Remote onboarding – Einstieg auf Distanz

Die Welt stand in diesem Frühling zu großen Teilen still – dank Lockdown war ein großer Teil der Menschen zuhause, wer konnte, arbeitete von dort aus weiter. Für die Wirtschaft weltweit hatte das schon in der kurzen Frist drastische Folgen. Doch während die CoVid-19 Pandemie auf der einen Seite Kurzarbeit, Geschäfts-Schließungen und Massen-Entlassungen hervorruft, werden an anderer Stelle weiter Mitarbeiter eingestellt. Neue Geschäftsmodelle erwachsen aus den Beschränkungen und Unternehmen strukturieren sich um – das erfordert neue Kompetenzen, oft auch neue Rollen. Eine Nachfrage an neuen Mitarbeitern gab es deshalb auch in den vergangenen Monaten.

Doch wie funktioniert ein Jobwechsel in Zeiten räumlicher Einschränkungen, wie steigt man in ein Team ein, in dem jeder in seinem Home Office sitzt? Viele Unternehmen hatten schon vor der Ausbreitung der Pandemie zumindest teilweise Erfahrung auf diesem Gebiet, doch zumeist gab es zumindest einige „reale“ Aspekte wie ein zweites Bewerbungsgespräch vor Ort. All das ist derzeit nicht möglich, dennoch zeigen erste Erfahrungen, dass die Ergebnisse eines vollständig auf Distanz geführten Einstiegsprozesses nicht schlechter sind.

 

Herausforderungen des remote onboarding

Die offensichtlichste Herausforderung ist zunächst eine organisatorische: Die technischen Voraussetzungen für die Arbeit müssen gegeben sein. In der Praxis bedeutet das, dass der Administrator der IT-Abteilung die jeweiligen Geräte und Profile bereits im Voraus fast komplett einrichten und dem neuen Mitarbeiter dann kontaktlos zur Verfügung stellen muss. Auch die Sicherheitsanforderungen müssen genau auf die Situation im Homeoffice ausgerichtet sein und der Mitarbeiter darin geschult werden.

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, beginnt die Orientierungsphase. Neben gezielter, aktiver Schulung (z.B. via Videokonferenz, idealerweise mit Testumgebung für schadenarmes Experimentieren) soll der Mitarbeiter ermuntert werden, sich umzuschauen, Fragen zu stellen und selbst aktiv zu werden. Hilfreich ist ein zuverlässiger Kontakt innerhalb der Organisation, der ins System einführt und in den ersten Tagen und Wochen als Ansprechpartner präsent ist.

 

Ziele definieren, Team-Anstrengung fordern

Wer neu ist, tut sich ungern hervor – das ist menschlich. Um die Zusammenarbeit zu natürlichen, effizienten und produktiven Prozessen zu führen, hilft eine Kultur der aktiven Kommunikation – also sich nicht nur zu äußern, wenn man konkret gefragt wird, sondern aus eigener Initiative von sich zu erzählen. Neben der offiziellen Vorstellung im Teammeeting oder am passenden Kanal durch die Vorgesetzten sollten diese auch erste inhaltliche Beziehungen etablieren: Aufträge zur Zusammenarbeit, Hinweis auf übliche Abläufe und Verantwortliche – sozusagen das inoffizielle Organigramm. Falls es einen Ort für informelle Unterhaltungen gibt, sollte das neue Teammitglied dort explizit eingeladen werden, sich an bestehenden Themen teilzunehmen und sich mit eigenen Ideen einzubringen. Um die ersten Wochen zu überstehen und die anderen Teammitglieder durch die konkrete inhaltliche Zusammenarbeit kennenzulernen, hilft es, die Aufgaben so spezifisch und detailliert wie möglich zu stellen, immer unter Angabe interner Referenzen und möglicher Experten. Ein Ziel könnte sein, innerhalb der ersten 30 Tage mit jedem im Unternehmen (falls <30 Mitarbeiter) oder in der Abteilung Kontakt gehabt zu haben. Und: Es ist nicht allein die Aufgabe des neuen Mitarbeiters, sich zu integrieren – auch das Team ist gefordert, remote onboarding erfordert eine gemeinschaftliche Anstrengung!

 

Der menschliche Faktor für die Verbindlichkeit

Die Erledigung der Aufgaben und der gewinnbringende Einsatz der Kompetenzen ist das eine, doch was einen Mitarbeiter für eine Organisation oder Unternehmen wirklich wertvoll macht ist seine Menschlichkeit. Innovation und Schubkraft entstehen nur, wo Menschen sich persönlich engagieren und einbringen. Die Zufriedenheit eines Mitarbeiters wächst im Gleichschritt mit der Wertschätzung, die man ihm als Person entgegenbringt und seiner Einbindung ins Team. Doch wie gelingt nicht nur die Weiterführung, sondern die grundlegende Etablierung eines Teamspirits, wenn sich das Team noch gar nicht kennt? Sie ahnen es: es muss sich kennenlernen, gemeinsam Herausforderungen bewältigen und Erfolge erzielen. Wie das genau geschieht, über „Trivia“-Runden am Donnerstag, Video-Yoga oder virtuelle Feierabend-Aperitivi, ist völlig nebensächlich – es ist aber klar, dass es am einfachsten und besten im halb-informellen Rahmen gelingt. Führungskräfte tun sich deshalb einen Gefallen, informellen Austausch nicht nur zu dulden, sondern explizit zu fördern. Die Angst, mit dieser Erlaubnis die Büchse der Pandora zu öffnen und aus seinen motivierten Mitarbeitern einen unproduktiven Kaffeeklatsch zu machen, ist in nahezu 100% aller Fälle unbegründet – oft ist das Gegenteil der Fall! Am Anfang mag es bemüht und manchmal künstlich erscheinen, doch schnell verliert man die Hemmungen, andere zum virtuellen Kaffee einzuladen, einen Plausch via Videokonferenz zu halten und sich so kennenzulernen.

