Onboarding da remoto – Entrare in un team a distanza

Gran parte del mondo durante questa primavera si è fermata – a causa dell’isolamento, molte persone sono rimaste a casa e chi ha potuto, ha continuato a lavorare da lì. Ciò ha avuto conseguenze drastiche per l’economia mondiale, anche a breve termine. Mentre la pandemia CoVid-19 da un lato sta causando una riduzione del lavoro, chiusure di aziende e licenziamenti di massa, dall’altro in alcune realtà i dipendenti vengono ancora assunti. Dalle restrizioni emergono nuovi modelli di business e le aziende si ristrutturano – ciò richiede nuove competenze, spesso anche nuovi ruoli. Negli ultimi mesi vi è stata quindi anche una richiesta di nuovi dipendenti.

Ma come si fa a cambiare lavoro in tempi di restrizioni? Come si fa ad entrare in un team in cui tutti si siedono nel proprio homeoffice? Molte aziende avevano una certa esperienza in questo campo prima che la pandemia si diffondesse ma vi erano almeno alcuni aspetti “reali” come un secondo colloquio di lavoro svolto presso la sede dell’organizzazione. Nulla di tutto ciò è attualmente possibile, tuttavia l’esperienza iniziale dimostra che i risultati dell’ingresso in un team da remoto non sono peggiori.

 

Le sfide dell’ingresso in un team da remoto

La sfida più ovvia è prima di tutto una sfida organizzativa: i requisiti tecnici per il lavoro devono essere soddisfatti. In pratica, ciò significa che l’amministratore del reparto IT deve impostare i rispettivi dispositivi e profili in anticipo e poi metterli a disposizione del nuovo collaboratore senza contatto. Anche i requisiti di sicurezza devono essere adattati con precisione alla situazione di homeoffice e il dipendente deve essere formato in merito.

Appena completata l’impostazione, inizia la fase di orientamento. Oltre a una formazione mirata e attiva (ad es. tramite videoconferenza, idealmente in un ambiente di test per una sperimentazione senza rischi), il dipendente dovrebbe essere incoraggiato a guardarsi intorno, a fare domande e ad agire di persona.  È utile un contatto affidabile all’interno dell’organizzazione, che introduce il sistema ed è presente come persona di contatto durante i primi giorni e le prime settimane.

 

Definire gli obiettivi, richiedere un impegno di squadra

I nuovi arrivati non amano distinguersi – questo è umano. Per condurre la cooperazione verso processi naturali, efficienti e produttivi, una cultura della comunicazione attiva aiuta – cioè non solo ad esprimersi quando viene chiesto concretamente, ma anche a raccontare di sé stessi di propria iniziativa. Oltre alla presentazione ufficiale durante la riunione del team o sul canale appropriato da parte dei superiori, questi ultimi dovrebbero anche stabilire i primi rapporti in termini di contenuto: incarichi di collaborazione, riferimento alle procedure abituali e ai responsabili – l’organigramma non ufficiale, per così dire. Se esiste un luogo per conversazioni informali, il nuovo membro del team dovrebbe essere esplicitamente invitato a partecipare ad argomenti già esistenti e a contribuire con le proprie idee. Per poter affrontare le prime settimane e conoscere gli altri membri del team attraverso una concreta collaborazione sui contenuti, è utile impostare i compiti nel modo più specifico e dettagliato possibile, includendo sempre riferimenti interni ed eventuali esperti. Un obiettivo potrebbe essere quello di aver avuto contatti con tutti i dipendenti dell’azienda (se <30 dipendenti) o del reparto entro i primi 30 giorni. Non è solo compito del nuovo dipendente integrarsi – anche il team è messo alla prova!

 

Il fattore umano per l’impegno

Il completamento delle attività e l’uso proficuo delle competenze è una cosa, ma ciò che rende un dipendente davvero prezioso per un’organizzazione o un’azienda è la sua umanità.

L’innovazione esiste solo se le persone sono impegnate e coinvolte in prima persona. La soddisfazione di un dipendente cresce di pari passo con l’apprezzamento che riceve come persona e con la sua integrazione nel team. Ma come si fa non solo a continuare, ma anche a stabilire fondamentalmente uno spirito di squadra, se il team non si conosce ancora? Avete indovinato: bisogna conoscersi, superare insieme le sfide e raggiungere il successo.

Esattamente come ciò avvenga, tramite partite di “Trivia” del giovedì, lezioni di yoga online o aperitivi virtuali dopo il lavoro, è del tutto irrilevante – ma è chiaro che il modo più semplice e migliore per farlo è in un ambiente semi-informale. I vertici aziendali si fanno quindi un favore non solo tollerando lo scambio informale, ma incoraggiandolo esplicitamente. La paura di aprire un vaso di Pandora con questo permesso e di trasformare i vostri dipendenti motivati in una pausa caffè improduttiva è infondata in quasi il 100% dei casi – spesso è vero il contrario! All’inizio può sembrare artificiale, ma presto si perde la timidezza di invitare gli altri per un caffè virtuale, fare una chiacchierata in videoconferenza e conoscersi.

