Chiusura del progetto: sfruttare tutto il potenziale
I progetti classici sono costituiti da 3 fasi principali: pianificazione, realizzazione e chiusura. Ognuna di queste fasi ha la sua importanza e la sua motivazione, anche se di solito sono di lunghezza diversa. Tuttavia, ci sono grandi differenze nell’energia con cui vengono trattate. Durante la fase di realizzazione, l’attenzione è rivolta a tutto il processo, mentre la pianificazione è spesso mantenuta il più breve possibile. Tuttavia, la fase di chiusura è quella che ne soffre di più, infatti troppo spesso semplicemente non ha luogo. In ogni caso, l’ondata di progetti incompiuti ci raggiunge ad un certo punto. Pertanto: “Dopo il progetto è prima del progetto” – esattamente in quest’ordine.
La chiusura di progetto è sottovalutata
Una volta che il prodotto è stato consegnato e l’obiettivo di qualità è stato raggiunto con il cliente, è facile che un progetto venga dimenticato. Il prodotto è stato realizzato, i processi sono stati modificati, il software è stato introdotto e i dipendenti sono stati formati in merito – da questo punto in poi i passi successivi avvengono di solito in modo scoordinato. Questo è fatale, perché il raggiungimento dell’obiettivo primario del progetto non rappresenta di per sé la fine del progetto. Se un progetto non viene chiuso in modo ordinato, si lasciano dei punti aperti che vi raggiungeranno ad un certo punto, quando in realtà siete già passati al progetto successivo. Questi includono non solo requisiti formali come la documentazione o la contabilità, ma anche una revisione interna come team, un riassunto di ciò che è stato appreso e di ciò che deve essere migliorato, e l’apprezzamento del lavoro svolto. Importante: la chiusura di un progetto non è solo un compito del Project Manager – l’intero team dovrebbe essere coinvolto in questo caso, in modo che ci sia un livello uniforme di informazioni sullo stato del progetto, su tutti i compiti che possono ancora essere assegnati e su tutti i punti che possono essere ancora aperti per i singoli membri del team.
Corretto svolgimento della chiusura di progetto
Un fenomeno tanto noto quanto spiacevole è la fine poco chiara del progetto: vengono apportate modifiche al piano originale, nuove idee vengono riprese anche dopo la realizzazione e il progetto si trascina all’infinito. Quindi: definire la scadenza per la fine del progetto all’inizio del progetto e rispettarla. Nuove idee e nuove esigenze in questa fase diventano nuovi progetti nel portfolio.
In sostanza, la chiusura del progetto può essere suddivisa in due aree, una tecnica e una umana. La prima riguarda la documentazione del progetto e si svolge per lo più attraverso lo strumento utilizzato. In concreto, ciò significa: riordinare, archiviare, contrassegnare e annotare contenuti particolarmente importanti. La seconda area riguarda le persone che partecipano al progetto. La semplice informazione che il progetto è ufficialmente terminato permette ai membri del team di elaborarne la chiusura e di dedicarsi completamente alle altre attività. Inoltre, la chiusura formale offre l’opportunità di dare un feedback: al team di progetto nel suo complesso e a ciascun individuo, compreso il Project Manager.
Chiusura significa:
- Completamento e archiviazione della documentazione
- Guardare insieme al team a ciò che è stato realizzato
- Ottenere e dare un feedback sul progetto
- Ultimo ma non meno importante: festeggiare! Riconoscere le proprie prestazioni, quelle del proprio team e del Project Manager, prendersi del tempo per apprezzarle, darsi una pacca sulla spalla a vicenda – anche solo davanti a un caffè.
Quali sono i vantaggi della chiusura del progetto?
I vantaggi di una chiusura pulita del progetto sono evidenti. Ogni progetto porta le sue lezioni e le sue intuizioni. I team e gli individui imparano di progetto in progetto. Con una documentazione ben strutturata e gestita attivamente, l’archivio di ogni progetto passato dà la possibilità di visualizzare contenuti e procedure e di applicarli e utilizzarli per i progetti successivi. Soprattutto se qualcosa non ha funzionato come previsto, si possono ottenere preziose informazioni. La chiusura ufficiale è un evento importante anche a livello formale: i progetti possono essere contabilizzati, sia internamente che esternamente, ed il team di progetto può essere sciolto. Questo può fare una differenza importante per la pianificazione delle capacità, la gestione dei rischi e delle risorse.
Imparare da progetti agili
Come ci si comporta effettivamente in progetti che non sono gestiti in modo classico? In Scrum per i progetti agili non c’è una fase finale in quanto tale ma la metodologia prevede l’accettazione e il feedback dopo ogni sprint e permette un sacco di tempo per fare ciò. Scrum è pensato per un miglioramento continuo e si impara di sprint in sprint. Il completamento puntuale di uno sprint, il feedback e le lezioni apprese sono quindi il più grande fattore di successo per uno sviluppo del prodotto efficiente e orientato alle soluzioni.
Caso speciale: chiusi del progetto per progetti remoti
Per i progetti che sono realizzati principalmente dall’home office e chiusi a distanza, la fase di chiusura è ancora più importante. Tutti i seguenti tre aspetti dovrebbero essere considerati nella videoconferenza finale:
- la comunicazione ufficiale della conclusione del progetto;
- informazioni finali: dove viene archiviata la documentazione del progetto, quali sono gli ultimi compiti (con data di scadenza), chi è il referente per le domande?
- revisione e feedback e una piccola festa – questo può richiedere un certo sforzo all’inizio ma sorprendentemente funziona a distanza altrettanto bene così come nella sala riunioni.
La chiusura di un progetto strutturata e gestita attivamente non è solo facile da realizzare ma è anche uno dei mezzi più efficaci per aumentare la produttività e la qualità del lavoro a progetto nelle organizzazioni e nelle aziende. In qualità di esperti di metodi classici e agili di gestione dei progetti, vi sosteniamo nello sviluppo di processi e strumenti adatti alle vostre esigenze.