Strategie innovative di digitalizzazione per le PMI in tempi di carenza di lavoratori qualificati
Lavorare costantemente al limite delle capacità, e spesso oltre, mette dipendenti e manager sotto forte pressione. Non ci sono più risorse per lo sviluppo e la riflessione, il burnout e le decisioni sbagliate sono rischi reali che possono innescare dinamiche fatali. Come può la digitalizzazione contribuire a risolvere questi problemi nel breve periodo?
La notevole carenza di lavoratori qualificati sta già spingendo molte aziende al limite e le previsioni per il futuro sono ancora più drastiche. Per uscire dal circolo vizioso di pressioni e reazioni evasive, le aziende devono sviluppare una strategia attiva per trovare e mantenere personale adeguato. Le aziende più piccole, in particolare, hanno difficoltà a trovare il tempo per fare employer branding e dedicarsi al recruiting, che richiede molto tempo, in aggiunta alle attività quotidiane. Ma come possono, come singoli attori, affrontare la crescente pressione globale? C’è speranza in un altro sviluppo altrettanto potente che, se applicato correttamente, può dare sollievo.
La digitalizzazione offre soluzioni concrete
Tutti parlano di digitalizzazione, ma per la maggior parte delle persone il concetto rimane sfuggente. Finché non viene attuata in termini concreti, non è del tutto chiaro: come si fa a digitalizzare qualcosa in un’azienda o nella pubblica amministrazione? Cosa può e cosa deve essere digitalizzato? Qual è l’impatto, da dove si comincia? Ma la domanda più importante è: perché dovremmo farlo? La risposta è: perché un processo digitale può avere un impatto molto reale e in molti casi può essere un’alternativa equivalente all’utilizzo del lavoro umano e manuale. Privilegiare l’uso della manodopera laddove i computer, con le loro attuali capacità e funzioni, letteralmente “non possono arrivare”, è un uso intelligente e sensato delle risorse di un’azienda.
Ma cosa si può fare in concreto con la digitalizzazione per alleviare la pressione della carenza di lavoratori qualificati? Qui di seguito, mettiamo in evidenza tre campi principali in cui le misure hanno un impatto diretto. Nel farlo, esaminiamo sia i vantaggi che si possono ottenere sia gli investimenti necessari per ottenerli.
Automatizzare i processi, trasferire i compiti: Far fare il lavoro alle macchine
Lo strumento più ovvio è l’assunzione di compiti precedentemente svolti da persone. Un numero sorprendente di attività è adatto a questo scopo; in pratica: qualsiasi compito che viene eseguito più di una volta esattamente nella stessa forma. Dalla verifica di dati specifici e dalla risposta a domande, all’inoltro di informazioni o alla creazione di documenti in modo completamente autonomo, le possibilità tecniche sono già oggi virtualmente illimitate e in continua espansione. Il fattore limitante è il tempo necessario per automatizzare il processo, invero non ne vale la pena per tutti i processi. E come si fa a capire cosa si può automatizzare bene? Una tecnica molto semplice potrebbe essere quella di chiedere a ogni dipendente di tenere un elenco di tutto ciò che fa per una settimana. In seguito, per ogni voce si può considerare COME potrebbe essere automatizzata, mentre nella fase successiva si valuterà se ne vale la pena.
Inoltre, ciò che si applica ai processi esistenti può essere applicato anche a quelli nuovi. Se un processo viene modificato o introdotto ex novo nell’azienda, si deve sempre considerare allo stesso tempo quali parti di esso possono essere automatizzate.
- Quali sono i vantaggi dell’automazione? L’automazione riduce il carico di lavoro dei dipendenti, riduce gli errori e aiuta a raccogliere dati per rendere più valutabili i propri processi. Queste informazioni aggiuntive contribuiscono all’ottimizzazione e a una migliore definizione delle priorità.
- Quanto costa l’automazione? Implementare una nuova soluzione software comporta un investimento finanziario e di tempo; tuttavia, spesso è possibile utilizzare il software esistente e quindi sfruttarne meglio le funzionalità. L’automazione costa tempo, ma deve essere considerata un investimento. In ogni caso, questo passo richiede un certo impegno e il superamento di un percorso già noto.
