Videokonferenzen erfolgreich moderieren

Videokonferenzen sind über Nacht Teil unserer neuen Normalität geworden. Zunächst ist die Verwunderung und Freude groß – es funktioniert, man kann sich wirklich gut besprechen. Doch schon bald folgt die Ernüchterung: ein Selbstläufer sind Videokonferenzen nicht und vieles, was im physischen Besprechungszimmer einfach klappt, funktioniert hier überhaupt nicht. In diesem Artikel erklären wir, worauf Sie achten müssen, wie Sie die Videokonferenz optimal organisieren und durchführen, welche Regeln sich eignen und wie Sie aus der Besprechung das Maximum herausholen – für alle Beteiligten. Am Ende des Artikels finden Sie unseren Videokonferenz-Guide als PDF zum Download.

Neben den eher technischen Aspekten – sich einwählen können, gut hören und sehen, die relevanten Dokumente angezeigt bekommen – gibt es viele organisatorische und menschliche Faktoren, die für das Gelingen eine entscheidende Rolle spielen. Bei einer erfolgreichen Zusammenarbeit geht es schliesslich nicht nur um das inhaltliche Ergebnis, sondern auch um die Zufriedenheit der Teilnehmer.

Zunächst einige Grundregeln, deren Sinn sich im Laufe des Artikels erklärt:

• Keine Videokonferenz ohne Moderation
• Je klarer Rahmen & Struktur, desto besser das Ergebnis
• Mit Pausen planen

Videokonferenzen planen: gut investierte Zeit

Die Vorbereitung ähnelt grundsätzlich der einer Präsenz-Besprechung. In der Einladung senden Sie die Einwahldaten, die technischen Voraussetzungen und benennen im Idealfall einen Support-Kontakt, falls es Probleme gibt. Kommunizieren Sie einen klaren zeitlichen Rahmen und die Agenda, damit die Teilnehmer bereits vorab Ergänzungen oder Änderungen vorbereiten können. Für die Videokonferenz selbst bereiten Sie die Agenda auf einem Whiteboard, einem den Teilnehmern zugänglichen Notizbuch oder in einer PowerPoint-Präsentation vor. Falls Sie schon Unterlagen mitschicken können: Ideal! So sind die Teilnehmer optimal vorbereitet und müssen ihre Aufmerksamkeit nicht aufteilen.

Erfolgsentscheidend ist der Einstieg

Die Struktur einer Videokonferenz weicht vom traditionellen Meeting insofern ab, als die Einführungsphase sehr viel intensiver ist. Im Konferenzraum kommt man für alle sichtbar herein, begrüßt sich und wechselt einige Worte. Diese Phase fällt online weg – sie ist aber hilfreich, um in den Austausch-Modus zu kommen. Oft kommen Teilnehmer unbemerkt dazu oder man kennt nicht alle im Call. Der Moderator muss diese Brücke schlagen, indem er die Teilnehmer einzeln aufruft, eventuell vorstellt und ihre Stimmung abfragt. Es ist hilfreich, wenn sich zumindest zum Beginn eines Calls alle Teilnehmer gegenseitig sehen – das schafft eine Atmosphäre der Verbundenheit und Vertrautheit und kann selbst in der kurzen Zeit ein besseres Verständnis für die nonverbalen Aspekte der Kommunikationsstils einzelner Teilnehmer schaffen. Deshalb sollten zu Beginn alle Videokameras eingeschaltet sein. Nach der Begrüßung schalten alle die Kameras aus, nur der Moderator und der jeweils aktuelle Sprecher lassen sie eingeschaltet – das schont Bandbreite und Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Das Mikrofon sollte grundsätzlich ausgeschaltet sein, um keine störenden Hintergrundgeräusche oder Rückkopplungen zu generieren.

Zur Einführungsphase in der Konferenz gehört auch die Klärung der Zuständigkeiten: Wer ist der Moderator, was sind seine Aufgaben? Ruft er nur die Teilnehmer auf oder wacht er auch über die Einhaltung der Zeitbudgets? Wer fertigt das Protokoll an und wo finden die Teilnehmer es?

Der Erfolg der Konferenz steht und fällt mit dem Moderator. Er führt die Teilnehmer aktiv durch das Meeting, sorgt für die Einhaltung der Regeln und achtet darauf, dass alle angemessen zu Wort kommen. Dabei muss der Moderator nicht unbedingt der ranghöchste Teilnehmer sein – trotzdem hat er die Autorität, auch zu unterbrechen. Eine aktive Moderation wertet die Besprechung auf, indem der Moderator zusammenfasst, kommentiert und die Gesprächsführung in eine konstruktive und konkrete Richtung lenkt.

Unbedingt besprochen werden sollten neben der Agenda und den Prioritäten der einzelnen Punkte auch die Regeln. Einige gelten immer, andere müssen individuell festgelegt werden wie beispielsweise die Sprache. In jedem Fall sollten sie kurz wiederholt werden, selbst erfahrene Videokonferenz-Teams profitieren davon.

