„Der Prozess hat uns Handlungsbedarf aufgezeigt, wo wir ihn selbst nicht vermutet hätten.“

ewico-Beraterin Martina Blasbichler und CEO ewico Deutschland, Andreas Dormayer, begleiteten das Tiroler Unternehmen PowerUP im Prozess der Einführung eines Smart IMS – eines integrierten Managementsystems auf Basis von Microsoft SharePoint. Parallel unterstützte Martina Blasbichler die Vorbereitung einer Zertifizierung des Unternehmens nach der ISO-Norm 9001. Wir haben mit Stefan Scheiber, Qualitätsbeauftragter des Unternehmens und Philipp Wohlwend, Leiter des Projekts, darüber gesprochen, welche unmittelbaren Auswirkungen die Einführung des Smart IMS auf das Unternehmen hatte, was passiert, wenn es im Projekt mal nicht so läuft wie erwartet und warum sich die Zertifizierung trotz Zeitaufwand klar lohnt.

Herr Scheiber, was hat den Ausschlag für die Einführung des Smart IMS und die Zertifizierung nach ISO 9001 gegeben?

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist es sinnvoll, die Prozesse zu strukturieren, um die Arbeit mit Dokumenten und insgesamt die Verwaltung von Informationen möglichst reibungslos, schnell und fehlerarm zu gestalten. Wir wollten deshalb eine zentrale Informations- und Datenablage als Standard etablieren, um diese im Unternehmen zu verankern. Dafür eignet sich das Smart IMS perfekt. Die Zertifizierung nach ISO 9001 ist für uns ein wichtiger Wettbewerbsfaktor, weil wir global tätig sind und sie Vertrauenswürdigkeit für Lieferanten und Kunden schafft. Die gemeinsame Umsetzung der Anliegen war für uns eine ideale Gelegenheit, um beiden Themen auch intern eine erhöhte Sichtbarkeit zu verschaffen.

Wie haben die Mitarbeitenden auf das Vorhaben reagiert, Herr Wohlwend?

Das Führungsteam hat die Pläne sehr positiv aufgenommen, der Handlungsbedarf war klar ersichtlich. Allerdings war zunächst nicht klar, was das Projekt für die Arbeit der einzelnen Personen und Teams bedeuten würde. In der Umsetzung gab es natürlich öfter mal Konflikte zwischen den täglichen Aufgaben und der Arbeit für die Zertifizierung, aber das Team hat hier immer an einem Strang gezogen und versucht, das Projekt konstruktiv voranzubringen. Ein wichtiger Faktor war sicher, dass die Geschäftsführung uns bei diesem Projekt volle Rückendeckung gegeben hat, weil die Vorteile auf der Hand lagen. Insgesamt ist die Zertifizierung etwas, was auch bei den Mitarbeitenden intern sehr gut angekommen ist – die gemeinsame Anstrengung dafür hat sich gelohnt, das Ergebnis wird mit Stolz betrachtet.

Was hat sich durch die Einführung des Smart IMS in der Zusammenarbeit geändert?

Wir hatten bereits vorher MS SharePoint verwendet und kannten schon einige Vorteile der gemeinsamen Dokumentennutzung. Durch das Smart IMS viel einfacher geworden ist aber die zentrale Ablage. Auch unser Umgang mit Schnittstellen wurde viel bewusster und wir haben einige Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in diesem Zuge neu sortiert, weil wir uns aus einem anderen Blickwinkel mit den Themen befasst haben.

Welche spezifischen Vorteile haben Sie als Unternehmen mit dem Projekt realisiert?

Der offensichtlichste Vorteil ist die Zertifizierung, die wir im ersten Anlauf und ohne nennenswerte Anmerkungen der Auditoren erlangt haben. Darüber hinaus gibt es aber große weitere Vorteile durch den Aufbau der zentralen Datenbasis: Dank der transparenten Struktur gibt es kein Suchen oder Warten mehr, keiner muss erklären, wo etwas liegt, jeder ist auf dem gleichen, aktuellsten Stand. Die Dokumentenlenkung und das Maßnahmenmanagement sind uns eine große Unterstützung in der Nachverfolgung – man merkt, es ist einfach eine Systematik dahinter.