 

Welche Chancen remote onboarding und smart working bieten

Die digitale Transformation hat einen disruptiven Charakter: Die Welt ist nach der Einführung mancher technischen Entwicklungen eine andere als zuvor. Das gilt auch hier,  arbeiten auf Distanz ändert einige Bedingungen grundlegend. Wer remote in einem Unternehmen einsteigt, der muss für seinen Traumjob nicht umziehen. Am anderen Ende öffnet sich für Unternehmen so der Markt für Fachkräfte über die Region hinaus. Wer remote arbeitet und sich eine entsprechend eigenverantwortliche und -organisierte Arbeitsweise aneignet, wird extrem effizient – das macht nicht nur Kollegen und Vorgesetzte glücklich, sondern auch einen selbst. Die Kollegen im Büro sind wunderbare Gesellschaft, doch andererseits gibt es zuhause oft weniger Ablenkungen. Es kommt hinzu, dass ein Perspektivenwechsel oft sprichwörtlich ist – zuhause gehen wir anders an Dinge heran, was vielleicht manchem überraschend gut tut. Auch die Umwelt profitiert und unser chronisch überlastetes Verkehrssystem. Nicht zuletzt macht die Möglichkeit, auch von einem anderen Ort als im Büro zu arbeiten, sehr flexibel. Ein Arztbesuch am Wohnort, warten auf einen Handwerker oder ein Paket, ein kränkelndes Kind oder miserables Wetter – es gibt vieles, was dafürspricht, gelegentlich von Zuhause aus zu arbeiten, wenn dadurch die Qualität der Arbeit nicht leidet.

Auch bei ewico hatten wir schon Gelegenheit, den Einstieg einer neuen Kollegin rein aus der Distanz zu erleben. Seit Ende April unterstützt uns Franziska Kössler als Support in den Bereichen Smart working und Kommunikation.

 

Frau Kössler, was für uns schon seit Jahren selbstverständlicher Teil der Unternehmenskultur ist, kann für andere eine ganz neue Welt sein – wie haben Sie den Einstieg bei ewico empfunden?

Von den Bewerbungsgesprächen über das Onboarding bis hin zur bisherigen Arbeitserfahrung habe ich ewico ausschließlich virtuell kennengelernt. Das kommunizierte Vertrauen und die qualitative technische Ausstattung haben mich von Anfang an sehr optimistisch auf ein erfolgreiches Zusammenarbeiten gestimmt. Nach dem ersten Monat des Praktikums kann ich das nur bestätigen. Trotz ausschließlich virtuellen Kontakts zu den Kollegeninnen fühle ich mich bestens in das Team aufgenommen und eingebunden.

Sie haben vor wenigen Wochen Ihr Studium in München abgeschlossen, wie erleben Sie den Übergang in die Berufstätigkeit in dieser außergewöhnlichen Lage?

Meine letzten Studienleistungen und die Tätigkeit an einem Lehrstuhl der Fakultät für BWL habe ich auch schon „remote“ abgeschlossen, deshalb fiel mir der Wechsel in ein Praktikum im Home Office nicht sonderlich schwer. Ich schätze mich jedoch sehr glücklich, dass ewico an dieser Stelle so flexibel und gut organisiert war: Viele meiner Freunde und Kommilitonen mussten ihre Praktika wegen des Covid-19 Ausnahmezustandes verschieben oder konnten sie gar nicht erst antreten.

Was war für Sie die größte Herausforderung im Zusammenhang mit dem Remote onboarding bei ewico?

Besonders wichtig war mir ein gutes Verhältnis zu allen Kollegen aufzubauen und die Unternehmensdynamik schnell zu verstehen. Für mich war das neu, aber da die ewico-Mitarbeiter ja schon routiniert im virtuellen Zusammenarbeiten sind und das entsprechende Mindset haben, lies sich das sehr gut meistern. Außerdem lege ich großen Wert darauf, mir jeden Arbeitstag im Home-Office gut zu strukturieren und jedes Jourfix bestens vorzubereiten, damit keine Frage und kein Besprechungsthema vergessen wird. Einfach mal quer über den Bürotisch zu fragen ist zurzeit ja leider nicht möglich.

Was vermissen Sie, was sehen Sie auf Dauer als problematisch an der Zusammenarbeit auf Distanz?

Auf Dauer würde mir der persönliche Kontakt zu den Arbeitskolleginnen sehr fehlen. Ich freue mich daher schon darauf, in nächster Zeit auch mal vom Bozner Büro aus zu arbeiten.

Im Herbst beginnen Sie Ihren Master. Was wird Ihnen aus dieser Zeit in Erinnerung bleiben?

Eigentlich sollte mein Studium im August vor Ort in Norwegen starten. Ob das möglich sein wird oder das erste Semester aufgrund des Ausnahmezustandes online stattfindet, wird sich zeigen. Sollte das Masterstudium nur „remote“ beginnen können, blicke ich aber einem guten Start in dieses neue Kapitel trotzdem optimistisch entgegen, denn die Zeit bei ewico hat mir gezeigt, dass man auch virtuell wirklich erfolgreich zusammenarbeiten und sich in ein neues Umfeld einleben und einarbeiten kann.

Herzlichen Dank!