Hilfreich ist es, den Teilnehmern eine zeitliche Orientierung zu verschaffen und dabei bereits zu Beginn Zeiten für Rückfragen einzuräumen, so dass die Input-Phasen nicht durch Fragen unterbrochen werden. Je nach Dauer sollten auch Pausen fest mit eingeplant werden – Videokonferenzen erfordern eine signifikant höhere Aufmerksamkeit als physische Meetings, weshalb spätestens nach 2 Stunden eine kurze Unterbrechung nötig ist. Der Ablauf kann auf dem Whiteboard neben der Agenda festgehalten werden.

Alle verfügbaren Kanäle verwenden

Bei allem Bemühen geht auf der Tonspur viel Information verloren. Deshalb bieten moderne Videokonferenz-Lösungen neben den Kamerabildern fast immer auch die Möglichkeit für weiteren visuellen Input. Mit PowerPoint, Whiteboards und Bildern werden Videokonferenzen spürbar angereichert und bekommen ein anderes emotionales Gewicht. Aber Achtung: Wie im Konferenzraum gilt auch hier: wenn man eine Präsentation zeigt, schauen alle nur noch dort hin. Es ist deshalb wichtig, die Visualisierungsmöglichkeiten aktiv und bewusst zu nutzen.

Auch das Ende einer Videokonferenz lässt sich auf eine aktive, sinnvolle Art gestalten. Um mit einem guten Gefühl aus dem Termin zu gehen, sollte jedes Meeting mit einer kurzen Feedback-Runde beendet werden, bei der Teilnehmer (mit eingeschalteter Videokamera) über ihre „Lessons Learned“ sprechen. Auf diese Art verhindert man ein ewiges Zerfasern der Session, bei dem ein spezifisches Argument nur noch zwischen wenigen Teilnehmern weitergeführt wird und aktiviert jeden Teilnehmer nochmals. Die „Lessons learned“ können sich sowohl auf die Inhalte der Besprechung als auch auf technische Aspekte oder die Besprechungsqualität beziehen.

Videokonferenzen aufzeichnen: nur mit Genehmigung

Ein heikles Thema ist die Aufzeichnung. Häufig ergeben sich Terminkonflikte und interessierte Teilnehmer sind zum eigentlichen Termin verhindert. Während ein Präsenztermin in einem solchen Fall verschoben würde oder der Verhinderte das Protokoll oder eine mündliche Zusammenfassung erhielte, bietet sich bei Videokonferenzen die Aufzeichnung der gesamten Session an. Dies birgt Vor- und Nachteile – nicht jeder Teilnehmer ist beispielsweise mit einer Aufzeichnung unbedingt glücklich und je nach Vertraulichkeitsniveau und verwendeter Plattform ist es sogar riskant, eine Aufzeichnung anzufertigen. In jedem Fall muss für eine Aufzeichnung das Einverständnis aller beteiligten Teilnehmer eingeholt werden, sie muss unmissverständlich angekündigt und ihr Zweck, Verwendung und Speicherdauer erklärt werden. Eine pauschale Aufzeichnung aller Meetings, um sich beispielsweise die Protokollierung zu sparen, ist nicht ratsam.

Welche Regeln braucht es wirklich?

Als letzten Punkt betrachten wir die vorab erwähnten Spielregeln. Einige Regeln sind immer sinnvoll und global gültig, andere muss jedes Team für sich definieren. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und sollte von Zeit zu Zeit auf ihre Angemessenheit überprüft werden.

Definiere:

• Aktivität & Autorität des Moderators (erteilt das Wort, führt Meeting aktiv)
• Respektvolles Gesprächsklima: aussprechen lassen, wertungsfreies Feedback
• Gesamtdauer der Besprechung & Umgang mit Zeitüberschreitung (z.B. trotzdem pünktliches Ende trotz unbeendeter Diskussion)
• Welche Sprache für Gespräch und Dokumentation?
• Vertraulichkeitsniveau (z.B. Aufzeichnung oder nicht)

Kläre:

• Wie zeigen Teilnehmer an, dass sie sprechen möchten: via Chat (z.B. mit festgelegten Emojis oder Stichwort), Moderator erteilt das Wort
• Bedeutungen von Emojis klären: Volle Zustimmung / Wichtige Ergänzung / Frage / Einwand
• Verwendung des Chats (für Ergänzungen, Links, Fragen, Austausch)
• Verwendung Video oder nur Audio

Die wichtigsten Punkte dieses Artikels haben wir in unserem #ewicoguide Videokonferenzen erfolgreich moderieren (PDF) auf einer Seite zusammengefasst – zum Ausdrucken, als Leitfaden oder Gedächtnisstütze für Ihre nächste Videokonferenz. Wenn Ihnen die Liste geholfen hat, freuen wir uns, wenn Sie sie mit anderen teilen!

In Italiano: Moderare videoconferenze con successo (PDF)
In english: Moderating a video conference (PDF)