PARTE 5: SMART WORKING – UN’INTRODUZIONE SMART

Nella nostra attività quotidiana di consulenza incontriamo una moltitudine di argomenti molto diversi che le organizzazioni affrontano. La serie “Dalla nostra attività di consulenza” è dedicata alle vere sfide in cui abbiamo accompagnato di recente le aziende.

È evidente che non utilizziamo semplicemente una soluzione standard, ma guardiamo la realtà da vicino, sviluppiamo una soluzione con metodi e strumenti individuali e accompagniamo efficacemente il cliente nella sua realizzazione – quindi, lo sosteniamo durante tutto il percorso. Per motivi di discrezione, i nomi e i collegamenti sono stati modificati in modo tale che non è possibile assegnarli a persone e organizzazioni reali. Se vi riconoscete o desiderate riconoscervi nei casi descritti, vi preghiamo di chiamarci!

La parte 5 della nostra serie si occupa dell’adattamento e dell’ottimizzazione dei processi di comunicazione in un team in seguito all’introduzione del pacchetto software Microsoft 365 (prima si chiamava Office365). I nuovi strumenti sono spesso accettati con esitazione e utilizzati solo nella misura in cui i “vecchi” processi possono essere riprodotti con essi. Allo stesso tempo, la digitalizzazione dei processi offre un’opportunità ideale per migliorare il processo per tutte le persone coinvolte. Per poter sfruttare questa opportunità, sono necessari utenti esperti, che non comprendano solo gli aspetti tecnici.

 

Smart working in Team

Per rendere i suoi dipendenti adatti alle esigenze del mondo del lavoro di oggi, il nostro cliente è alla ricerca di un supporto competente nel campo dello Smart Working. In accordo con il nostro approccio di consulenza olistica e la nostra missione “uniamo sistemi, persone, tecnologia”, all’inizio sono stati creati i prerequisiti tecnici, seguiti dalla definizione delle linee guida organizzative e delle condizioni generali e infine sono stati illustrati gli aspetti rilevanti della cooperazione intelligente e resiliente. Tra gli argomenti rilevanti, vi sono stati il cambiamento della comunicazione all’interno del team – verso una politica di posta elettronica interna zero e la comunicazione basata su chat e video e audioconferenze e riunioni istantanee – la gestione della disponibilità costante con “l’ufficio in tasca” e quindi la disponibilità di tutte le applicazioni e le informazioni sui dispositivi mobili.

 

Smart working: Più che requisiti tecnici

Le nuove tecnologie offrono forme moderne e innovative di lavoro in team. MS Teams di Microsoft 365 fornisce un luogo centrale per un team di progetto dove sono raccolte tutte le informazioni sul progetto. Invece di scrivere e-mail, tutte le comunicazioni avvengono tramite un canale di chat; tutti i documenti relativi al progetto si trovano in un unico luogo, dove, grazie alla funzione di co-authoring, il lavoro parallelo può avvenire da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Tutte le altre informazioni rilevanti del progetto sono raggruppate in questa sede. Un elenco di attività comuni mostra lo stato attuale del lavoro di squadra. Non importa se un membro del team di progetto lavora in ufficio, presso la sede del cliente o in viaggio, è sempre disponibile una sede centrale del progetto. Al fine di sfruttare questi vantaggi e di stabilire una moderna collaborazione all’interno dell’azienda, la società ha avviato questo progetto di consulenza. In un totale di 5 giorni di consulenza e formazione intensiva e mirata, siamo riusciti a stabilire un lavoro di squadra intelligente e resistente per il nostro cliente.

 

RIASSUMENDO

Situazione iniziale: l’azienda del settore informatico vorrebbe sfruttare al meglio le possibilità di Microsoft 365. Riconoscendo che non si tratta solo di passare da una versione del software all’altra, ha deciso di adottare un approccio olistico al processo.

Obiettivo della consulenza: utilizzo ottimale del software, ottimizzazione dei processi di comunicazione, creazione di un lavoro di squadra resiliente

Procedura:

Fase 1: Definizione degli obiettivi e analisi dei bisogni
Fase 2: Creazione dei requisiti tecnici
Fase 3: Definizione delle linee guida organizzative e delle condizioni generali
Fase 4: Formazione dei dipendenti sui temi dello Smart Working e della resilienza

Risultato: utilizzo ottimale e orientato del software, processi ottimizzati nella comunicazione e nella collaborazione, dipendenti con una formazione precisa, condizioni migliori per i dipendenti grazie alla riduzione dello stress, possibilità di lavorare in mobilità.

Particolarmente degno di nota in questo processo è stato il modo in cui si è riusciti a creare un lavoro di squadra rapido e sostenibile. L’esperienza maturata in vari progetti e settori ha contribuito a porre le giuste domande. Nel caso specifico, la vicinanza e l’affinità informatica dell’azienda e dei suoi dipendenti, l’apertura e l’interesse per il processo di cambiamento olistico sono stati di grande aiuto.

 

Altri articoli della serie:  

Parte 1: Nuovo software, processi ottimizzati
Parte 2: Gestione di un progetto complesso
Parte 3: Change management
Parte 4: Gestione dei processi
Parte 5: Smart working – un’introduzione smart
Parte 6: Una visione del futuro