Innovative Digitalisierungs-Strategien für KMUs in Zeiten des Fachkräftemangels
Ständig an der Kapazitätsgrenze und häufig auch darüber hinaus zu arbeiten, setzt Mitarbeitende und Führungskräfte unter hohen Druck. Es bleiben keine Ressourcen für Entwicklung und Reflektion, Burnout und Fehlentscheidungen sind reale Risiken, die zu fatalen Dynamiken führen können. Wie kann die Digitalisierung dabei helfen, diese Probleme kurzfristig zu lösen?
Der spürbare Fachkräftemangel bringt viele Unternehmen schon jetzt an ihre Grenzen, für die Zukunft sind die Prognosen noch deutlich drastischer. Um dem Teufelskreis aus Druck und Ausweichreaktion zu entkommen, müssen Unternehmen eine aktive Strategie entwickeln, um passende Mitarbeitende zu finden und zu halten. Insbesondere kleinere Unternehmen können neben dem Tagesgeschäft nur schwer Kapazitäten für Employer branding und aufwändige Personalsuche aufbringen. Doch wie können sie als einzelne Akteur*innen mit dem global steigenden Druck umgehen? Hoffnung gibt eine andere, ebenso mächtige Entwicklung, die, richtig angewendet, Abhilfe schaffen kann.
Digitalisierung bietet konkrete Lösungen
Die Digitalisierung ist zwar in aller Munde, bleibt aber für die meisten Menschen schwer greifbar. Bis sie konkret umgesetzt wird, ist nicht ganz klar – wie digitalisiert man etwas in einem Unternehmen oder der Verwaltung? Was kann, was sollte digitalisiert werden? Wie wirkt sich das aus, wo fängt man an? Die wichtigste Frage ist aber: Warum sollten wir das eigentlich tun? Die Antwort lautet: Weil ein digitaler Prozess sehr reale Wirkung entfalten kann und in vielen Fällen eine gleichwertige Alternative zum Einsatz menschlicher, manueller Arbeitskraft sein kann. Diese zu schonen und prioritär dort einzusetzen, wo Computer mit ihren heutigen Fähigkeiten und Funktionen sprichwörtlich „nicht hinkommen“, ist ein smarter, vernünftiger Umgang mit den eigenen Ressourcen im Unternehmen.
Doch was kann man mit Digitalisierung konkret tun, um den Druck des Fachkräftemangels zu lindern? Im Folgenden beleuchten wir drei große Felder, in denen sich Maßnahmen direkt auswirken. Dabei betrachten wir sowohl die Gewinne, die sich daraus ergeben, als auch die Investitionen, die dafür nötig sind.
Abläufe automatisieren, Aufgaben abgeben: Die Maschinen arbeiten lassen
Das offensichtlichste Instrument ist die Übernahme von Aufgaben, die bisher von Menschen erledigt wurden. Dafür eignen sich überraschend viele Tätigkeiten – im Grunde jede, die mehr als einmal in der genau gleichen Form ausgeführt wird. Von der Überprüfung von bestimmten Daten über die Beantwortung von Anfragen, bis zur Weiterleitung von Informationen oder der völlig autonomen Erstellung von Dokumenten – die technischen Möglichkeiten sind heute schon kaum noch begrenzt und erweitern sich ständig. Der limitierende Faktor hier ist der Zeiteinsatz, um den Ablauf zu automatisieren – nicht für jeden Prozess lohnt es sich. Und wie findet man raus, was man gut automatisieren kann? Eine ganz einfache Maßnahme wäre, jede*n Mitarbeitenden eine Woche lang eine Liste führen zu lassen, was sie alles machen. Danach kann bei jedem Punkt überlegt werden, WIE man diesen automatisieren könnte. Ob sich das auch lohnt, wird im nächsten Schritt bewertet.
Was für die bestehenden Prozesse gilt, lässt sich übrigens auch auf neue übertragen. Wird ein Ablauf im Unternehmen geändert oder neu eingeführt, sollte immer gleich auch darüber nachgedacht werden, welche Teile davon automatisiert werden können.
- Was bringt die Automatisierung? Sie entlastet die Mitarbeitenden, verringert Fehler und hilft, Daten zu sammeln, um die eigenen Abläufe besser einschätzbar zu machen. Diese zusätzlichen Informationen helfen bei der Optimierung und besseren Priorisierung.
- Was kostet die Automatisierung? Häufig kann aber auch schon bestehende Software verwendet und damit der Funktionsumfang besser genutzt werden. Die Automatisierung kostet Zeit, die aber als Investition zu betrachten ist. Auf jeden Fall kostet dieser Schritt etwas Engagement und Überwindung, den gewohnten Weg zu verlassen.
