Moderare videoconferenze con successo

Le videoconferenze sono improvvisamente diventate parte della nostra nuova normalità. Inizialmente c’è grande sorpresa e gioia – funziona, si possono davvero fare riunioni, ma presto segue la disillusione: le videoconferenze non sono un successo assicurato e molte cose che funzionano senza problemi in una sala riunioni qui non funzionano affatto.  In questo articolo spieghiamo a cosa bisogna prestare attenzione, come organizzare e condurre la videoconferenza in modo ottimale, quali regole sono adatte e come ottenere il massimo dalla riunione – per tutti i partecipanti. Alla fine dell’articolo troverete la nostra guida alla videoconferenza in formato PDF da scaricare.

Oltre agli aspetti più tecnici – poter scrivere, ascoltare e vedere bene, vedere i relativi documenti – ci sono molti fattori organizzativi e umani che giocano un ruolo decisivo per il successo delle videoconferenze. Dopo tutto, una collaborazione di successo non riguarda solo il risultato in termini di contenuti ma anche la soddisfazione dei partecipanti.

In primo luogo, ecco alcune regole basilari, il cui significato è spiegato nel corso dell’articolo:

• Nessuna videoconferenza senza moderazione
• Più chiaro è il quadro e la struttura, migliore è il risultato
• Pianificare le pause

Pianificare videoconferenze: tempo ben investito

La preparazione è sostanzialmente simile a un incontro faccia a faccia. Nell’invito si inviano il link ed i requisiti tecnici e idealmente si nomina un contatto di supporto in caso di problemi. Comunicate le tempistiche ed un ordine del giorno chiaro, in modo che i partecipanti possano preparare in anticipo le aggiunte o i cambiamenti. Per la videoconferenza stessa, preparate l’ordine del giorno su una Whiteboard, un blocco note accessibile ai partecipanti oppure in una presentazione in PowerPoint. Se è già possibile, è ideale inviare i documenti. In questo modo i partecipanti possono prepararsi.

L’inizio è la chiave del successo

La struttura di una videoconferenza si differenzia dalla riunione tradizionale in quanto la fase introduttiva è molto più intensa. Quando si entra nella sala riunioni si è visibili a tutti, ci si saluta e ci si scambia qualche parola. Nella riunione online, questa fase manca. Spesso i partecipanti passano inosservati o non tutti coloro che partecipano alla riunione si conoscono. Il moderatore deve quindi chiamare i partecipanti uno per uno, possibilmente presentandoli e chiedendo loro come si stanno. È utile che, almeno all’inizio di una call, tutti i partecipanti si vedano – questo crea un’atmosfera di connessione e familiarità e può creare una migliore comprensione degli aspetti non verbali dello stile di comunicazione dei singoli partecipanti anche nel breve tempo a disposizione. Per questo motivo, tutte le videocamere devono essere accese all’inizio e i gruppi fino a cinque partecipanti possono in pratica lasciarle accese. Per i gruppi più grandi, nei quali dopo il saluto tutti spengono le telecamere e solo il moderatore e l’interlocutore corrente le lasciano accese – è stato dimostrato che questo fa risparmiare larghezza di banda e l’attenzione dei partecipanti. Il microfono dovrebbe essere sempre spento per evitare di disturbare con il rumore di sottofondo.

La fase introduttiva della conferenza comprende anche il chiarimento delle responsabilità: chi è il moderatore, quali sono i suoi compiti? Chiama solo i partecipanti o controlla anche il rispetto del tempo a disposizione? Chi prepara il protocollo e dove lo trovano i partecipanti?

Il successo della conferenza sta nel moderatore. Quest’ultimo guida attivamente i partecipanti durante la riunione, si assicura che le regole siano rispettate e fa in modo che tutti prendano la parola. Il moderatore non deve necessariamente essere il partecipante di livello più alto, ma ha comunque l’autorità di interrompere. Una moderazione attiva migliora la riunione, poiché il moderatore riassume, commenta e guida la discussione in una direzione costruttiva e concreta.

Oltre all’ordine del giorno e alle priorità dei singoli punti, anche le regole dovrebbero essere discusse in modo approfondito. Alcune di esse si applicano sempre, altre devono essere stabilite individualmente, come ad esempio la lingua. In ogni caso, devono essere brevemente ripetute – anche i team esperti di videoconferenza ne traggono vantaggio.

