DALLA NOSTRA ATTIVITÀ DI CONSULENZA
PARTE 2: GESTIONE DI UN PROGETTO COMPLESSO

Nella nostra attività quotidiana di consulenza incontriamo una moltitudine di argomenti molto diversi che le organizzazioni affrontano. La serie “Dalla nostra attività di consulenza” è dedicata alle vere sfide in cui abbiamo accompagnato di recente le aziende.

È evidente che non utilizziamo semplicemente una soluzione standard, ma guardiamo la realtà da vicino, sviluppiamo una soluzione con metodi e strumenti individuali e accompagniamo efficacemente il cliente nella sua realizzazione – quindi, lo sosteniamo durante tutto il percorso. Per motivi di discrezione, i nomi e i collegamenti sono stati modificati in modo tale che non è possibile assegnarli a persone e organizzazioni reali. Se vi riconoscete o desiderate riconoscervi nei casi descritti, vi preghiamo di chiamarci!

La parte 2 della nostra serie riguarda principalmente la costruzione di un nuovo impianto di produzione – i progetti apparentemente semplici hanno spesso conseguenze estremamente complesse e di vasta portata. Questo caso, che abbiamo accompagnato qualche anno fa, illustra come affrontarle in modo costruttivo e come un’organizzazione possa trarre vantaggio dall’essere accompagnata in una tale sfida.

Sotto la superficie

Un cliente di lunga data sta costruendo un altro impianto di produzione. Anche se tutti sono molto impazienti di vedere il nuovo impianto, sorgono sempre più domande e la complessità, gli interessi contrastanti, le nuove attività, la rottura dei team e delle collaborazioni, la pianificazione dei trasferimenti e i nuovi ruoli e responsabilità per i singoli membri del team causano tensione e incertezza.

Ci rendiamo conto che, oltre al supporto personale dei manager e dei loro team, sarà necessario un supporto con strumenti e metodi. Ciò che serve è un approccio strutturato e pianificato ma anche che venga dato il giusto spazio ai problemi imprevisti e alla loro rapida risoluzione. Pertanto, redigiamo un piano di progetto preciso, creiamo rapporti sullo stato di avanzamento del progetto, piani di rete e strumenti informatici, definiamo precisi profili di ruolo, responsabilità e compiti.

Ogni due settimane, siamo in azienda per un giorno per garantire che la logica e le priorità siano chiare. In caso di problemi gravi, moderiamo il processo decisionale e di ricerca di soluzioni e contribuiamo a garantire il raggiungimento degli obiettivi. Un anno dopo festeggiamo i risultati ottenuti.

RIASSUMENDO

Situazione iniziale: un’azienda del settore industriale ha deciso di ampliare le proprie capacità produttive con la costruzione di un nuovo impianto. I cambiamenti strutturali che ne conseguono influenzano le condizioni dei dipendenti, dunque sono necessarie competenze metodologiche e un approccio strutturato con una visione esterna.

Obiettivo della consulenza: gestione del progetto, gestione dei processi, incluso il supporto durante l’implementazione.

Procedura:

• Fase 1: Definizione degli obiettivi e analisi dei bisogni
• Fase 2: Preparazione del piano di progetto dettagliato, reti, definizione dei ruoli, definizione di un processo per l’elaborazione di Show Stopper
• Fase 3: Documentazione sullo stato di avanzamento del progetto
• Continua: gestione e monitoraggio del progetto, preparazione e supporto al processo decisionale, priorità

Risultato: realizzazione del nuovo edificio nei tempi e nei limiti del budget, decisioni basate sui fatti, cooperazione a basso conflitto e a bassa tensione grazie a responsabilità chiare, strutture organizzative e processi adeguati alle nuove capacità.

Conclusione: La decisione di costruire il nuovo impianto di produzione era già stata presa. Ciò che è stato sorprendente è stato il numero di persone, relazioni, responsabilità e processi che sono stati influenzati dal processo apparentemente così tecnico di espansione delle capacità e quanto è stato messo in discussione dallo stesso.

Altri articoli della serie:  

Parte 1: Nuovo software, processi ottimizzati
Parte 2: Gestione di un progetto complesso
Parte 3: Change management
Parte 4: Gestione dei processi
Parte 5: Smart working – un’introduzione smart
Parte 6: Una visione del futuro