Welches Feedback haben Sie von außen erhalten?

Mit der Prozess-Dokumentation haben wir noch ein tieferes Verständnis für die Schnittstellen entwickelt. Wenn wir Brüche in der Logik oder Inkonsistenzen identifiziert haben, haben wir direkt Maßnahmen daraus abgeleitet. Diese Rückwirkung, die Verbesserungen, wurden auch bei der Zertifizierung positiv bemerkt. Die Zertifizierung selbst haben wir bisher hauptsächlich intern kommuniziert und die Reaktion darauf ist sehr positiv.

Wie war die Abwicklung des Projekts auf Distanz?

Ehrlich gesagt hätten wir auch in einem Raum sitzen können – es war kein Unterschied spürbar. Microsoft Teams bietet alle Möglichkeiten Dokumente auszutauschen und sehr einfach gemeinsam zu bearbeiten. Martina Blasbichler und Andreas Dormayer haben es uns leicht gemacht, indem sie Struktur, Verantwortlichkeiten und Fortschritt ganz klar kommuniziert haben. Sie sind auf unsere Bedürfnisse eingegangen, haben immer schnell reagiert und regelmäßig Status-Updates gegeben. So wussten wir jederzeit, wo wir im Prozess stehen.

Was hat Sie überrascht im Prozess?

Es gab viele positive Überraschungen, aber auch einige unvorhergesehene Hürden. Einige Themen haben wir unterschätzt, Berechtigungen bei SharePoint waren beispielsweise wesentlich komplexer als gedacht und manche technischen Restriktionen waren uns vorher nicht bewusst. Das wichtige ist am Ende aber der Umgang mit solchen Widerständen, und der war für uns sehr positiv: Wenn Defizite gefunden wurden, wurde gleich eine Lösung gesucht. Probleme führten also auch immer direkt zu Verbesserungen. Das liegt sicher auch an unserer Unternehmenskultur, wir zielen immer auf schnelle Verbesserungen und haben sehr kurze Entscheidungswege.

Welche Unterstützung im Prozess war besonders wertvoll?

Sehr wertvoll war für uns der Workshop zur Umfeldanalyse. Die externe Moderation durch Martina Blasbichler hat mit ihrer Erfahrung und ihrem Knowhow hier einen spürbaren Unterschied gemacht. Bei den Teilnehmenden ist dieser Workshop sehr gut angekommen, er hat uns wichtige Hinweise gegeben und die Erwartungen gelenkt. Sehr hilfreich waren auch die internen Prozessaudits, weil man durch den externen Blick auf das Unternehmen echten Handlungsbedarf entdeckt. Insgesamt war das qualifizierte Feedback sehr wertvoll und das Experten-Netzwerk, über das die Beraterinnen und Berater verfügen.

Was würden Sie in der Rückschau anders machen?

Wir hatten eine interne Übergabe des Projekts zu einem Zeitpunkt, der im Nachhinein nicht ideal war. Das ist sicher ein wichtiges Learning. Rückblickend wären wir in der Implementierung noch iterativer herangegangen, um insbesondere für die Restriktionen ein genaueres Verständnis zu bekommen, mit was man leben muss und was eventuell noch beseitigt werden kann. Dafür wäre ein Soft go-live gut gewesen, um eine erste Version zu testen und die Anforderungen nochmal mit den technischen Restriktionen zu matchen und zu analysieren. Durch einen relativ festen Zeitplan hatten wir diese Möglichkeit nicht, nehmen das aber für zukünftige Projekte mit.

Was sind Ihre Pläne für die Zukunft? Wie möchten Sie die Nutzung weiterentwickeln?

Im Vordergrund steht natürlich, die Zertifizierung zu erhalten. In der mittleren Frist denken wir auch daran eine Zertifizierung nach weiteren Normen anzustreben. Allerdings erkennen wir an, dass die Durchführung des Projekts neben der normalen Linientätigkeit für die Mitarbeitenden doch eine zusätzliche Arbeitsbelastung war. Wir möchten deshalb das eingeführte Modell erst einmal so richtig bei uns ankommen und wirken lassen und Optimierungen in der Nutzung vornehmen, bevor wir auf weitere Normreihen ausweiten.

Vielen Dank für Ihre Zeit!