È utile dare ai partecipanti un orientamento temporale e lasciare tempo per le domande già all’inizio, in modo che le fasi di input non siano interrotte da domande. A seconda della durata, è necessario pianificare anche delle pause – le videoconferenze richiedono molta più attenzione rispetto alle riunioni fisiche, per questo è necessaria una breve pausa al massimo dopo 2 ore. Si possono prendere appunti della riunione sulla Whiteboard, ossia la lavagna digitale.

Utilizzare tutti i canali disponibili

Nonostante tutti gli sforzi, tramite audio si perdono molte informazioni. Ecco perché le moderne soluzioni di videoconferenza offrono quasi sempre la possibilità di ulteriori input visivi oltre alle immagini della videocamera. Con PowerPoint, le Whiteboard e le immagini, le videoconferenze si arricchiscono notevolmente e acquistano un peso emotivo diverso. Ma attenzione: proprio come nella sala conferenze, quando si mostra una presentazione, tutti la guardano quella e basta. È quindi importante utilizzare gli strumenti di visualizzazione in modo attivo e consapevole.

Anche la fine di una videoconferenza può essere organizzata in modo attivo e significativo. Per concludere bene l’incontro, ogni riunione dovrebbe terminare con una breve sessione di feedback in cui i partecipanti (con la videocamera accesa) parlano delle loro “Lessons learned”. In questo modo si evita la discussione un argomento specifico solo tra pochi partecipanti, in quanto ognuno è resro partecipe della conversazione. Le “Lessons learned” possono riferirsi al contenuto dell’incontro ma anche agli aspetti tecnici o alla qualità dell’incontro.

Registrazione di videoconferenze: solo con autorizzazione

La registrazione è una questione delicata. Spesso ci sono conflitti di date e i partecipanti interessati non riescono a partecipare all’incontro vero e proprio. Mentre una riunione verrebbe in tal caso rinviata o la persona impossibilitata a partecipare riceverebbe il protocollo o un riassunto orale, le videoconferenze possono essere registrate integralmente. Ciò presenta vantaggi e svantaggi – non tutti i partecipanti sono necessariamente entusiasti di essere registrati ad esempio, e, a seconda del livello di riservatezza e della piattaforma utilizzata, effettuare una registrazione è addirittura rischioso. In ogni caso, per la registrazione deve essere ottenuto il consenso di tutti i partecipanti, i quali devono essere informati della registrazione; di quest’ultima si deve esplicitare lo scopo, l’utilizzo e la durata di conservazione. Non è consigliabile fare una registrazione di tutte le riunioni per risparmiarsi ad esempio la redazione del protocollo.

Quali regole sono veramente utile?

Come ultimo punto consideriamo le regole di cui sopra. Alcune regole sono sempre utili e valide, altre devono essere definite individualmente da ogni team. L’elenco non ha la pretesa di essere completo e deve essere controllato di volta in volta per verificarne l’adeguatezza.

Definite:

• Attività e autorità del moderatore (dà la parola, conduce attivamente la riunione)
• Clima di discussione rispettoso: lasciare parlare, feedback imparziale
• Durata totale della riunione e gestione della riunione oltre i tempi stabiliti (ad es. fine della riunione in tempo nonostante la discussione rimanga incompiuta)
• Quale lingua per la conversazione e la documentazione?
• Livello di riservatezza (ad es. registrazione o meno)

Chiarite:

• In che modo i partecipanti indicano di voler prendere la parola: tramite chat (ad es. con specifiche emoji o parole chiave), il moderatore dà la parola
• Chiarire il significato delle emoji: pieno accordo / integrazione importante / domanda / obiezione
• Uso della chat (per integrazioni, link, domande, scambio)
• Utilizzare solo video o audio

Abbiamo riassunto i punti più importanti di questo articolo in un PDF da stampare, come guida per la vostra prossima videoconferenza. Se trovaste utile la nostra lista, saremmo felici se la condivideste anche con altri!

Auf deutsch: Videokonferenzen erfolgreich moderieren (PDF)
In english: Moderating a video conference (PDF)