Was ist der besondere Vorteil am smarten Ansatz?

Es ist, ganz objektiv betrachtet, eine Herausforderung, ein Dokumentationssystem zu schaffen, das nicht in erster Linie den Charakter einer Ablage hat. Genau dies ist aber der entscheidende Punkt: die IT-Lösung muss eine aktive Arbeit mit Unterlagen und Daten nicht nur ermöglichen, sondern gezielt unterstützen, um die wahren Vorteile eines IMS zu erschliessen. Um aus statischen Dokumenten Arbeitswerkzeuge zu machen, die den Mitarbeiter unterstützen und bei Bedarf durch Prozesse führen, muss die Möglichkeit bestehen, einfach automatische Workflows zu erstellen.

Mit Microsoft 365 setzen wir auf ein erprobtes Software-Paket mit enormem Funktionsumfang. Zusätzlich zu den bekannten Verwendungen bietet es neue Möglichkeiten, IMS effizient aufzubauen und zu verwalten. Neben der Versatilität der Software an sich spielt dabei besonders ihre Verbreitung eine Rolle: Aufgrund der Vertrautheit mit den Anwendungen ist eine hervorragende Integration mit der täglichen Arbeit möglich. Daraus resultiert eine wesentlich geringere Fehlerquote, Fragen zu Prozessen und Abläufen können schneller geklärt und Lösungen oft selbst gefunden werden. Auch der Trainingsaufwand ist geringer, eine mühsame Einarbeitung und -gewöhnung entfällt. Zudem kann ein guter Teil der Arbeit von den tatsächlich an den Prozessen beteiligten Mitarbeitern erledigt werden statt vom QM-Office – dies bringt zahlreiche wechselseitige Vorteile.

Ein weiterer relevanter Vorteil zeigt sich auf der technischen Ebene: Dank der intelligenten Möglichkeiten des Dokumentenmanagements mit Microsoft 365 verringert sich im Vergleich zu den weit verbreiteten statischen Dateisystemen auf Explorer-Ebene das Risiko einer Doppelablage und fehlerhaften Versionierung. Mit dem „Single point of truth“ haben Mitarbeiter Gewissheit, den korrekten letzten Stand aufzurufen und können sich aufwändige Suchen und Vergleiche sparen. Mit seinen umfangreichen Funktionen in Zusammenarbeit und Aufgabenmanagement lassen sich in Microsoft 365 Analyse, Arbeitsplanung, Zuständigkeiten und Fortschritt leicht erfassen und aus einer Hand managen.

ewico ist Experte für Smart IMS

Dank jahrzehntelanger Erfahrung mit der Einführung und Optimierung von IMS und Smart IMS sind wir ideal aufgestellt, um smarte Lösungen sowohl in kleinen Realitäten als auch in komplexen Umgebungen zu realisieren. Mit unserem maßgeschneiderten Ansatz – unterschiedlichste Kombinationen von Managementsystemen und Normklassen – führen wir effizient und kostensparend durch den Prozess. Integrierte Managementsysteme sind für uns nie ein Selbstzweck, sondern eine Unterstützung für Mitarbeiter und Führungskräfte mit dem Ziel der Steigerung der Unternehmensproduktivität. Die hohe Kundenzufriedenheit und die Erfolgsbilanz bei externen Audits sprechen für sich.

Wie funktioniert die Einführung des Smart IMS?

Wir gehen in fünf Phasen vor, die unterschiedlich lange dauern:

1. Kurzanalyse zur Definition von Kontext und Anforderungen
2. Entwicklung und Bereitstellung eines SMART IMS Prototypen für Tests
3. Evaluation der Testphase
4. Ableitung eines Umsetzungsprojektes
5. Umsetzungsbegleitung

Unsere praxisorientierte, effiziente Vorgehensweise und die Nutzung der Microsoft 365 Instrumente ermöglicht eine Realisierung Ihrer Prototypen innerhalb kürzester Zeit. Für ein spezifisches Angebot nehmen Sie bitte direkt Kontakt auf. Ob Sie eine neue Zertifizierung erreichen wollen oder Ihr bestehendes System zu einem Smart IMS optimieren – unsere erfahrenen Experten beraten Sie gerne.