„Wir denken mehr in Abläufen und Zusammenhängen“
Zertifizierungen sind ein wichtiger Vorteil für Unternehmen in einem immer dichteren Wettbewerb. Doch diese zu erreichen und auf Dauer zu erhalten bindet Ressourcen, insbesondere wenn in mehreren Normreihen zertifiziert wird. Mit einem integrierten Management System (IMS) kann man viele unnötige Schritte vermeiden, die Effizienz erhöhen und die Komplexität der innerbetrieblichen Abläufe reduzieren. Doch unter zahlreichen Anbietern proprietärer IMS-Software das richtige System zu finden, für das eigene Unternehmen sinnvoll zu konfigurieren, die Mitarbeiter zu schulen und Aktualisierungen umzusetzen ist ebenfalls ein beträchtlicher Aufwand. Einen anderen Weg geht seit diesem Jahr die Firma Feistmantl aus Schwaz.
In der Serie „Aus unserer Beratungspraxis“ haben wir den Prozess der Konzeption und Umsetzung des Smart IMS beschrieben. Das cloudbasierte System basiert vollständig auf den Produkten der Microsoft 365 Suite und ist so ohne zusätzliche Lizenzkosten umsetzbar. Besonders smart: Zahlreiche Automatisierungen erlauben einen gezielten Einsatz der wertvollen Energie der Mitarbeiter, Zuständigkeiten und Prozesse werden transparent dargestellt, so dass Fehlerquellen zeitnah ausgeräumt werden können. Bei Feistmantl war die Einführung des Smart IMS eine Kernkomponente des umfassenden Digitalisierungsprozesses. Aufgrund der weiterhin geltenden Einschränkungen zur Eindämmung der Pandemie wurde das gesamte Projekt remote durchgeführt. Nach Projektabschluss und der erfolgreichen Zertifizierung haben wir Feistmantl-CEO Armin Lassl gebeten, uns die Zusammenarbeit aus seiner Sicht zu schildern.
Herr Lassl, auf dem Markt gibt es zahlreiche proprietäre Software-Lösungen für integrierte Managementsysteme. Was hat den Ausschlag für das von ewico entwickelte Smart IMS gegeben?
Die Möglichkeit, Software, welche bereits im Haus Verwendung findet zu nutzen ist der wesentliche Vorteil für uns – dadurch ersparen wir uns zusätzliche Lizenzkosten und haben weniger Schnittstellen zu unterschiedlichen Software-Systemen zu überwinden. Wir können somit in der Microsoft-Umgebung bleiben und haben die Flexibilität, das IMS laufend auf unsere Bedürfnisse anzupassen.
Wie haben die Mitarbeiter auf das Vorhaben reagiert?
Zu Beginn abwartend, da für uns auch die Nutzung der Microsoft 365-Möglichkeiten erst im Entstehen war. Unser Ansatz war daher, ein System schrittweise aufzubauen und zu implementieren, um damit die Mitarbeiter mit realen firmenbezogenen Themen mit dem Smart IMS vertraut zu machen. Die Kollegen im Kernteam konnten ihr Verständnis über die Möglichkeiten zur Nutzung schrittweise aufbauen und ihre eigenen Ideen einbringen.
Was hat sich in der Zusammenarbeit jetzt nach der Einführung geändert?
Wir denken mehr in Abläufen und Zusammenhängen – die Transparenz wurde deutlich erhöht und viel an implizitem Wissen einzelner Mitarbeiter wurde explizit für alle Kollegen zugänglich. Gefühlt ist das Smart IMS nicht für die Norm-Erfüllung geschaffen, sondern zur täglichen Unterstützung unserer Arbeit. Dadurch haben wir die Zuversicht, dass das System leben wird und sich laufend verbessert.
Ganz konkret: Welche spezifischen Vorteile haben Sie als Unternehmen mit dem Projekt realisiert?
