Smart Working: Die moderne Form der Zusammenarbeit

Wie verändert die digitale Revolution die Zusammenarbeit? Spielen Zeit und Ort überhaupt noch eine Rolle? Und wie kann man die technologischen Errungenschaften bestmöglich nutzen? Smart Working bietet ungeahnte Möglichkeiten, um gemeinsame Ziele effizienter und rascher zu erreichen. Ewico verrät die wichtigsten Aspekte.

Mobiles, flexibles Arbeiten, ständige Erreichbarkeit oder die Vielfalt der Informationskanäle – das digitale Zeitalter hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Immer häufiger arbeiten heute Personen an einem gemeinsamen Projekt, aber nicht zur gleichen Zeit oder am gleichen Ort. Dies können Mitarbeiter desselben Unternehmens oder auch von Kooperationspartnern sein. Um das gemeinsame Ziel effizient und rasch zu erreichen, benötigen sie geeignete Arbeitsmethoden und -werkzeuge. Denn im Wettbewerb auf den globalisierten Märkten geht es nicht mehr nur um niedrige Kosten und höhere Qualität, sondern auch um Geschwindigkeit. Nur wer in der Lage ist, qualitativ hochwertige Produkte schneller auf den Markt zu bringen, erlangt einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Dafür braucht es eine effizientere Zusammenarbeit aller Beteiligten durch mehr Kooperation, Koordination und Kommunikation, im digitalen Zeitalter E-Collaboration genannt.

Was bringt E-Collaboration im Arbeitsprozess?

Der Begriff E-Collaboration steht für eine Fülle von Maßnahmen zur computergestützten Zusammenarbeit von zeitlich und/oder örtlich getrennten Teams. Die bekanntesten, auch privat genutzten, Werkzeuge sind E-Mail, Kalender, Aufgabenlisten, Wikis oder Blogs. Darüber hinaus gibt es viele Instrumente, die speziell für gemeinschaftliche Arbeitsprozesse entwickelt wurden und helfen, große Datenmengen zu organisieren. Mit ihnen ist es möglich die Projektfortschritte so zu dokumentieren, dass alle Teammitglieder informiert sind und am aktuellen Stand weiterarbeiten können. Auch in der direkten Kommunikation haben sich verschiedene Tools bewährt. Effiziente Meetings beginnen bereits beim persönlichen Zeitmanagement und der Arbeitsorganisation im Alltag eines jeden Einzelnen. Es geht beispielsweise darum Kalender richtig zu pflegen, den Verfügbarkeitsstatus von Mitarbeitern aufzuzeigen und den Einsatz von Chats zu ermöglichen. Beim Meeting selbst sind dann Funktionen wie Desktop sharing, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, kreatives Arbeiten auf einem digitalen Whiteboard wichtige Instrumente.

E-Collaboration wird Ihre Arbeitsweise verändern

E-Collaboration beeinflusst aber auch viele Aspekte der persönlichen und gemeinsamen Arbeitsorganisation. Vier Faktoren sind dabei besonders zu beachten: Mensch, Teamwork, Organisation und Werkzeug. Jede einzelne Person muss einen bewussten Umgang mit der neuen Art der Zusammenarbeit finden, denn die persönliche Einstellung und das Verhalten haben signifikante Auswirkungen auf die Zusammenarbeit im Team. Schließlich ist jeder selbst verantwortlich, sich die benötigten Informationen zu holen oder sich durch die Möglichkeiten der technischen Werkzeuge benachrichtigen und damit informieren zu lassen. In der Organisation hingegen geben die Unternehmen den Rahmen für E-Collaboration vor. Sie müssen die geeignete Infrastruktur zur Verfügung stellen, innerhalb derer sich E-Collaboration in Freiheit und Verantwortung entfalten kann. Ein weiterer Aspekt ist die Wahl der richtigen Werkzeuge und der effiziente Umgang damit. Nicht jedes Tool passt zu jeder Aufgabe. Achten Sie besonders auf eine einfache und dezentrale Zugriffsmöglichkeit, die Gewährleistung von Aktualität und Transparenz und einen schnellen und unkomplizierten Informationsaustausch. Damit E-Collaboration bestmöglich funktioniert, braucht es aber auch klare Anleitungen und verbindliche Regeln, wie und mit welchen Tools die Zusammenarbeit in verteilten Teams funktionieren kann. Erst wenn alle Beteiligten die Spielregeln kennen, funktioniert das System.

So bringen Sie E-Collaboration in Ihr Unternehmen

Die Vorteile von E-Collaboration liegen auf der Hand. Die bessere Zusammenarbeit führt zu mehr Produktivität im Projektteam, zu einer besseren Einbindung externer Mitarbeiter, einer transparenteren Projektverwaltung und damit auch zu höherer Zufriedenheit der Mitarbeiter. Man gelangt schneller an Informationen und die Mitarbeiter werden motiviert, ihr Wissen zu erweitern und zu teilen. Nicht zuletzt steigt der Spaß an der Arbeit durch neue, interessante Werkzeuge. Damit Sie die bestmöglichen Ergebnisse erzielen, muss E-Collaboration geplant und systematisch in Ihrem Unternehmen eingeführt werden. Sie brauchen eine eigens entwickelte Strategie und ein konkretes Umsetzungskonzept.

Die Berater von ewico unterstützen Sie bei der Analyse der konkreten Herausforderungen, zeigen verschiedene Lösungsmöglichkeiten auf und begleiten Sie bei der Einführung und Umsetzung. Mit E-Collaboration steigern wir die Produktivität und das Know-how in Ihrem Team deutlich und machen Ihr Unternehmen damit erfolgreicher.