 

Quali opportunità offre l’ingresso in un team da remoto

La trasformazione digitale ha un carattere dirompente: dopo l’introduzione di alcuni sviluppi tecnici, il mondo è diverso da prima. Questo vale anche in questo caso, lavorare a distanza cambia fondamentalmente alcune condizioni. Se fai ingresso in un’azienda da remoto, non devi trasferirti per il lavoro dei tuoi sogni. Perciò, il mercato dei lavoratori qualificati si apre alle aziende al di fuori della regione. Coloro che lavorano a distanza e acquisiscono un modo di lavorare autosufficiente e auto-organizzato, diventano estremamente efficienti – questo rende felici non solo i colleghi e i superiori ma anche loro stessi. I colleghi in ufficio sono una compagnia meravigliosa, ma d’altra parte ci sono spesso meno distrazioni a casa. Inoltre, un cambiamento di prospettiva è utile – a casa ci si avvicina alle cose in modo diverso, il che può essere sorprendentemente positivo per alcune persone. Anche l’ambiente ed il nostro sistema di trasporto cronicamente congestionato ne traggono vantaggio. Infine, ma non meno importante, la possibilità di lavorare da una sede diversa dall’ufficio ci rende molto flessibili. Una visita medica a casa, in attesa di un operaio o di un pacco, un figlio malato o il brutto tempo- ci sono molti motivi per lavorare da casa di tanto in tanto, se la qualità del lavoro non ne risente.

 

Anche in ewico abbiamo già avuto l’opportunità di sperimentare l’arrivo di una nuova collega a distanza. Dalla fine di aprile, Franziska Kössler ci sostiene nell’ambito dello Smart working e della comunicazione.

 

Signora Kössler, ciò che è stato una normale parte della nostra cultura aziendale per anni può essere un mondo completamente nuovo per gli altri – come si è sentita ad entrare a far parte di ewico?

Dai colloqui di lavoro all’onboarding e nella mia attività lavorativa svolta finora, ho conosciuto ewico esclusivamente virtualmente. La fiducia comunicata e gli strumenti tecnici di qualità messi a mia disposizione mi hanno reso molto ottimista fin dall’inizio su una collaborazione di successo. Dopo il primo mese di tirocinio non posso che confermarlo. Nonostante il contatto esclusivamente virtuale con i miei colleghi, mi sento parte del gruppo e integrata.

Ha terminato gli studi a Monaco di Baviera qualche settimana fa, come vive il passaggio alla vita professionale in questa situazione straordinaria?

Ho concluso i miei studi presso la Facoltà di Economia Aziendale “a distanza”, quindi il passaggio ad un tirocinio in homeoffice non è stato particolarmente difficile per me.

Tuttavia, mi considero molto fortunata per il fatto che ewico sia così flessibile e ben organizzata: molti dei miei amici e compagni hanno dovuto rimandare il loro tirocinio a causa dello stato di emergenza Covid-19 o non hanno potuto iniziarlo.

Qual è stata la sfida più grande per Lei in relazione all’ingresso nel team ewico?

Per me era particolarmente importante costruire un buon rapporto con tutti i colleghi e capire rapidamente le dinamiche aziendali. Per me era una novità, ma dato che i dipendenti di ewico sono già esperti di collaborazione virtuale e hanno la giusta mentalità a riguardo, è stato molto facile ambientarsi. Inoltre, attribuisco grande importanza a strutturare bene ogni giornata di lavoro nel mio homeoffice e a preparare al meglio ogni singolo Jourfix, in modo che non venga dimenticato nessun argomento di riunione. Purtroppo, al momento non è possibile lavorare semplicemente dalla scrivania dell’ufficio.

Cosa Le manca in questa situazione, cosa vede come problematico a lungo termine nel lavorare insieme a distanza?

A lungo andare mi mancherebbe il contatto personale con i miei colleghi. Non vedo quindi l’ora di lavorare presto dalla sede di Bolzano.

In autunno inizierà il Suo master. Cosa ricorderà di questo periodo?

In realtà, i miei studi dovrebbero iniziare ad agosto in Norvegia. Resta da vedere se ciò sarà possibile o se il primo semestre si svolgerà online a causa dello stato di emergenza. Se il master potrà essere avviato solo a distanza, sarò ottimista riguardo a un buon inizio in questo nuovo capitolo, perché il tempo trascorso in ewico mi ha dimostrato che è possibile lavorare insieme virtualmente e abituarsi ad un nuovo ambiente.

Grazie mille