Wir konnten mit der Smart IMS-Implementierung unseren parallel erfolgten Aufbau der Prozessabläufe und die Erstellung der Dokumente optimal unterstützen. Dies war ein entscheidender Faktor für die Zertifizierung nach ISO 9001 innerhalb von wenigen Monaten. Das Smart-IMS unterstützt das Maßnahmenmanagement, hilft bei der Messung der Kundenzufriedenheit und wirkt durch für uns zugeschnittene Aufgaben-Templates prozessunterstützend vom Vertrieb über die Fertigung bis zum Service-Bereich. Erste Workflows im Personalbereich werden bereits genutzt und schaffen Transparenz beispielsweise in der Urlaubs- und Personalplanung oder bei der Qualifikationsableitung aufgrund der jeweiligen Rolle und Funktion.
Das Projekt wurde ja vollständig auf Distanz durchgeführt. Wie war das für Sie?
Durch die Verwendung der Teams-Möglichkeiten zur gemeinsamen Dokumentation ab Start des Projekts und durch die engmaschige Abstimmung per Teams-Calls war eine agile Vorgehensweise und Reaktion auf sich ändernde Prioritäten im Projekt und der grundlegende iterative Ansatz beim Aufbau sehr gut möglich. Die Distanz spielte daher keine Rolle in der Umsetzung. Die Ressourcen sowohl von ewico als auch von uns konnten sehr gezielt eingesetzt werden.
Was hat Sie überrascht im Prozess der Smart IMS Implementierung?
Überrascht hat mich die Schnelligkeit, mit der von der Idee über das Konzept bis zur ersten Realisierung im Smart IMS vorangegangen werden konnte. Wir haben mit ersten Implementierungen gelernt und konnten sehr schnell weitere Funktionalitäten oder Anpassungen vornehmen. Auch in Zukunft werden wir unser System stetig den Herausforderungen anpassen, da dies sehr einfach möglich ist.
Welche Unterstützung war in dieser Zeit besonders wertvoll?
Zu Beginn war sehr wertvoll, dass wir mit dem vorliegenden Smart IMS-Prototypen von ewico erste eigene Erfahrungen sammeln konnten und somit eine realistische Ausgangsbasis für unser konkretes eigenes System vorliegen hatten. Neben dem Fokus auf die Effizienz in der Umsetzung des Smart IMS durch den technischen Support von ewico im Zusammenspiel mit unserem IT-Partner war für uns auch der Fokus auf die Effektivität des Systems durch das Coaching und die extern geführten Audits für die Normkonformität eine wesentliche Unterstützung, um ein zielgerichtetes System aufzubauen.
Was hätten Sie in der Rückschau gerne anders gemacht?
Aus der Nachbetrachtung würde ich sicherlich die Ebene der Arbeitsanweisungen und Tätigkeiten früher in die Prozess-Dokument-Architektur aufnehmen und mit der Erstellung und Nutzung dieser Vorgabedokumente und Nachweise beginnen um hier noch schneller den Nutzen für die Mitarbeiter sichtbar zu machen und sie noch mehr im Aufbau und früher in der Vervollständigung des Smart IMS zu beteiligen.
Was haben Sie für Pläne für die Zukunft?
Wir wollen das Smart IMS für die speziellen Aspekte in der Entwicklung unserer Maschinen nutzen und die kollaborativen Möglichkeiten im O365 dafür heranziehen. Hier steht die Kommunikation im Projekt an erster Stelle und das Aufgabenmanagement soll vereinfacht werden. Weiters wollen wir für unsere Mitarbeiter im Shopfloor O365-Funktionalitäten auf mobilen Geräten zur Verfügung stellen, damit Tätigkeiten über Checklisten unterstützt werden und Nachweise direkt vor Ort beispielsweise in der Wareneingangskontrolle oder der Fertigung erfasst und im Smart IMS in Echtzeit genutzt werden können. In der Verlinkung der eingesetzten Tools wie onenote, lists, forms und ToDo mit den notwendigen Dokumenten sehen wir bereits große Vorteile. Daher wollen wir diese Verknüpfung weiterführen, um dem Nutzer die Sicherheit zu geben, jederzeit zentral die notwendigen Informationen vorzufinden und prozessgeführt arbeiten zu können.