AUS UNSERER BERATUNGSPRAXIS TEIL 5: EINFÜHRUNG VON SMART WORKING

In unserem Beratungsalltag begegnen wir einer Vielzahl von ganz unterschiedlichen Themen, mit denen sich Organisationen befassen. Die Serie „Aus unserer Beratungspraxis“ widmet sich den realen Herausforderungen, bei denen wir Unternehmen und Organisationen an unseren verschiedenen Standorten, ob Südtirol, München oder Norditalien, in den letzten Jahren begleitet haben.

Es fällt schnell ins Auge, dass wir keine Standard-Lösungen ausführen, sondern genau hinschauen, individuell angepasste Werkzeuge und Methoden verwenden und den Kunden wirkungsvoll auch in der Umsetzung der entwickelten Konzepte begleiten – also den ganzen Weg mitgehen. Namen und Zusammenhänge wurden aus Diskretionsgründen so verändert, dass eine Zuordnung zu real existierenden Personen und Organisationen nicht möglich ist. Wenn Sie sich in den geschilderten Fällen wiedererkennen oder wiedererkennen möchten, rufen Sie uns an! 

In Teil 5 unserer Serie geht es um die Adaptierung und Optimierung der Kommunikationsprozesse in einem Team nach der Einführung des Softwarepakets  Microsoft 365 (früher Office 365). Neue Werkzeuge werden oft nur zögerlich angenommen und nur so weit genutzt, wie man die „alten“ Prozesse mit ihnen nachbilden kann. Dabei bietet gerade die Digitalisierung von Abläufen eine ideale Gelegenheit zur Verbesserung des Prozesses für alle Beteiligten. Um diese Chance zu nutzen, braucht es erfahrene Anwender, die nicht nur die technischen Aspekte verstehen.

 

Einführung von Smart working im Team

Um seine Mitarbeiter fit für die Anforderungen der heutigen Arbeitswelt zu machen, sucht unser Kunde eine kompetente Begleitung im Themenfeld Smart working. Gemäß unseres ganzheitlichen Beratungsansatzes und unserer Mission „wir verbinden System, Mensch, Technik“ wurden zu Beginn die technischen Voraussetzungen geschaffen, anschließend die organisatorischen Richtlinien und Rahmenbedingungen festgelegt und abschließend die relevanten Aspekte eines smarten und resilienten Zusammenarbeitens geschult. Relevante Themen dabei waren u.a. die veränderte Kommunikation im Team – weg von Emails hin zu einer Null-internen-Email-Politik und stattdessen einer chatbasierten Kommunikation sowie Video-, Audiokonferenzen und Instant-Besprechungen – der Umgang mit der ständigen Erreichbarkeit mit dem „Büro in der Hosentasche“ und damit der Verfügbarkeiten sämtlicher Applikationen und Informationen auf den mobile devices.

 

Smart working: Mehr als technische Voraussetzungen

Die neuen Technologien bieten moderne und innovative Formen des Zusammenarbeitens im Team. MS Teams von Office365 bildet für ein Projektteam einen zentralen Ort, wo alle Informationen zum Projekt zusammenfließen. Statt Emails zu schreiben läuft sämtliche Kommunikation über einen Chat-Kanal; alle Dokumente zum Projekt liegen an einem Ort, wo mittels der Co-Authoring-Funktion ein paralleles Arbeiten von überall und jederzeit gleichzeitig stattfinden kann. Alle sonstigen relevanten Projektinformationen liegen gebündelt an diesem Ort. Eine gemeinsame Aufgabenliste zeigt den aktuellen Stand der Teamarbeit. Egal ob ein Projektmitarbeiter im Büro, beim Kunden oder mobil von unterwegs arbeitet, der eine zentrale Projektort steht immer zur Verfügung. Um diese Vorteile zu nutzen und eine moderne Zusammenarbeit im Unternehmen zu etablieren hat das Unternehmen dieses Beratungsprojekt gestartet. In insgesamt 5 Tagen intensiver und gezielter Beratung und Schulung ist es gelungen, für unseren Kunden eine smarte und resiliente Zusammenarbeit im Team zu etablieren.

 

ZUSAMMENFASSUNG

Ausgangslage: Das Unternehmen aus dem IT-Sektor möchte die Möglichkeiten von Microsoft 365 für sich ideal nutzen. In der Erkenntnis, dass hier mehr als der Umstieg von einer Software-Version auf die andere geschieht, lässt es den Prozess der Einführung von Smart Working ganzheitlich begleiten.

Ziel der Beratung: Optimale Nutzung der Software, Optimierung der Kommunikationsabläufe, Etablierung resilienter Team-Arbeit

Vorgehen: 

Schritt 1:          Ziel-Definition und Bedarfsanalyse
Schritt 2:          Schaffung der technischen Voraussetzungen
Schritt 3:          Festlegung organisatorischer Richtlinien & Rahmenbedingungen
Schritt 4:          Schulung der Mitarbeiter in smart working & Resilienz-Themen

Ergebnis: Optimale und bedarfsgerechte Nutzung der Software, optimierte Abläufe in Kommunikation und Zusammenarbeit, passgenau geschulte Mitarbeiter, Entlastung der Mitarbeiter durch Reduktion von Redundanz und Stress, Möglichkeit des mobilen Arbeitens.

Besonders bemerkenswert war in diesem Prozess, wie schnell und nachhaltig smartes Team-Arbeiten im Unternehmen etabliert werden konnte. Erfahrungswerte aus unterschiedlichen Projekten und Branchen halfen die richtigen Fragen zu stellen und an den richtigen Stellschrauben zu drehen. Mitgeholfen hat in diesem konkreten Fall die IT-Nähe und IT-Affinität des Unternehmens und der Mitarbeiter, die Offenheit sowie das Interesse am ganzheitlichen Veränderungsprozess.

 

Weitere Artikel dieser Serie:  

Teil 1: Neue Software, optimierte Prozesse
Teil 2: Komplexe Projekte managen
Teil 3: Change Management
Teil 4: Standards sichern mit Prozessmanagement