Nuove opportunità per i dipendenti e i team: lavorare a distanza e in modo asincrono
Rendere più flessibili gli orari e le sedi di lavoro è uno dei maggiori potenziali della digitalizzazione, soprattutto per le aziende più piccole. Non tutte le attività possono essere virtualizzate nella stessa misura: la produzione e i servizi speciali hanno meno potenziale per farlo; tuttavia, guardando più in profondità, le attività adatte sono spesso sorprendentemente numerose, poiché alcune possono essere virtualizzate solo in termini di spazio, altre solo in termini di tempo, altre ancora in entrambe le dimensioni. Le possibilità non consistono in una completa flessibilità o una totale rigidità, ma in un numero infinito di soluzioni per soddisfare le esigenze dei dipendenti. Ad esempio, sistemi di turni con unità più brevi, orari di lavoro condensati, lavoro ibrido, giorni fissi in ufficio, orari di base, più o meno giorni di ferie, definizione delle ore effettivamente lavorate, lavoro all’estero…
- Quali sono i vantaggi del lavoro a distanza? I vantaggi più importanti sono l’aumento della produttività e della soddisfazione dei dipendenti esistenti, il rafforzamento dell’immagine dell’azienda e come datore di lavoro, nonché la possibilità di attrarre e integrare specialisti al di fuori del mercato locale (ad esempio dipendenti che vivono in altre regioni, ma parlano la lingua dell’azienda). Per i dipendenti, i vantaggi della flessibilizzazione non possono essere sopravvalutati nella loro importanza.
- Quanto costa il lavoro a distanza? Inizialmente, comporta uno sforzo e l’abituarsi alla nuova situazione. In particolare, molti manager hanno difficoltà ad abbandonare l’idea che la stessa cosa valga per tutti e che un argomento frequentemente utilizzato (“Non posso permettere al dipendente A di fare questo, perché poi tutti vorranno farlo”) non è più applicabile; dopo tutto, il punto è proprio quello di assecondare l’individuo. La buona notizia è che questi investimenti hanno un ROI sproporzionato: chi vede le sue esigenze ben soddisfatte non è motivato a cercare un altro lavoro ed è disposto a fare la sua parte per aiutare l’azienda ad avere successo. Di solito, gli investimenti vengono più che recuperati in breve tempo grazie alla maggiore produttività e alla sicurezza nella pianificazione.
Formazione digitale e sviluppo con un Learning Management System
Il terzo ambito in cui le aziende possono affrontare la carenza di lavoratori qualificati attraverso la digitalizzazione è quello, sempre più importante, della qualificazione e del perfezionamento professionale. Data l’elevata velocità con cui nuovi processi e strumenti vengono costantemente immessi sul mercato, anche le competenze dei dipendenti devono cambiare rapidamente. Invece di sperare di trovare nuove persone già qualificate, spesso ha più senso aumentare le competenze dei dipendenti esistenti. Da un lato, ciò consente ai dipendenti di svilupparsi all’interno dell’azienda e, dall’altro, di utilizzare le capacità eventualmente liberate dall’automazione per compiti più impegnativi. Per far coincidere i profili delle persone con le competenze richieste, risulta particolarmente conveniente integrare un sistema di gestione dell’apprendimento (LMS) dove i corsi più adatti possono essere e l’HR o la direzione possono seguirne i progressi. Funziona come un’accademia interna, con il vantaggio di non dover essere costruita faticosamente dall’azienda stessa, ed è più chiara di una raccolta di certificati provenienti da una vasta gamma di fornitori.
- Quali sono i vantaggi di un Learning Management System? Fornisce alla direzione una panoramica rapida e completa delle competenze richieste ed esistenti dei singoli dipendenti. I corsi possono essere definiti individualmente per i dipendenti e svolti direttamente nel sistema. Questo facilita lo sviluppo e garantisce il raggiungimento delle qualifiche necessarie.
- Quanto costa un Learning Management System? I costi per le licenze dipendono dal fornitore e dalle dimensioni dell’azienda. Per le aziende più piccole sono spesso disponibili versioni di base molto economiche. Il costo di installazione viene rapidamente assorbito dall’elevata trasparenza operativa.
La digitalizzazione come strategia diventa un vantaggio concreto solo con l’attuazione
Esistono molte altre strategie con cui le aziende e le organizzazioni (soprattutto le più piccole) possono trarre vantaggi estremamente efficaci dalla digitalizzazione dei processi aziendali. Adottando misure nei tre campi sopra indicati, le aziende possono contrastare efficacemente la carenza di lavoratori qualificati oggi e creare condizioni favorevoli per attrarre le persone giuste in futuro. Anche se questo non risolverà tutti i problemi, è possibile alleviare la pressione e compiere i primi passi concreti verso la digitalizzazione in azienda.
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