Projektabschluss: Das ganze Potenzial nutzen
Klassische Projekte bestehen aus 3 großen Phasen, die sie durchlaufen: Planung, Realisierung und Abschluss. Jede dieser Phasen hat ihre Wichtigkeit und Berechtigung, auch wenn sie meist unterschiedlich lang sind. Es gibt aber große Unterschiede in der Energie, mit der sie bedacht werden. Während der Realisierungsphase durchwegs Aufmerksamkeit geschenkt wird, wird die Planung gern so knapp wie möglich gehalten. Am meisten leidet aber die Abschlussphase, die viel zu oft einfach nicht stattfindet. Die Welle unerledigter und nicht abgeschlossener Projekte holt einen aber irgendwann ein. Deshalb: „Nach dem Projekt ist vor dem Projekt“ – genau in dieser Reihenfolge.
Projektabschluss wird unterschätzt
Ist das Produkt erst einmal ausgeliefert und mit dem Kunden das Qualitätsziel erreicht, passiert es allzu leicht, dass ein Projekt versandet. Das Produkt wurde gefertigt, die Prozesse umgestellt, Software eingeführt und geschult – ab hier passieren die nächsten Schritte meist unkoordiniert. Das ist fatal, denn das Erreichen des primären Projektziels stellt nicht per se das Ende des Projekts dar. Wird ein Projekt nicht geordnet abgeschlossen, hinterlässt man offene Punkte, die einen irgendwann einholen, wenn man eigentlich schon im nächsten Projekt ist. Dazu gehören nicht nur formale Anforderungen wie die Dokumentation oder Abrechnung, sondern auch der interne Review als Team, ein Resümee über Gelerntes und Verbesserungswürdiges und die Wertschätzung der geleisteten Arbeit. Wichtig: Der Abschluss eines Projekts ist nicht nur eine Aufgabe des Projektleiters – das ganze Team sollte hier beteiligt sein, damit ein einheitlicher Informationsstand zum Projektstatus, eventuell noch verteilten Aufgaben und möglicherweise noch offenen Punkten einzelner Teammitglieder herrscht.
Projektabschluss richtig angehen
Ein so bekanntes wie unangenehmes Phänomen ist das unklare Projektende: am ursprünglichen Plan werden Änderungen vorgenommen, auch nach der Realisierung werden noch neue Ideen aufgenommen und das Projekt zieht sich ewig in die Länge. Deshalb: Den Termin für das Projektende schon am Projektstart definieren und diesen auch einhalten. Neue Ideen und neue Anforderungen in dieser Phase werden zu neuen Projekten im Portfolio.
Grundsätzlich kann der Projektabschluss in zwei Bereiche eingeteilt werden, einen technischen und einen menschlichen. Der erste betrifft die Projektdokumentation und findet größtenteils im verwendeten Tool statt. Konkret bedeutet das: Aufräumen, Archivieren, Abhaken und besonders wichtige Inhalte festhalten. Der zweite Bereich betrifft die Menschen im Projekt. Die simple Information, dass das Projekt offiziell beendet ist, setzt Kapazitäten in den Köpfen der Teammitglieder frei und erlaubt den inneren Abschluss jedes Einzelnen, um sich ganz auf die nächsten Arbeiten einlassen zu können. Außerdem bietet der formale Abschluss die Gelegenheit, Feedback zu geben: an das Projektteam im Ganzen und jeden Einzelnen, inklusive Projektleiter.
Abschließen bedeutet:
- Dokumentation vervollständigen und archivieren
- Gemeinsam mit dem Team zurückzublicken, was erreicht wurde
- Feedback zum Projekt einholen und geben
- Last but not least: Feiern! Die eigene, Team- und Führungs-Leistung anerkennen, sich Zeit für die Wertschätzung nehmen, gegenseitig auf die Schulter klopfen – auch wenn es nur bei einem gemeinsamen Kaffee ist.
Was bringt der Projektabschluss?
Die Vorteile eines sauberen Projektabschlusses liegen auf der Hand. Jedes Projekt bringt seine eigenen Lektionen und Erkenntnisse mit sich. Teams wie Einzelne lernen von Projekt zu Projekt dazu. Mit einer gut strukturierten und aktiv geführten Dokumentation hat man im Archiv jeden vergangenen Projektes die Möglichkeit, Inhalte und Vorgehensweisen einzusehen und diese für nächste Projekte einzusetzen und zu verwenden. Besonders, wenn etwas nicht wie geplant funktioniert hat, können hier wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden. Auch auf der formalen Ebene ist das offizielle Ende ein wichtiges Ereignis: Projekte können, ob intern oder extern, abgerechnet und die Projektmitarbeiter entlastet werden. Dies kann für die Kapazitätsplanung, Risiko- und Ressourcenmanagement einen wichtigen Unterschied machen.
Lernen von agilen Projekten
Doch wie verhält es sich eigentlich in nicht klassisch gemanagten Projekten? In Scrum für agile Projekte gibt es zwar keine Abschlussphase als solche, doch die Methodik sieht Abnahme und Feedback nach jedem Sprint vor und räumt dafür viel Zeit ein. Scrum ist auf kontinuierliche Verbesserungen angelegt und man lernt von Sprint zu Sprint dazu. Der pünktliche Abschluss eines Sprints, Feedback und lessons learned sind demnach der größte Erfolgsfaktor für die effiziente und lösungsorientierte Produktentwicklung.
Spezialfall: Projektabschluss bei remoten Projekten
Bei Projekten, die mehrheitlich aus dem Home Office durchgeführt und remote abgeschlossen werden, ist die Abschlussphase umso wichtiger. In der abschließenden Videokonferenz sollten alle drei Aspekte berücksichtigt werden:
- Die offizielle Kommunikation des Projektabschlusses
- Abschließende Informationen: wo wird die Projektdokumentation archiviert, welche letzten Aufgaben gibt es noch (mit Abschlussdatum), wer ist Ansprechpartner für Fragen?
- Rückblick und Feedback und eine kleine Feier – das benötigt vielleicht zunächst etwas Überwindung, funktioniert überraschenderweise remote aber genauso gut wie im Konferenzraum.
Ein strukturierter, aktiv betriebener Projektabschluss ist nicht nur leicht umsetzbar, sondern auch eines der wirkungsvollsten Mittel zur Steigerung der Produktivität und Qualität der Projektarbeit in Organisationen und Unternehmen. Als Experten in klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden unterstützen wir sie bei der Entwicklung von für Ihre Anforderungen geeigneten Prozessen und Tools.