Smart Working im Projektmanagement

Setzen Sie Smart Working Instrumente richtig im Projektmanagement ein und führen Sie Ihre Projekte damit zum Erfolg!

Darf‘s etwas Projektmanagement aus der Cloud sein?

Dass die digitale Transformation und damit die internetbasierten Technologien neue methodische Chancen bei der Umsetzung von Projekten bieten, dürfte wenig überraschen. Doch wie werden die (richtigen) Smart Working Instrumente aus der Cloud am besten im Projektmanagement eingesetzt? Und wieviel Cloud tut Projekten überhaupt gut?

Ewico und Smart Working

Ewico setzt bereits seit einigen Jahren Cloud-basierte Arbeitsmethoden in seinen Projekten ein. Angefangen beim Cloud-gestützten Dokumentenmanagement, wurden mit der Zeit immer mehr Aufgabengebiete im Projektmanagement mittels Smart Working Arbeitsmethoden abgedeckt, um online Meetings abzuwickeln oder Kommunikationswege zu verkürzen. Diese Instrumente gehören inzwischen zu unserem Standard-Repertoire und sind nicht mehr aus unseren Projekten wegzudenken.

Up to date mit Office 365

Mit der Einführung von Office 365 von Microsoft und dessen Weiterentwicklungen der letzten Monate steht uns aktuell eine breit gefächerte Palette von Smart Working Tools zur Verfügung. Damit bieten wir unseren Kunden einen zusätzlichen Mehrwert. Wir setzen ortsunabhängige Online-Teams ein, planen Projekte in der Cloud, nutzen Team-Chats für direktere und regelmäßigere Projektabstimmungen und können die Projektinformationen auf Knopfdruck System- und organisationsübergreifend mit unseren Kunden nutzen. Projektmanagement leicht(er) gemacht!

Wir stellen immer öfter fest, wie salonfähig Smart Working inzwischen geworden ist.

Trotzdem ist es eine oft unterschätzte Aufgabe, die Mitarbeiter auf die Smart Working Reise im Projekt mitzunehmen. Der Sprung von alten Gewohnheiten zu neuen Arbeitsweisen ist nicht ohne weiteres auf Knopfdruck zu bewerkstelligen. Hier kommt es auf die richtige Unterstützung und die richtige Kommunikation an. Die Frage „wieso machen wir das jetzt anders“, muss mehrschichtig beantwortet werden. Hier gilt es auf horizontaler Ebene zu sensibilisieren, und nur als ultima ratio „von Oben“ die Nutzung der Instrumente anzuordnen. Wir beobachten häufig, dass die neuen Arbeitsweisen nach einer ersten Sensibilisierung Lust auf mehr machen, ganz von alleine.

Die menschliche Komponente darf nicht zu kurz kommen.

Der persönliche Informationsaustausch und persönliche Meetings sind weiterhin wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, auch bei höchster Affinität zu internetbasierten Technologien. Die Qualität von persönlichen Meetings ist aufgrund der höheren sozialen Komponente sicherlich höher als jene von Online-Meetings. Nur sind sie nicht immer machbar und aufwändiger zu organisieren bzw. auch nicht immer notwendig (denken wir z.B. an einfache Statusupdates oder schnelle Abstimmungen). In intensiven Projektphasen kann ich als Projektmanager 3-4 kürzere Online-Meetings an einem Tag durchführen, ganz einfach von meinem Arbeitsplatz aus. Bei vor Ort-Meetings ist das weniger einfach, vor allem wenn sich Teams / Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten befinden.

Sie würden nicht glauben…

…wie leicht ein 1-Stündiges Online-Meeting kurzfristig (am Tag vorher oder am selben Tag) mit 1-2 Personen organisiert werden kann. Bei vor-Ort Treffen ist das oft nicht machbar. Immer wenn Sie als Projektmanager oder Projektmitarbeiter dringenden Abstimmungsbedarf haben, ist ein Online-Meeting (oder ein Team-Chat) ein genauso wertvolles wie einfaches Instrument um Entscheidungen/Arbeiten nicht unnötig hinauszuzögern. Projektmanager, welche agile Methoden in ihren Projekten nutzen, werden aus diesem Beispiel den Nutzen der Unmittelbarkeit von Smart Working erkennen. Schnell und agil auf neue Ereignisse/Rahmenbedingungen im Projekt zu reagieren, kann zum Erfolgsfaktor im Projekt werden. Smart Working unterstützt uns hier.

Mehr Klarheit und Struktur, aktuelle und verfügbare Informationen im Projekt.

Projektmanagement wird als Disziplin der Komplexitätsreduzierung verstanden. Hierzu ist die Bereitstellung von zugänglichen und aktuellen Informationen in jedem Projekt unumgänglich. Der Nutzen von Projektplänen, Risikoanalysen, Anforderungsbeschreibungen, Meeting-Ergebnissen oder auch jener der Zuteilung von Aufgaben und Terminen im Projekt ist nur gegeben, wenn diese in aktueller Form den Projektakteuren zur Verfügung stehen. Die Smart Working Arbeitsmethoden helfen uns, dies zu bewerkstelligen und gleichzeitig den Aufwand gering zu halten. Diese wirken klassischen Problemfeldern im Projekt entgegen, wie z.B. die Unwissenheit der Projektakteure über fällige Termine oder aktuelle Anforderungen, langwierige Suche oder nicht-Auffindbarkeit von Dokumenten, auf einzelnen PCs / Mail-Postfächern abgelegtes Projektwissen oder unabgestimmte Vorgehensweisen der Projektakteure. Gemeinsame und auf das Projekt zugeschnittene Arbeitsumgebungen sind hingegen eine enorme Erleichterung für Projektleiter, Projektteam und Lieferanten, um die eigenen Aufgaben im Projekt wahrzunehmen, Termine und Anforderung einzuhalten, im Projekt effektiv zusammenzuarbeiten und damit den Projekterfolg zu erreichen.

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihr Projektmanagement mit Smart Working fit für die Zukunft machen können? Kontaktieren Sie uns noch heute!