Neue Möglichkeiten für Mitarbeitende und Teams: Remote und asynchron arbeiten
Die Flexibilisierung von Arbeitszeit und -Ort ist eines der größten Potenziale der Digitalisierung gerade für kleinere Unternehmen. Nicht alle Tätigkeiten sind dabei im gleichen Maß virtualisierbar – in der Produktion und bei speziellen Dienstleistungen gibt es weniger Spielraum. Bei genauer Betrachtung gibt es aber doch oft überraschend viele Tätigkeiten , die sich eignen: Manche nur räumlich, manche nur zeitlich, andere in beiden Dimensionen. Dabei gibt es nicht nur völlige Flexibilisierung oder totale Starre, sondern unendlich viele Möglichkeiten, den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entgegenzukommen. Beispiel: Schichtsysteme mit kürzeren Einheiten, verdichtete Arbeitszeit, hybrides Arbeiten, feste Bürotage, Kernzeiten, mehr oder weniger Urlaubstage, Arbeitszeitkonten, Working abroad…
- Was bringt remote Arbeiten? Die wichtigsten Gewinne sind die höhere Produktivität und Zufriedenheit der bestehenden Mitarbeitenden, die Stärkung des eigenen Images als Unternehmen und Arbeitgeber*in, und die Möglichkeit, über den lokalen Markt hinaus Fachkräfte zu gewinnen und nach Bedarf einzubinden, z.B. Mitarbeitende, die in anderen Regionen leben, aber die Unternehmenssprache sprechenFür die Mitarbeitenden sind die Vorteile durch eine Flexibilisierung in ihrer Wichtigkeit kaum zu überschätzen.
- Was kostet remote Arbeiten? Initial bedeutet es Aufwand und Umgewöhnung. Insbesondere fällt es vielen Führungskräften schwer, sich von dem Gedanken zu verabschieden, dass für alle das gleiche gilt und die häufig verwendete Argumentation: „Das kann ich Mitarbeiterin A nicht zugestehen, denn dann wollen das alle“ wegfällt – es geht ja gerade darum, dem Individuum entgegenzukommen. Die gute Nachricht ist, dass diese Investitionen einen überproportionalen ROI haben – wer seine/ihre Bedürfnisse gut befriedigt sieht, ist nicht motiviert, sich einen anderen Job zu suchen und bereit, seinen/ihren Teil zum Gelingen des Unternehmens beizutragen. Üblicherweise werden die Investitionen schon nach kurzer Zeit durch die höhere Produktivität und Planungssicherheit mehr als wettgemacht.
Digitale Weiterbildung & Entwicklung mit einem Learning Management System
Der dritte Bereich, in dem Unternehmen durch Digitalisierung dem Fachkräftemangel etwas entgegensetzen können, ist die immer wichtigere Qualifizierung und Weiterentwicklung. Angesichts der hohen Geschwindigkeit, mit der immer wieder neue Verfahren und Tools auf den Markt kommen, müssen auch die Kompetenzen der Mitarbeitenden sich immer wieder schnell ändern. Statt darauf zu hoffen, neue Personen zu finden, die die Qualifikationen bereits mitbringen, ist es häufig sinnvoller, die Kompetenzen der bestehenden Mitarbeitenden erhöhen. Einerseits kann man so den Mitarbeitenden eine Entwicklung innerhalb des Unternehmens ermöglichen, andererseits eventuell durch Automatisierung freigewordene Kapazitäten der Mitarbeitenden für anspruchsvollere Aufgaben nutzen. Um die Profile der Personen mit den benötigten Kompetenzen zu matchen, eignet sich besonders gut ein Learning Management System (LMS), in dem geeignete Kurse direkt eingebunden werden können und die Personalabteilung oder Geschäftsführung Fortschritte direkt verfolgen kann. Es funktioniert wie eine interne Akademie, die aber nicht mühsam selbst aufgebaut werden muss und ist übersichtlicher als eine lose Sammlung von Zertifikaten unterschiedlichster Anbieter.
- Was bringt ein Learning Management System? Es gibt dem Management eine schnelle und vollständige Übersicht über die benötigten und vorhandenen Kompetenzen der einzelnen Mitarbeitenden. Für die Mitarbeitenden können individuell Kurse definiert und direkt im System absolviert werden. So wird Entwicklung einfach ermöglicht und die notwendigen Qualifikationen sicher erreicht.
- Was kostet ein Learning Management System? Die Lizenzgebühren sind abhängig von Anbieter und Unternehmensgröße, für kleinere Unternehmen sind oft sehr günstige Basisversion verfügbar. Der Aufwand der Einrichtung wird durch die hohe Transparenz im Betrieb schnell wieder absorbiert.
Digitalisierung als Strategie wird erst durch Umsetzung zu einem konkreten Vorteil
Es gibt noch viele weitere Strategien, mit denen gerade kleinere Betriebe und Organisationen äußerst wirksam von einer Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse profitieren können. Mit Maßnahmen in den genannten drei Feldern können Unternehmen dem Fachkräftemangel heute schon effektiv entgegentreten und für die Zukunft günstige Bedingungen schaffen, um die richtigen Personen für sich zu begeistern. Auch wenn damit nicht alle Probleme gelöst werden, kann der akute Druck gelindert und konkrete erste Schritte zur Digitalisierung im Unternehmen gesetzt werden.
Möchten Sie mehr über die einzelnen Felder erfahren? Wir beraten Sie gerne, mit welchen Maßnahmen, Systemen und Tools Sie die Themen bei sich schnell und sicher umsetzen können.